La gestion électronique des documents (GED) 2022

Qu’est ce que la gestion électronique des documents (GED) ?

La gestion électronique des documents (GED) est une technologie de traitement de documents en temps réel; permettant de gérer de manière efficace et sûre les dossiers, les ressources documentaires et la communication. Cette innovation a pu être introduite par l’automatisation des processus dans le secteur administratif. Ainsi, elle peut être utilisée dans différents secteurs d’activités, notamment pour la protection et la gestion des données informatives. La gestion des documents est une tâche indispensable à la réussite d’une entreprise. Elle fait partie de notre quotidien; et nous devrions mettre tout en œuvre pour ne pas laisser passer des informations cruciales.

Les composantes de la gestion électronique des documents (GED)

La gestion des documents constitue une part essentielle de la gestion de l’information. Depuis un certain temps, elle est utilisée dans le cadre des processus d’acquisition et de traitement des informations. La gestion administrative, bureautique et documentaire constituent les trois principales composantes qui forment l’ensemble de la gestion électronique des documents. Il est important d’apprendre à mieux comprendre la façon dont opéra cette gestion; et comment elle permet aux organisations d’avoir une vision claire sur leurs informations :

  • D’abord, la gestion électronique des documents (GED) administrative :
    Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ensuite, ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés sur différents supports numériques. Ainsi, ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise. Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires, etc.).
  • Ensuite, la gestion électronique des documents (GED) bureautique :
    Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
  • Finalement la gestion électronique des documents (GED) documentaire :
    Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).

+71 Raisons de mettre en place la gestion électronique des documents (GED)

Favoriser le travail collaboratif et collectif de votre organisation

Le travail collaboratif constitue la base de la réussite d’une organisation. L’objectif principal de la GED et de faire réunir les collaborateurs en un seul espace de travail leur permettant de partager les idées et les documents communs.

Faciliter la recherche documentaire grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La recherche documentaire est un ensemble d’activités et de techniques visant à produire des documents rapides, objectives, structurés et de qualité. La Gestion Electronique des documents (GED) vous facilite la tâche à travers une recherche assez développée.

Amélioration de la traçabilité de la documentation

La traçabilité est l’ensemble des processus pour s’assurer que les informations dans un système informatique soient recyclées et contrôlés efficacement. Elle comprend la recherche, l’archivage, le stockage et la disposition de documents. La GED vous garantit une meilleure traçabilité des documents.

Contrôle de l’accès à l’information suite à la gestion électronique des documents (GED)

L’accès à l’information est une question importante mais complexe. Ce contrôle désigne la possibilité pour une personne d’avoir accès à des informations dont elle n’aurait pas le droit traditionnellement. La Gestion Electronique des documents (GED) vous accorde la possibilité de décider des droits d’accès et de maitriser l’usage des documents.

Réduction des délais de traitement grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La gestion de délais de traitement est une étape clé dans la réussite d’une entreprise. En effet, les délais de traitement évalués sont souvent le catalyseur des taux d’échec dans un projet, et peuvent aider à maximiser le rendement du projet ou du programme. De ce fait, l’adoption de la GED vous permet de baisser à minima le délai de traitement des documents.

Accélération des processus métier grâce à la gestion électronique des documents (GED)

L’accélération des processus métiers est un concept qui a connu de nombreux développements au cours des dernières décennies. Grâce à cette approche, les entreprises traditionnelles sont en train d’inventer une nouvelle façon d’organiser la production pour leurs clients. Donc, La Gestion Electronique des documents (GED) peut venir en aide pour faire avancer les processus.

Facilitation de l’accès aux données par les utilisateurs

La Gestion Electronique des documents (GED) permet aux utilisateurs d’avoir l’accès à l’ensemble des données, selon l’éligibilité et les droits d’accès de chaque utilisateur.

Possibilité de travail simultané par plusieurs services sur un même document

Un vrai avantage pour les entreprises avec des salariés multiples qui peuvent se retrouver sur le même document, tout en ayant une vue différente de ce document.

Fluidification des échanges d’informations grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Faciliter les échanges d’informations et apprendre à partager avec les autres, c’est un des objectifs principaux de La Gestion Electronique des documents (GED).

Assurer l’exactitude des informations grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La qualité des informations dans une entreprise a une importance capitale. Donc, pour assurer la qualité de ces informations, il est important de mettre en place un processus fiable notamment pour le volet administratif. Pour cela, La Gestion Electronique des documents (GED) est le meilleur recours.

Conservation adaptée aux exigences du métier

La plateforme vous permet de classer les fichiers selon les métiers inclus dans votre organisation. Ainsi, de personnaliser la gestion des documents et leurs conservations selon les besoins de chaque responsable de service.

Téléchargement des documents grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Le téléchargement des documents est une option qui vous aide à accéder à des documents enregistrés sur la plateforme. Donc, vous pouvez choisir de les télécharger en format PDF ou Word…

Archivage automatique grâce à la Gestion Electronique des documents (GED)

Les archives automatiques sont maintenant un élément important dans toute organisation. Les entreprises se servent de ces systèmes pour leur efficacité, leur rapidité et leur fiabilité. La Gestion Electronique des documents (GED) s’avère une solution optimale pour un archivage documentaire sécurisé.

Améliorer la transparence au sein de votre organisation

La transparence est un mécanisme extrêmement important dans l’organisation. Cela permet à tous les participants du système d’avoir une meilleure compréhension des objectifs, processus et décisions prises par les dirigeants. Certainement, pour le volet administratif, la GED vous garantit un niveau de transparence élevé.

Renforcer l’efficacité du traitement documentaire

La qualité et la vitesse de traitement des documents sont les sujets les plus importants pour les organisations. De même, à travers la GED, les informations sont aussi claires et précises que possible.

Suivi rigoureux de la conformité grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Le suivi de la conformité est une étape importante pour tenir les promesses précédentes et créer des rapports de satisfaction réellement utiles. Par conséquent, l’obtention de ces rapports est menée par une équipe spécifique et ne peut se faire qu’avec un système d’information qui fournit des données fiables et à jour, notamment à travers la gestion électronique des documents.

Gestion facile du cycle de vie des documents

Un cycle de vie de documents est une étape de sélection, d’archivage et de destruction des documents. Il se définit par une succession logique et naturelle d’une série de phases. Le processus est généralement composé de cinq étapes: capture, traitement, gestion, disposition et conservation. La Gestion Electronique des documents (GED) permet à l’entreprise d’assurer ce processus en toute simplicité.

Automatisation des processus liés à la validation documentaire

L’automatisation des processus rend le travail plus productif et permet aux entreprises de former un meilleur capital humain. La GED est venue compléter le processus d’automatisation en optant pour une validation documentaire automatique.

Gestion des versions des documents et archivage

La gestion des versions est un processus qu’il faut mettre en place lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur un document. Pour cela, la plateforme GED vous permet de mieux gérer le mode collaboratif en ayant une vision claire sur l’ensemble des versions du document.

Espace dédié aux différents métiers grâce à la gestion électronique des documents (GED)

A travers la GED, les différents services de l’organisation peuvent se réunir dans un espace commun de partage de documents. Le but principal est de centraliser l’information et avoir un lieu sûr où les secrets professionnels sans à l’abri de toute falsification.

Augmentation de la productivité de l’organisation

La GED contribue efficacement à l’amélioration de la productivité de l’organisation et ce à travers le gain de temps passé sur la gestion des documents et la centralisation des efforts des groupes de travail.

Pilier de base de la transformation digitale

La transformation digitale raye le mode opératoire traditionnel des organisations en les amenant vers la nouvelle génération des solutions collaboratives. L’utilisation des nouveaux outils numériques et des technologies avancées permet aux entreprises d’augmenter leur performance y compris la GED qui facilite la gestion documentaire.

Éviter la perte des documents grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La perte de documents est un problème courant dans les entreprises. Cependant, vous pouvez aider à la résoudre en mettant en place des mesures simple et efficaces telles que le GED qui garantit une sauvegarde des documents.

Reconnaissance optique des caractères OCR

La reconnaissance optique des caractères OCR (Optical Character Recognition) est une technique de reconnaissance d’images pour scanner les lettres et les chiffres. Elle permet de réduire les coûts et d’accélérer la production. La plateforme GED comprend une lecture OCR des documents.

Supporte tous les formats standards (PDF, Word, PPT, Excel, …)

La GED vous garantit une expérience utilisateur fluide et simple, surtout à travers sa capacité de supporter tous les types de fichiers quel que soit le format.

Recherche documentaire poussée grâce à l’intelligence artificielle

La GED vous permet de rechercher le document souhaité en utilisant une option liée à l’intelligence artificielle. Donc, il vous suffit de taper le mot ou la phrase relative à votre recherche et le système vous rapprochera de l’ensemble des documents qui peuvent avoir une liaison avec ce que vous cherchez.

Partage de documents avec des acteurs externes

Le partage de documents est une étape essentielle dans la conception des projets, raison de quoi, la GED a été conçue par la manière la plus optimale possible, pour vous permettre de partager les documents non pas seulement avec des utilisateurs internes mais aussi externes.

Implémentation de vos processus de gestion de qualité grâce aux fondements de la GED

La gestion de la qualité en entreprise est un processus complexe et qui nécessite de grands efforts. L’objectif des managers consiste à s’assurer que les produits finis, la production, la logistique et l’information sont de meilleure qualité au moment de leur livraison pour satisfaire les besoins et exigences des clients. A travers la GED, vous pouvez garantir que la partie liée à la qualité de vos documents est bien faite de par les rudiments du système.

Traitement d’un volume important de documents

Lorsqu’un volume important de documents doit être traité, il est recommandé d’adopter une approche numérique en optant pour la GED.

Stockage illimité grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Le stockage est une des plus grandes difficultés du quotidien. Cependant, c’est un défi que nous pouvons surmonter à travers l’usage de la GRD qui vous accordera un stockage infini.

Classement et indexation intelligente des documents

Réaliser un classement est une étape incontournable pour toutes les entreprises, car cela permet d’avoir une vision globale et d’optimiser la façon dont vous traitez vos documents. En outre, faire un classement peut être complexe, mais la GED facilite la tâche de façon efficace.

Diffusion et publication instantanée grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La GED vous accorde la possibilité de publier et diffuser instantanément les documents sans avoir besoin d’attendre un délai de publication.

Plateforme intuitive et ergonomique

Il est important de trouver la plateforme qui répond le mieux à vos besoins, une plateforme ergonomique donnera une bonne productivité et augmentera les chances de succès telle que la GED qui peut offrir à votre entreprise la meilleure expérience de gestion des documents.

Classement des documents par hiérarchie en passant par des bibliothèques

La GED vous permet de répartir et classer vos documents par catégorie ou par bibliothèque, ce qui facilite la gestion administrative et fluidifie la recherche.

Gestion facile des métadonnées grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Les métadonnées sont devenues un sujet incontournable sur le marché de gestion des données. De plus en plus d’entreprises se lancent dans la collecte et la manipulation de ces données, poursuivant ainsi leur stratégie commerciale. Il est important d’opter pour le GED pour assurer une gestion efficace et rentable.

Éliminer le risque des doublons grâce à la Gestion Electronique des documents (GED)

Doublon, ou duplication des données dans un même fichier, est l’une des principales sources de pertes de stockage. Les doublons proviennent souvent du mauvais chargement de vos fichiers. Par ailleurs, les données dupliquées peuvent servir à créer un autre fichier et consommer encore plus de stockage. Avec la GED, le risque est éliminé et vous pouvez gérer vos documents en toute aisance.

Améliorer la communication interne et favoriser un travail collaboratif

L’amélioration de la communication interne est une nécessité pour les organisations dans le cadre du changement. Elle sera un enjeu majeur pour les entreprises qui veulent rester créatives et dynamiques à l’avenir. Dans ce sens, diverses étapes peuvent être mises en place afin d’améliorer la communication interne, mais il est important de commencer par les bonnes sources notamment la GED qui promet une collaboration rentable en ce qui concerne le volet documentaire.

Éviter les problèmes de versionning grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La versionning est une étape importante pour la vie d’un projet, et il est très facile de ne pas la terminer. Cela peut entraîner des problèmes coûteux, comme l’incapacité de créer ou de publier des mises à jour et/ou à communiquer avec les équipes externes. Avec la GED, on a réussi à vaincre ce problème.

Intégration avec des systèmes tiers Cloud (Google, Office 365, …)

L’intégration d’un système tiers Cloud est une étape cruciale pour le développement de votre écosystème IT et pour aider à maximiser la rentabilité opérationnelle. Cependant, il n’est pas facile d’effectuer cette intégration, il faut se concentrer sur des aspects clés notamment la gestion des risques et l’opérationnalisation. Avec la GED, vous pouvez intégrer ces systèmes en toute aisance.

Disponibilité 24/24 et 7/7 de la gestion électronique des documents (GED)

Le système est ouvert aux utilisateurs à tout moment pour un usage instantané et une exploitation immédiate des documents.

Mobilité et accès à l’information via des terminaux mobiles

L’accès à l’information en temps réel via des terminaux mobiles devient plus courant ces dernières années. La GED vous garantit un accès à l’information via ces outils.

Gestion des niveaux de confidentialité

La gestion des niveaux de confidentialité est une étape importante dans la construction du plan d’information et du processus de traçabilité. Ainsi, elle peut être un point clé pour les différents responsables de l’organisation notamment les administratifs qui doivent veiller à la confidentialité des documents et ce ne peut se réaliser qu’à travers la GED.

Administration globale de votre GED grâce à une console Administrateur

Le système permet au chef d’entreprise ou aux responsables des services administratifs d’avoir un accès administrateur qui leur permettra de toucher à l’ensemble des modules et gérer l’ensemble des services GED sans frein.

Disponibilité sur différents mode de déploiement, cloud ou on premise

Dans le milieu logiciel, il existe deux grandes solutions pour les entreprises. D’abord, le cloud avec un logiciel en mode SaaS qui est simple à déployer; facile à utiliser ; et les coûts sont clairs et bien anticipés. Ensuite, on trouve le on-premise avec une installation sur un serveur local. La GED est adaptée aux deux modes.

Facilite l’obtention des certifications industrielles ISO 9001 grâce aux processus SMQ

La conformité ISO 9001 est l’un des standards les plus hautement reconnus au monde. Il existe un large éventail de principes qui seront acceptés par la plupart des organisations avec succès si elles les appliquent correctement. On n’aurait pas pu obtenir ce résultat sans une approche systématique, intégrée, et coordonnée du processus SMQ. En d’autres termes, on ne peut pas réussir à atteindre nos objectifs sans suivre les étapes du processus SMQ au cours de la conception, la réalisation et l’administration des projets. En bref, La GED vient compléter le processus et facilite l’obtention de ces certifications.

Stockage en lieu sécurisé grâce à la gestion électronique des documents (GED)

La GED promet aux entreprises un stockage sécurisé des documents et une responsabilité élevée de protection des informations.

Solution modulable en fonction de votre organisation

Les professionnels se sentent vulnérables face à la concurrence qui est de plus en plus féroce. Ainsi, ils ont tendance à être assez enclins à prendre des risques et à investir dans des projets qui n’ont pas été testés auparavant, comme par exemple l’implémentation de solutions modulables. Pour faire face aux inconnues et assurer une sécurité optimale, ils ont besoin d’un support structurel et vous devez mettre en place une organisation qui soit efficace. L’implémentation de modules fait de votre organisation un système modulaire qui peut fournir les solutions même après les développements basés sur la technologie du moment

Possibilité de téléverser des documents unitairement ou en masse

La GED vous offre la possibilité d’importer les documents un par un ou sélectionner plusieurs documents à la fois et les importer.

Possibilité d’utiliser vos terminaux mobile pour capturer des documents

La principale raison pour laquelle les terminaux mobiles peuvent être utilisés est que le temps nécessaire pour les tâches d’images et documents est beaucoup moins important. En effet, il suffit d’authentifier l’utilisateur et d’envoyer les données, ce qui signifie que vous pouvez travailler avec des données plus rapidement. En outre, l’avantage principal est que les données peuvent être consignées à partir d’un terminal mobile. Cela signifie qu’elles sont stockables sur des supports physiques comme une clé USB ou SD.

Sauvegardes régulières et captures serveurs

Vous avez la possibilité d’enregistrer automatiquement les modifications apportées aux documents.

Monitoring performant grâce aux Dashboard à disposition

A travers les Dashboard (tableaux de bord), les responsables peuvent faire un suivi régulier de l’état d’avancement des différents documents ( Modification, téléchargement, téléversement…)

Notifications automatiques et rappels

Les utilisateurs de la GED reçoivent régulièrement des notifications des changements apportés aux documents et des rappels sur les tâches à venir.

Possibilité d’intégration avec des serveurs de fichiers

Un serveur de fichiers est un serveur utilisé pour le stockage et la gestion des fichiers utilisateurs qui sont généralement partagés dans des bases de données. Vous pouvez faire la liaison entre le serveur et la GED pour une meilleure gestion et contrôle de vos documents.

Synchronisation automatique avec votre AD

La synchronisation Active Directory est un processus de synchronisation du contenu de votre serveur entre les différents serveurs. Aussi, il permet d’ajouter des utilisateurs et des groupes à l’ordinateur, pour permettre aux utilisateurs de travailler sur le même dossier.

Optimisation du référencement de vos documents

Avec la GED, vous pouvez améliorer la position de vos documents par rapport aux résultats de recherche.

Gestion des non conformités grâce à la gestion électronique des documents (GED)

C’est un processus qui permet de réduire les risques des dysfonctionnements au sein de l’entreprise. La GED permettra à votre entreprise de minimiser le pourcentage des erreurs en ayant l’option de vérifier régulièrement les documents et corriger les inexactitudes.

Gestion de la formation de vos collaborateurs

La gestion de la formation est un processus complexe qui requiert du temps et une grande aisance en matière de ressources humaines. Une fois que vous avez déterminé votre stratégie pour cette activité, il vous suffit d’entreprendre les étapes pertinentes pour atteindre l’objectif fixé en optant pour la GED qui veillera à tracer l’ensemble des étapes du processus.

Administration des documents d’Audit

Vous pouvez gérer en toute aisance les documents liés à l’audit et faire un suivi permanent des changements apportés.

Suivi des documents grâce à la gestion électronique des documents (GED)

Le suivi des documents est un processus complet de la gestion de l’information. Il permet au client d’avoir une vision claire et complète du travail effectué par la société et du résultat final.

Gestion de vos factures d’achats et de vente

Une gestion de factures d’achats et de vente efficace est une étape cruciale dans la gestion d’une entreprise. Cela aide à réduire le risque que vous subissez les conséquences inattendues et coûteuses des erreurs humaines. La GED vient vous servir et vous accorde la possibilité de tracer l’ensemble des documents liés à la facturation.

Possibilité d’intégration avec des applications de type SAP, SAGE

La GED est ouverte à tout type d‘intégration ou de fusion avec des applications telles que SAP et SAGE. De ce fait, vous pouvez garder en main le contrôle instantané des deux outils à la fois.

Suivi des modifications sur un document

La modification d’un document est une étape importante pour se débarrasser des erreurs et poursuivre l’évolution de la bonne pratique. 

Historique des actions sur les processus

La GED trace les actions antécédentes appliquées sur chaque document y compris les modifications entrainées, les personnes ayant modifié, les dates de modifications ou de téléchargements…

Scalabilité de la plateforme de gestion électronique des documents (GED)

La plateforme GED se caractérise par une scalabilité élevée. C’est-à-dire, une capacité à s’adapter en cas de forte croissance de la demande, tout en maintenant sa performance et ses fonctionnalités.

Implémentation d’évolution rapide et déploiement instantanée

La plateforme peut facilement évoluer et monter en une version plus développée avec des fonctionnalités plus avancées tout en gardant son déploiement immédiat.

Authentification renforcée de vos utilisateurs

L’authentification renforcée des utilisateurs est la procédure d’identification et de sécurisation pour les utilisateurs qui protègent la confidentialité et l’intégrité des données. En d’autres termes, les usagers doivent être identifiés et enregistrés avant d’utiliser la plateforme de façon à pouvoir accéder à leurs identités respectives mais aussi à accéder aux informations personnelles.

Possibilité d’implémenter une authentification unique (SSO) pour accéder à l’espace documentaire

Une authentification unique SSO est une fonctionnalité qui permet d’identifier un utilisateur sans avoir besoin de donner son mot de passe. Donc, cette fonctionnalité est essentielle car elle rend le système d’authentification plus robuste, et vous aidera à sécuriser les contenus et la confidentialité des données personnelles des utilisateurs de votre service. Vous pouvez intégrer cette fonctionnalité avec la GED pour une meilleure expérience-utilisateur.

Implémentation des processus de qualité ISO 9001

La mise en œuvre des processus de qualité ISO 9001 est une approche moderne et performante du management. Par conséquent, elle fait appel à la combinaison du management par les risques et le management par la qualité, ainsi qu’à l’automatisation du système.

Mise en place d’un espace et portail partenaire externe

Vous pouvez intégrer dans la plateforme GED une fonctionnalité de collaboration avec des partenaires externes. Par exemple, pour travailler sur les mêmes documents.

Intégration de la gestion électronique des documents (GED) à l’intranet

L’intégration de la GED à l’intranet a été développée pour mettre en œuvre une approche claire, définitive et efficace des personnes qui contrôlent l’information.

Conclusion

La gestion électronique des documents (GED) est une étape importante pour l’utilisation des technologies et applications numériques à la fois. Elle permet aux utilisateurs d’accéder facilement à des données, au contenu, et aux informations. Elle permet de réduire les coûts, de gagner en efficacité et de s’autoriser un usage plus flexible des ressources.

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