Digitalisation des processus

Le guide de la digitalisation des processus : Les 8 étapes à suivre

L’accélération de la digitalisation des processus a montré que le développement de la technologie est la condition de base pour que les entreprises restent compétitives. Ainsi, pour garantir la survie des entreprises, de nombreuses organisations ont été contraintes de migrer vers des systèmes de travail digitales et à distance.

Les données de l’étude Agenda 2022 de Deloitte révèlent que 85 % des entreprises ont migré au moins un tiers des professionnels vers le travail à distance. Une grande partie des organisations augmenteront également leurs investissements dans la technologie tout au long de cette année.

D’autres études révèlent que 62% des professionnels pensent que les avancées technologiques apporteront plus d’opportunités. De plus, 74% des professionnels soulignent que, depuis 5 ans, leurs fonctions ont changé grâce à la technologie.

Les chiffres sont expressifs et reflètent la nouvelle réalité des entreprises.

Qu’entend-on par la digitalisation des processus ?

On entend par là, la mise en œuvre des technologies de pointe pour remplacer les processus manuels ou présents sur des solutions obsolètes. Dans la plupart des cas, le passage au digital permet d’automatiser les tâches manuelles répétitives et d’optimiser le travail à distance.

Il est également possible de compiler les informations des documents physiques en un seul endroit. Dans ce contexte, les bases de données deviennent indispensables. Tant pour le stockage de l’information que pour l’élargissement des connaissances organisationnelles et la différenciation de la concurrence.

En matière de transformation digitale, la gestion des connaissances consiste pour les organisations à tirer parti des données commerciales et des technologies disruptives. Et ce, dans le but de générer des informations qui ajoutent de la valeur à leurs produits et services. De cette manière, les entreprises se démarquent de la concurrence et sont plus compétitives.

Le processus de digitalisation des processus dans les entreprises signifie également avoir une image complète de la performance de chaque employé et de chaque opération interne. Grâce à l’intégration des processus internes, des règles sont créées afin que tous ceux qui effectuent une certaine tâche suivent les mêmes instructions.

Ainsi, les résultats sont plus cohérents et augmentent les chances de satisfaction des clients. De plus, les responsables peuvent suivre l’état de chaque activité et ainsi identifier plus facilement les obstacles potentiels.

Enfin, la digitalisation des entreprises, c’est aussi faciliter les communications tant en interne qu’avec les clients. Grâce aux outils et applications de messagerie et de visioconférence, il est possible de contacter partenaires, fournisseurs et clients à tout moment de la journée, où qu’ils se trouvent.

Digitaliser ou disparaître

La pandémie de coronavirus a accru le niveau de sensibilisation des dirigeants sur la nécessité de la digitalisation des processus dans les entreprises.

Pour suivre la nouvelle tendance du marché, les entreprises doivent repenser leurs modèles économiques et, par conséquent, établir de nouvelles priorités internes.

Les entreprises qui ne digitalisent pas leurs processus internes, en plus de ne pas pouvoir gérer la quantité d’informations, courent le risque que des données sensibles soient exposées ou perdues parmi tant de papiers. Sans oublier que la localisation des informations importantes prendra plus de temps que nécessaire.

Il convient de rappeler qu’avec l’entrée en vigueur récente de la loi générale sur la protection des données (RGPD), l’importance de savoir comment traiter et stocker les informations devient encore plus importante. Le non-respect de la loi compromet non seulement l’entreprise mais également le client.

Comment s’y prendre pour digitaliser les processus

Pour commencer à digitaliser vos processus, vous devez suivre ces 8 étapes clés. 

La digitalisation des processus
1. Diagnostiquer le niveau digital de votre entreprise

Découvrez dans quel état numérique se trouvent vos processus et pratiques actuels. Pour cela nous vous recommandons de faire une liste de toutes les actions des différents domaines qui le composent. Cette liste sera votre inventaire, elle vous permet de reconnaître où l’utilisation des technologies et pratiques numériques est présente et absente.

2. Évaluez si ce sera interne ou avec l’aide d’un fournisseur

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’être un programmeur ou un concepteur pour digitaliser votre entreprise. Mais vous devez comprendre dans quoi vous vous embarquez. Cependant, les entreprises ignorent souvent les véritables implications de la digitalisation ; ils pensent qu’il s’agit simplement de numériser des documents ou d’installer un logiciel.

La digitalisation est complexe car elle nécessite du temps, du dévouement et souvent une attention aux détails. C’est pourquoi nous recommandons généralement aux entreprises qui adoptent ce type de transformation de demander l’aide d’experts. Il en existe trois types :

  • Des cabinets de conseil / SSII consultants qui conçoivent le chemin à suivre puis l’entreprise prend le relais à, l’issue d’une passation aux interlocuteurs clés..
  • Une équipe interne dédiée et des spécialistes spécialement embauchés pour ce projet.
  • Une entreprise externe qui digitalise les processus de bout en bout.
3. Définir le budget

Nous le comprenons très bien : investir dans la digitalisation est une décision importante pour votre stratégie et votre budget. Tout d’abord, vous devez définir si votre entreprise dispose des fonds nécessaires pour mettre en œuvre le changement, soit avec l’aide d’un fournisseur, soit par elle-même. De nombreuses entreprises échouent dans leur digitalisation car le budget n’était pas réaliste, il n’était pas suffisant, ou pire, elles n’en ont jamais alloué pour atteindre l’objectif. Il est donc important que vous sachiez exactement ce que cela signifie de mettre en œuvre ce changement

4. Déterminez ce que vous allez digitaliser en premier

Vous avez déjà évalué le total des processus et des pratiques que vous devez moderniser, les coûts et s’il s’agit d’un projet que votre entreprise abordera en interne ou avec l’aide d’un tiers.

Il est maintenant temps de choisir par où commencer. Ce n’est que maintenant que vous avez une image claire pour définir une stratégie, une feuille de route. Chaque changement nécessite un processus, et chaque processus nécessite un plan. Plus la feuille de route que vous suivez est détaillée, moins vous laissez de place aux conjectures, à l’improvisation et aux dépassements de coûts.

De plus, nous insistons sur le fait que vous commencez par les actions les plus simples ou les plus petites. Cela vous permettra, à vous et à votre équipe, de voir le changement plus rapidement et cela augmentera l’appétit pour continuer à digitaliser les opérations de l’entreprise.

5. Définir des spécification ou un cahier des charges projet

Ils doivent être définis en phase initiale avec les acteurs impliqués pour obtenir une vision complète. Les spécifications/exigences ne vous disent pas quelle conception votre produit doit avoir ou comment le développer. Ils vous indiquent les fonctionnalités, les fonctions et le contenu attendus, et comment les utilisateurs doivent interagir avec.

Très souvent, les spécifications varient dans le temps. Dès que le concept est développé et que les tests sont effectués les résultats peuvent modifier les exigences initiales. Il existe différents types d’exigences. Par conséquent, au niveau macro, nous obtenons ce qui suit :

  • Exigences métier : Elles définissent les objectifs et les problèmes que l’entreprise souhaite résoudre avec le produit.
  • Exigences des utilisateurs : elles décrivent les attentes des utilisateurs et la manière dont ils interagiront avec le produit. S’ils ne sont pas similaires aux exigences de l’entreprise, le projet ira mal.
  • Exigences fonctionnelles : elles fournissent des détails sur le comportement d’un produit et précisent ce qui est nécessaire à son développement.
  • Exigences de qualité : elles détaillent les caractéristiques qu’un produit doit avoir pour maintenir son efficacité et anticiper les éventuels problèmes et limitations.
  • En termes d’expérience utilisateur, si la qualité du produit ne correspond pas aux attentes que l’utilisateur, cela ne fonctionnera pas.
  • Exigences de mise en œuvre : Elles permettent de détailler les changements de processus, les rôles dans l’équipe, les migrations d’un système à un autre…
6. Organisez des workshops

Le développement d’une application informatique (ou de plusieurs applications) transversales aux différents services d’une entreprise, nécessite la mise en place d’une solide base de connaissance du métier existant. Pour construire un tel socle, il est nécessaire d’organiser des ateliers de projets informatiques fonctionnels.Prenons, par exemple, le cas de l’intégration d’un nouvel employé. Ce projet impactera simultanément plusieurs départements : RH, IT, Finance, services généraux…

L’objectif des workshops est de comprendre les besoins des utilisateurs et de définir un cahier des charges. Voici une liste non exhaustive de points à discuter avec chaque service :Les objectifs métiers visés

  • Les attentes à court, moyen et long terme des utilisateurs finaux
  • La description des scénarios de travail et d’utilisation du processus existant étape par étape
  • Workflows et processus de validation
  • Les fonctionnalités existantes à conserver
  • Fonctionnalités existantes à supprimer
  • De nouvelles fonctionnalités à développer

Le périmètre fonctionnel est ainsi délimité très précisément et les risques liés aux imprévus sont fortement réduits.

7. Sélectionnez les outils

Si vous avez un budget très serré, nous vous conseillons de commencer par utiliser la version gratuite des outils technologiques reconnus disponibles aujourd’hui sur Internet afin de vous familiariser d’abord avec leur utilisation puis d’évaluer ensuite quelles licences acquérir.

Vous pouvez aussi demander à votre fournisseur la réalisation d’un prototype aussi communément appelé POC (Proof of concept). cela vous permettra d’évaluer la solution en condition réelle.

8. Communiquer le changement

Les premiers à savoir que votre entreprise se transforme sont vos collaborateurs. Ils sont les utilisateurs finaux des processus que vous choisissez. Plus vous les intégrez tôt, plus vous avez de chances de réussir.

Et que se passe-t-il si vous ne les intégrez pas ?

L’insatisfaction au travail augmentera et la culture organisationnelle en souffrira, et il peut même arriver que le changement ne fonctionne pas. En tant que tel. Les collaborateurs d’aujourd’hui veulent participer aux projets de leur entreprise et n’apprécient pas les décisions unilatérales.

En fait, c’est l’occasion idéale pour vos collaborateurs d’apprendre à tirer parti du changement et à briller tout au long du processus.

Bénéfices de la digitalisation des processus

1. Une plus grande flexibilité

Une plus grande flexibilité permet des avantages conséquents pour les entreprises. Les exemples incluent un plus grand potentiel d’adaptation aux changements en cours, une plus grande satisfaction des employés et une plus grande facilité d’innovation.

2. Optimisation des tâches

Avec les progrès de la technologie, les tâches répétitives peuvent désormais être rationalisées et même automatisées. Permettant ainsi aux managers et aux équipes de devenir plus agiles dans leur travail. Par conséquent, le temps d’attente pour le service client est également réduit, ce qui profite à la fois à l’entreprise et à ses employés, ainsi qu’au consommateur final.

3. Optimisation de vos ressources humaines

La digitalisation des processus simplifie la contractualisation et aide à former les employés. De plus, aligner et retenir les talents avec des compétences et des techniques comportementales compatibles avec la culture de l’organisation devient également moins complexe. 

4. Orientation stratégique accrue

Avec la digitalisation des processus, de nombreuses tâches opérationnelles répétitives et bureaucratiques peuvent être laissées entre les mains de la technologie et le professionnel peut se consacrer aux tâches les plus stratégiques et à fortes valeurs ajoutées.

5. Optimisation des coûts

Le processus de digitalisation des processus dans les entreprises réduit les coûts, car l’entreprise devient plus légère, plus agile et concentrée sur ce qui doit être fait. Ainsi, les dépenses inutiles, ainsi que les dépenses non stratégiques, sont évitées. Par conséquent, il est possible de construire une entreprise plus rentable.

6. Sécurité accrue des données

Grâce à la digitalisation des processus, les informations internes et clients peuvent être stockées dans des bases de données protégées par un cryptage de sécurité maximale. De cette façon, les informations sensibles sont moins susceptibles d’être perdues ou divulguées/

Conclusion

La digitalisation est un processus complexe, mais ce n’est pas difficile si vous le planifiez à l’avance et si vous disposez des ressources nécessaires pour mener à bien le changement.

Il est tout aussi important que vous vous assuriez qu’il s’agit d’un processus propre, simple et facile à réaliser et à rendre visible à la fois pour ceux qui seront en charge de la digitalisation des processus et des pratiques, des utilisateurs finaux et de ceux qui prennent les décisions dans votre entreprise.

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