Workshop, colonne vertébrale d’un projet informatique réussi

Le développement d’une application informatique (ou de plusieurs applications) transversales aux différents services d’une entreprise, nécessite la mise en place d’une solide base de connaissance du métier existant. Pour construire un tel socle, il est nécessaire d’organiser des ateliers de projets informatiques fonctionnels ou workshop.

Prenons, par exemple, le cas de l’intégration d’un nouvel employé. Ce projet impactera simultanément plusieurs départements : RH, IT, Finance, services généraux…

Avant l’atelier…

En premier lieu, le porteur de projet lance un appel d’offres et rédige un cahier des charges décrivant les objectifs et les attentes de son projet informatique.

Le sous-traitant informatique sélectionné doit dégager le terrain et définir le périmètre du projet informatique. Pour ce faire, il va « interroger » chaque service ou groupe d’utilisateurs concernés par le projet.

A quoi sert un atelier ?

L’objectif des ateliers projets informatiques est de comprendre les besoins des utilisateurs et de définir un cahier des charges. Voici une liste non exhaustive de points à discuter avec chaque service :

D’abord, Les objectifs métiers visés

Puis, Les attentes à court, moyen et long terme des utilisateurs finaux

Ensuite, La description des scénarios de travail et d’utilisation du processus existant étape par étape

Workflows et processus de validation

Ainsi, Les fonctionnalités existantes à conserver

Fonctionnalités existantes à supprimer

Finalement, De nouvelles fonctionnalités à développer

Le périmètre fonctionnel est ainsi délimité très précisément et les risques liés aux imprévus sont fortement réduits.

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Comment bien préparer le workshop ?

Tout d’abord, vous devez établir un horaire d’atelier en priorisant les responsables métiers. Identifier et contacter les personnes qui ont de la valeur pour comprendre les besoins et qui participent aux ateliers. Il faut aussi inviter des collaborateurs opérationnels et investis qui utilisent régulièrement les applications. Il s’agit içi de récupérer le retour d’expérience métier de ces utilisateurs, matière essentielle pour la conception des futurs scénarios d’utilisation et des évolutions informatiques.

En fonction des besoins du projet et du nombre de départements impactés, le planning des ateliers du projet informatique peut s’étendre sur plusieurs semaines.

Comment se passe le workshop ?

Un atelier ou workshop se déroule comme suit :

D’abord, Chaque membre autour de la table se présente

Puis, L’objectif de l’atelier s’explique (prestataire informatique)

Ensuite, Les objectifs macro et micro du département se détaillent (prestataire informatique)

Ainsi, Les intégrations avec d’autres logiciels du système d’information ou externes au système d’information de l’entreprise se décrivent (client)

Egalement, Chaque scénario d’utilisation existant se décrit par la personne la plus apte à le faire (client)

Ainsi, Les difficultés et obstacles rencontrés s’abordent (client)

Enfin, Les améliorations souhaitées se mentionnent (client)

Comment retranscrire et synthétiser tout le matériel collecté lors du workshop ?

Lors d’un atelier, beaucoup d’informations foisonnent et fusent et il peut être difficile de les synthétiser si l’on n’est pas méthodique. Voici une façon de procéder : pour chaque processus décrit, exécutez un flux de processus métier qui détaillera les étapes du flux

En plus de ce diagramme, ajoutez un tableau qui détaillera plus précisément chaque étape du flux des processus métier.

Catégorisez les flux de processus métier comme suit :

Description de l’ensemble des processus métiers concernant l’existant (le prestataire doit avoir parfaitement compris les parcours utilisateurs existants.

Réaliser tous les processus métiers (ceux à développer, ceux attendus lorsque tous les développements seront terminés – versioning)

Ajoutez la réalisation des architectures suivantes pour avoir une vue macroscopique du système d’information de l’entreprise :

Architecture technique existante des plateformes et solutions avec interfaces

Architecture technique ciblée avec interfaces.

Cela permet de distinguer et de définir ce qui est en dehors du champ d’application.

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