Voici pourquoi opter pour une solution workflow

De nombreuses organisations ont opté pour une solution de workflow pour gérer et mener à bien leurs activités commerciales. En effet ces organisations ont tourné le dos à la gestion de leur processus métiers sur un ERP pour minimiser l’échec partiel de leurs solutions informatiques. Une décision pragmatique engendrée par l’envie de : 

  • Minimiser les échecs partiels des ERPs déployés. 
  • Assurer une traçabilité et un contrôle optimal des processus.   
  • Maximiser le ROI de la gestion digitale des processus.
  • Minimiser les gaspillages dus aux flux non contrôlés.

Dans ce papier nous allons vous montrer pourquoi les organisations ont été obligées d’opter pour une solution de workflow ?Nous allons aussi mettre en avant tous les aspects techniques et opérationnelles liées à l’utilisation d’une solution de workflow versus un ERP.

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Pour mieux vous expliquer, prenons un cas d’usage: la demande d’achat !

Commençant par : la gestion des demandes d’achat sur un ERP

La gestion des demandes d’achat est un module complémentaire d’un ERP. En outre, son fonctionnement passe par un workflow qui établis une liaison entre tous les modules de votre ERP. Dans le cas de l’ERP, le workflow débute dans le module achat et lie les modules comptabilité et gestion commerciale.

Vue détaillée sur le workflow demande d’achat :

  • En premier lieu le demandeur doit soumettre ses demandes sur le module demande d’achat. 
  • Par la suite, les demandes seront transférées au module gestion commerciale pour générer les bons de commande.
  • A la fin, vous devez ressaisir et télécharger les données sur votre sytème de comptabilité.

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Cela ne vaut la peine d’effectuer une acquisition d’une solution globale avec un coût exorbitant afin de gérer vos demandes d’achat. Plus encore, la majorité des utilisateurs se plaignent de la complexité et de l’intuitivité des formulaires et des interfaces. D’ailleurs, on constate que souvent les utilisateurs préfèrent soumettre des demandes d’achat sous d’autres formes, au lieu d’utiliser la solution sur laquelle vous avez effectué un investissement lourd.

Dans ce sens, une étude menée par PWC révèle que 60% des organisations souffrent d’un échec partiel des solutions informatiques de gestion des demandes d’achat. 

Une vrai déception justifié par les déclarations suivantes :

Voici, quelques déclarations collectés auprès de clients avant leurs migrations:

  •  » Je trouve du mal à compléter les formulaires de l’expression de besoins car ils sont représenté sous la forme d’un workflow de 5 étapes. »
  • « J’étais toujours obligé de répéter à plusieurs reprises la procédure à cause du manque de concentration dans le renseignement de quelques champs (l’absence de l’enregistrement). En revanche, je préconise d’avoir un seul formulaire avec une taille moyenne »
  • « Après la soumission de ma demande, je perds totalement la trajectoire de ma demande. Je ne sais pas où elle est et où elle est bloquée. »
  • « Comme étant responsable achat, je dois toujours consulter le tableau des demandes soumises par les collaborateurs. Parfois, on ne reçoit aucune demande sur le tableau. Pourtant, les demandeurs déclarent qu’ils ont soumis des demandes. En plus, l’équipe IT confirme qu’il arrive des problèmes de communication entre les deux extensions. »
  • « Je dois écrire des emails pour renvoyer des remarques ou pour demander des corrections aux demandeurs. Le traitement prend beaucoup de temps à cause des emails qui tombent dans l’oubli. » 
  • « Le fait d’envoyer des documents confidentiels ( Bons de commandes, facture, BL) aux intervenants pour la validation par email est une approche très risquée. Nous perdons le contrôle sur le chemin parcouru par les documents et nous fournissons assez d’efforts pour relancer les validateurs. « 

Beaucoup de choses à dire

Faites attention !

Cher leader, savez-vous qu’une simple demande de changement d’un ordinateur portable a causé l’arrêt d’une usine pendant une semaine ? Imaginez qu’une simple demande d’achat non traitée peut perturber le fonctionnement de votre entreprise.

Vous allez perdre beaucoup d’argent en ne prenant pas en considération l’expérience vécue par vos collaborateurs. C’est pour cette raison que vous devez opter pour une solution workflow pour optimiser l’expérience collaborative.

Ce n’est jamais trop tard d’opter pour une solution de workflow ! 

C’est la fameuse expression qui a révolutionné la stratégie de pilotage d’un nombre important d’organisations. Des managers qui ont décidé d’adopter une gestion agile en optant pour des solutions workflow. Ainsi que de booster l’intelligence collaborative en instaurant un modèle de responsabilité partagée entre les différents acteurs de l’entreprise.

Découvrez qu'est ce qu’un workflow ?

Comme présenté, chaque étape du workflow représente un rôle d’un intervenant, l’étape en elle même est liée à une ou des interfaces. En effet, cet aspect technique va vous permettre de gérer le workflow demandes d’achat de bout en bout sur un seul outil. Plus encore, les solutions de workflow sont équipés par un module de gestion des APIs qui va vous donner la possibilité d’interagir avec vos ERPs afin de récupérer les listes des articles et des codes associés. De même, la solution workflow vous donne aussi la possibilité de générer les bons de commandes et les bons de livraison.

Il faut reconnaitre aussi que les solutions workflow mets à votre disposition des KPI de performances afin que vous puissiez prendre des décisions rationnelles en temps réel.

Donc, Une solution workflow est un outil tout en un qui va vous permettre non seulement d’éviter le shadow IT en bannissant les traitements supplémentaires. Mais aussi de centraliser vos données en optimisant le flux documentaires et les flux d’information (emails de notification et de relance automatiquement).

En guise de la conclusion, les ERPs resteront un atout incontournable à ne pas négliger, si vous souhaitez mener à bien la gestion de votre business. Cependant, adopter une solution workflow va vous permettre d’accroitre la richesse de votre entreprise et booster votre chiffre d’affaire.

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