Bureau d’ordre et digitalisation des courriers

Le Bureau d’ordre est le processus par lequel le courrier entrant/sortant se catégorise pour pouvoir se traiter en conséquence. Cela fonctionne aussi bien pour la correspondance écrite numérisée que pour la communication électronique. De cette manière, les e-mails, tels qu’une facture entrante, s’affectent directement dans le bon flux de travail. Par exemple pour approbation et paiement. Les documents qui s’envoient, se suivent à partir de l’enregistrement de leurs caractéristiques et de la date d’envoi. Même s’ils ne sont plus physiquement dans l’entreprise.

Important: la gestion du cycle de vie des documents contrôle les phases par lesquelles passe un document, de sa vie à sa destruction. Cette fonctionnalité n’est pas incluse dans un progiciel de gestion de documents de base. 

Le bureau d’ordre courrier est de plus en plus digitalisé

À l’origine, tout le traitement du courrier était effectué manuellement par les employés du secrétariat de l’entreprise. Ils filtraient le courrier entrant et le transmettaient aux bonnes personnes ou au bon service. Ils étaient également chargés de diriger les flux d’e-mails sortants (tant internes qu’externes); en s’assurant qu’ils étaient correctement enregistrés et envoyés. Ainsi, l’entreprise avait le contrôle sur les factures envoyées ou les demandes d’information (Request For Information, RFI), par exemple.

Aujourd’hui, la méthode d’enregistrement du courrier n’a pas changé en tant que tel, mais a plutôt subi une variation. Les entreprises reçoivent de plus en plus de courriers numériques tels que des e-mails, des factures électroniques, des formulaires Web et des messages via les réseaux sociaux. De plus, il existe de grandes possibilités pour limiter le travail répétitif et manuel du secrétariat. De nombreuses entreprises s’efforcent d’y travailler le plus possible, en éliminant le papier.

Remarque: La principale différence entre la numérisation et la numérisation d’un document est que la numérisation consiste à prendre une photo du document et la numérisation la convertit en un format modifiable, reconnaissant le texte qu’il contient et les métadonnées pour une référence facile à l’avenir.

Quels systèmes prennent en charge l’enregistrement et la distribution du courrier ?

Les entreprises qui digitalisent leur bureau d’ordre courrier peuvent consulter les informations qu’ils contiennent dans le système de gestion de documents (GED). L’avantage ici est que le système non seulement enregistre et envoie les données (personnelles, propriétaire ou responsable du document, sujet, destinataire, etc.), mais stocke également les données des documents. De cette façon, les e-mails entrants (à la fois numérisés et ceux qui sont entrés au format numérique) obtiennent immédiatement les métadonnées. Les métadonnées se renseignent automatiquement avec l’e-mail. Que le courrier soit scanné peut être manuel ou automatique, cela dépend si cela est fait avec un scanner normal ou la reconnaissance optique de caractères (OCR). Dans le cas de l’OCR, les métadonnées s’ajoutent automatiquement lorsque l’OCR reconnaît un champ établi pour en extraire les métadonnées ou avec un apprentissage en profondeur (également connu en espagnol sous le nom d’apprentissage en profondeur).

A l’aide des métadonnées, le système lui-même se charge de les intégrer dans vos flux de travail. Cela simplifie l’acheminement du courrier en l’envoyant à la bonne personne, au bon service ou à l’archive numérique. La fonctionnalité qui gère cette tâche est souvent également connue sous le nom de salle de courrier numérique.

La distribution du courrier se fait de la même manière, mais inversement. Les documents créés ou gérés avec le système de gestion de documents peuvent être envoyés immédiatement du système lui-même à la personne correspondante. Dans de nombreux cas, vous pouvez choisir le canal (le plus populaire reste l’e-mail). 

Conseil: Une solution de gestion documentaire (GED) peut offrir de nombreuses fonctionnalités différentes, mais toutes les entreprises n’ont pas besoin de la même chose. Par conséquent, il est conseillé de partir de ce dont l’entreprise a réellement besoin et non de ce que proposent les logiciels présents sur le marché.

Explorez et jugez

Aperçu d’une application de gestion de bureau d’ordre

Raisons de démarrer un processus de digitalisation de votre bureau d’ordre

Il existe une multitude de facteurs qui peuvent conduire à la digitalisation des courriers. En plus de gagner de la place, la raison fondamentale serait de pouvoir avoir les informations beaucoup plus rapidement. Le fait de pouvoir trouver les informations que vous souhaitez en tapant simplement quelques mots peut vous faire gagner un temps considérable. Cela peut améliorer l’efficacité de votre entreprise.

Il existe également d’autres raisons qui peuvent vous amener à effectuer cette démarche, notamment :

Sécurité:

L’application se protège par différents mots de passe et restrictions. Cela réduit le risque de perte ou de vol d’informations.

Mobilité:

De plus en plus d’entreprises exigent que les employés puissent consulter les informations sans être au bureau. Par exemple, parce que c’est une société d’ingénierie et que vous devez vous rendre sur un chantier de construction. Si vous ne pouvez pas accéder depuis votre mobile, la personne devra prendre les documents papier. Là, sur le chantier, vous pouvez les perdre les tacher ou même les oubliés au bureau. Alors que si vous pouvez y accéder depuis un mobile, vous pourrez le trouver et le modifier en un rien de temps.

Ecologie et environnement:

De nombreuses entreprises prennent des mesures écologiques afin de réduire leurs empreintes carbone. L’une de ces mesures consiste à arrêter d’imprimer du papier inutilement et à créer et gérer des documents de manière numérique. Les mesures écologiques liées à la technologie sont connues sous le nom de Green IT.

Collaboration:

partager un document physique avec des collègues ou des parties externes n’est pas le plus agile et le plus rapide. Si le document est digitalisé, il se communique rapidement à des tiers (par exemple, des clients ou des indépendants) et à des collègues. Auparavant, les informations étaient toujours partagées par messagerie, mais cela impliquait un temps d’attente jusqu’à ce qu’elles soient reçues. De plus, il présente un risque pour la sécurité de l’information. 

Optimisation des coûts:

avoir de grandes salles d’archivage de fichiers d’informations physiques nécessite un investissement onéreux. Ce type de stockage consomme des ressources d’un gestionnaire de fichiers, des meubles de stockage, des mesures de prévention contre l’humidité et le feu, etc. De plus, le temps nécessaire pour se rendre physiquement à l’archive et rechercher le document est beaucoup plus élevé que pour le consulter depuis un ordinateur. Ainsi, au final, le temps qui pourrait être consacré à d’autres tâches plus fructueuses est également perdu.

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