Qu’est-ce que les workflows ?

Aujourd’hui, la concurrence pour ouvrir une brèche sur le marché est si féroce qu’il est essentiel que les entreprises comptent sur elle pour porter leur productivité à son plus haut niveau et faire la différence. Dans cet article, vous trouverez toutes les informations sur le sujet et vous apprendrez ce que sont les workflows, ainsi que tout ce qu’il peut apporter à votre entreprise.

Les workflows, de quoi s’agit-il ?

Un workflow est l’automatisation des flux de travail qu’une entreprise développe dans son fonctionnement quotidien. De telle sorte que les tâches et les informations passent d’un travailleur à un autre selon des règles préétablies. Cette définition est assez prévisible et logique, ce qui est littéralement : workflow. On peut se faire une idée générale de ce qu’elle englobe. Une description aussi brève ne parvient pas à couvrir toutes les nuances que ce terme implique. Il est nécessaire d’entrer dans les détails.

Comment faire des workflows ?

Vous savez déjà ce qu’est un workflow, nous allons maintenant analyser comment en réaliser un de manière optimale. Selon l’activité qui se déroule dans l’entreprise et le type de travail, un type de système ou un autre sera nécessaire. Il existe trois catégories :

• Flux de travail ad hoc: Les règles et règlements de ce système de travail ne sont pas rigides, bien au contraire. Des modifications peuvent survenir au cours du processus de travail en fonction des besoins qui se présentent.
• Flux de production: Contrairement au système précédent, sa flexibilité est très limitée. Dans ce cas, il suit une direction prédéfinie qui est largement connue de tous les travailleurs.
• Flux de travail administratif: Ce troisième système est à mi-chemin entre le système ad hoc et le système de production. Il est généralement mis en œuvre pour effectuer des tâches sans structure définie, répétitives, prévisibles et avec des règles de coordination relativement simples.

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Étapes importantes pour créer un workflow

Quel que soit le système dont vous avez besoin pour résoudre vos besoins, la méthode de création d’un workflow est très simple et ne varie pas :

– Définir les objectifs: En premier lieu, vous devez être clair sur les objectifs. Ce sera la base sur laquelle vous commencerez à construire votre système d’automatisation de processus, vous devez donc être aussi précis et concret que possible. Pour ce faire, vous devez évaluer toutes les informations dont vous disposez. Avoir des objectifs clairs vous aidera à mesurer et à évaluer les résultats.

– Conception: La meilleure façon de le faire est d‘utiliser un support visuel. Créez un dessin ou un diagramme qui montre les étapes du processus et les variations possibles de l’itinéraire, de manière à ce que le flux de travail de l’entreprise soit précis. Il est essentiel qu’il n’y ait plus de scénario à envisager, car cela rendrait l’ensemble du processus dénué de sens.

Deuxième partie :

Mettre en œuvre: Au cours de cette phase, vous mettrez à l’épreuve ce qui a été fait dans les deux précédentes. Vous devez d’abord effectuer des tests avec un utilisateur fictif et, plus tard, vous devez les faire avec un petit échantillon d’utilisateurs. De cette façon, vous éviterez des erreurs massives qui pourraient nuire à l’image de l’entreprise et même provoquer une crise de réputation.

Mesurer les résultats: C’est l’étape la plus analytique des quatre. Si les objectifs ont été correctement définis dans la première phase, vous pouvez maintenant évaluer les résultats de performance à l’aide de métriques pertinentes.

Vous n’avez pas atteint les objectifs fixés? Ne vous inquiétez pas, ce n’est pas la fin du monde. Revenez à la phase deux, la phase de conception, et réfléchissez à ce qui peut affecter vos résultats et à la manière dont vous pourriez les améliorer. Une fois que vous avez tiré des conclusions, il est temps de modifier le dessin ou le schéma initial que vous avez fait. Encore une fois, mettez-le en œuvre et mesurez les résultats. Si vous n’avez pas encore atteint les objectifs fixés, vous vous en rapprochez sûrement. Répétez ce processus autant de fois que nécessaire!

Avantages d’avoir workflows d’entreprise

Les avantages de l’automatisation des flux de travail sont nombreux et peuvent marquer un avant et un après dans l’avenir de toute entreprise. Certains des résultats que votre entreprise peut obtenir avec la mise en œuvre d’un workflow sont les suivants :

• Précision et optimisation des informations
• Amélioration de la communication interne de l’entreprise
• Amélioration du processus décisionnel interne
• Répartition des tâches précise et claire
• La productivité de l’entreprise connaît une augmentation considérable.
• Cela améliorera également la qualité de votre service client.
• Amélioration de la performance du travail et des tâches.
• Reconnaissance et valorisation des collaborateurs dans leur environnement de travail

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