L’audit de processus : 3 étapes à suivre

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains processus métiers de votre entreprise sont lents et sujets à des goulots d’étranglement?

L’une des raisons les plus courantes de l’inefficacité des processus est l’incapacité à les examiner et à les rationaliser. Une fois que la documentation d’un processus est établie, les chefs de service et les employés ont tendance à laisser le processus sans suivi et amélioration dans le temps. À moins que quelque chose ne soit sérieusement défectueux dans un processus, on ne tente jamais de l’améliorer. Pourtant, les processus constituent le cœur de toute entreprise. Vous voulez toujours qu’ils fonctionnent avec une grande efficacité pour permettre un traitement rapide et atteindre plus rapidement vos objectifs. Pour maintenir vos processus à un niveau d’efficacité optimal, vous devez les auditer régulièrement.

Qu’est-ce qu’un audit de processus ?

Le terme « audit de processus » peut sembler synonyme d' »audit de processus métiers », mais ils sont différents.

Un processus d’audit est une série d’étapes suivies pour effectuer des audits sur n’importe quelles certifications de conformité ou procédures opérationnelles standard. Il peut s’agir de n’importe quel audit comme GDPR, ISO, les audits financiers annuels, etc. Chacun d’entre eux possède sa propre série d’étapes uniques. Des auditeurs ou des équipes juridiques spécialement formés sont les seules personnes capables et autorisées à le faire.

Qu’est-ce qu’un audit des processus métiers ?

Un audit de processus métier est une série d’étapes à suivre pour auditer et analyser un processus métier dans une organisation. Contrairement aux normes de certification, la plupart des processus métier suivent une méthode de fonctionnement commune. Tout employé qui comprend et a accès à l’ensemble du processus peut réaliser un audit de processus.

Pourquoi réaliser un audit de processus ?

Un audit des processus de l’entreprise peut aider les organisations à atteindre un certain nombre d’objectifs, dont les suivants :

– D’abord, découvrir des moyens d’accroître l’efficacité et la rentabilité

– Ainsi, l’audit peut aider à déterminer dans quelle mesure les processus internes permettent d’atteindre les objectifs et s’il existe des inefficacités qui peuvent freiner l’organisation.

– Puis identifier les principaux indicateurs d’amélioration.

– Ensuite, identifier les zones à risque.

– Enfin identifier les domaines nécessitant une formation plus poussée.

Cette approche va vous aider à déterminer comment aborder les problèmes de votre entreprise et les transformer en améliorations. Plus encore, elle va vous permettre d’identifier les dysfonctionnements et les inefficacités associées à vos processus métiers.

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Trois étapes essentiel à l’audit de processus d’entreprise

1. Préparer les données

Choisissez une période appropriée qui donne un échantillon de données suffisant. Vous choisissez un délai approprié qui vous permet de travailler avec des données significatives. Ce n’est que lorsque les échantillons de données vous disent quelque chose que vous pouvez prendre des mesures. Cela peut être un trimestre ou un mois, en fonction du nombre de demandes.

– Métriques et indicateurs clés de performance à mesurer

– Durée moyenne du cycle

– Nombre d’erreurs et de reprises

– Liste des erreurs les plus courantes

– Étapes dont le temps de traitement est le plus élevé

– Nombre de demandes en cours, non traitées et perdues

– Le rapport entre les demandes approuvées et les demandes rejetées

Outre les données quantitatives ci-dessus, vous pouvez également collecter des données qualitatives en recueillant les commentaires des différentes parties prenantes du processus. Les employés qui travaillent étroitement avec le processus détiennent beaucoup d’informations.

Assurez-vous de disposer de toutes les informations ci-dessus avant de passer à l’étape suivante. Vous devrez peut-être rassembler des données pour identifier les domaines à améliorer.

2. Analysez le processus

Le temps de cycle moyen donne une idée approximative de la rapidité et de l’efficacité du processus. Vous pouvez avoir une idée générale de la façon dont chaque étape fonctionne ensemble, mais rien de concret. Si le temps de cycle est faible, le processus est en bonne santé. S’il est élevé, quelque chose peut être fait pour le réduire. Vous devez creuser plus profondément et le découvrir.

Les erreurs sont la mesure la plus importante d’un processus d’entreprise. Voyez où la fréquence des erreurs est élevée. Cela peut être dû à des entrées manuelles ou à des interprétations erronées. S’il s’agit d’une erreur de système, corrigez l’outil logiciel. S’il s’agit d’une erreur humaine, formez les employés responsables de cette tâche particulière.

Toutes les étapes doivent avoir un temps de traitement le plus faible possible. L’automatisation à l’aide de moteurs de workflow permet de réduire le temps de traitement. Au lieu de vous fier à des décisions manuelles, vous pouvez automatiser l’acheminement des demandes vers la bonne personne en utilisant des flux de travail basés sur des règles.

À tout moment, les demandes perdues et non traitées devraient idéalement être nulles. Si des demandes sont perdues, cela est dû à un mauvais suivi. Investissez dans un outil de BPM capable de traiter les demandes avec facilité. Si les demandes restent sans réponse, c’est principalement dû à des retards dans la prise de décision résultant d’une documentation inadéquate.

Et

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Le nombre de demandes en cours doit être un nombre que toutes les parties prenantes peuvent traiter facilement. S’il est trop élevé, vous pouvez avoir besoin d’une aide supplémentaire ou trouver un moyen de réduire le nombre de demandes. Si les approbations sont assez simples et les décisions rapides, ce n’est pas un problème.

Si le rapport entre les demandes approuvées et rejetées est trop élevé, cela signifie que les demandes sont presque toujours approuvées. C’est l’occasion de réduire le nombre d’étapes/demandes en assouplissant les conditions d’approbation. Automatisez les approbations et informez les parties prenantes par des notifications automatiques par e-mail lorsqu’une demande est satisfaite.

3. Modifier le processus

Lorsque vous apportez des changements considérables au processus, assurez-vous que tout le monde est informé de ce qui change et pourquoi. Chacun doit connaître les raisons des changements de processus afin d’éviter les erreurs à l’avenir.

Introduisez les changements par petites itérations. Déployez le nouveau processus pendant une courte période et voyez comment il se comporte. Relevez les nouveaux défis s’il y en a. Une fois que tout le monde est à l’aise et comprend le nouveau processus, déployez-le.

Conseil : gardez un registre de tous les audits et changements effectués. Cela peut aider à identifier les tendances du processus sur de longues périodes afin de prendre de meilleures décisions et de planifier.

Des audits de processus plus faciles

Dans certaines organisations, les processus résident dans de multiples outils logiciels et documents. Le plus souvent, il s’agit d’e-mails, de feuilles de calcul et de tableaux de projet. Rassembler des données pour un audit à partir de différents outils représente un travail manuel fastidieux. Cela entraîne également des erreurs et peut fausser les rapports d’audit.

Softyflow est un outil BPM qui peut gérer facilement un nombre illimité de demandes avec des conditions d’approbation complexes. Vous pouvez construire et automatiser n’importe quel processus d’approbation sur Softyflow avec des constructeurs basé sur la logique de vos flux de travail. Les audits de processus sont plus faciles dans Softyflow avec des rapports facilement disponibles qui ont des détails approfondis sur le processus. Vous pouvez auditer tous les processus de votre organisation en appuyant sur un bouton. 

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Points clés à retenir

La réalisation régulière des audits vous aidera à prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent et vous permettra de les corriger avant qu’ils ne deviennent un problème majeur. En l’occurrence, il faut souvent les identifier avant qu’ils ne se produisent, c’est pourquoi les audits de processus peuvent être si utiles.

Pour mener à bien un audit, assurez-vous que :

– D’abord, les processus sont exécutés d’une manière cohérente.

– Puis, les processus sont exécutés aussi efficacement que possible.

– Enfin, les processus sont exécutés par les bonnes personnes.

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