Plan de continuité d’activités exemple word
Nous sommes rarement prévenus à l’avance qu’une catastrophe est prête à frapper. Nous vivons une époque sans précédent et la situation actuelle du monde met en évidence le besoin crucial d’un plan de continuité des activités. Ce plan vous donnera les meilleures chances de réussite après un événement imprévu. Selon des études, 43 % des entreprises qui subissent un événement majeur de perte de données font faillite si elles n’ont pas mis en place un plan de reprise.
…Et pour celles qui ont un plan, 96% des entreprises qui subissent un événement aussi fatal qu’une attaque par ransomware, survivent !
Qu’est-ce qu’un plan de continuité des activités ? Définition
Un plan de continuité des activités contient des mesures d’urgence pour les processus, les actifs, les ressources humaines et les partenaires commerciaux. En bref, il couvre tous les aspects de l’entreprise qui pourraient être affectés. Il s’agit d’un filet de sécurité contre les pandémies mondiales, les calamités naturelles, les grèves imprévues, les cyberattaques, etc. Les plans de continuité des activités n’ont qu’un seul objectif : permettre aux organisations de fonctionner de manière aussi fluide et productive que possible en cas d’urgence.
Deux idées reçues sur le plan de continuité des activités :
Idée reçue n°1 : « Nous avons une assurance. Elle couvrira nos pertes ».
L’assurance seule n’est PAS une stratégie de continuité des activités.
L’assurance peut contribuer à fournir à votre entreprise la couverture dont elle a besoin pour se sortir d’une crise et peut être une ressource utile pour maintenir l’ensemble de votre organisation à flot. Ce que l’assurance ne protège pas, en revanche, c’est votre part de marché ou votre réputation.
Consultez votre agent d’assurance pour comprendre ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas dans votre police. Gardez à portée de main toutes les informations telles que le numéro de police, la couverture, les franchises, etc.
La dernière chose que vous voulez faire est de chercher ces informations lorsque la situation devient chaotique !
Idée reçue n° 2 : « Tout le monde dans notre entreprise saura quoi faire en cas de catastrophe ».
Honnêtement, on ne peut pas s’attendre à ce que même les meilleurs employés sachent quoi faire en cas d’urgence. Il est préférable de disposer à l’avance d’un plan de continuité des activités bien documenté et de former vos employés à le suivre afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Votre organisation survivra – et peut-être même prospérera – dans n’importe quelle situation si vous prenez certaines précautions et mettez le plan en œuvre. Par exemple, si le bâtiment qui abrite vos représentants du service clientèle est détruit par une tornade, comment ces derniers traiteront-ils les appels des clients ?
Travaillent-ils temporairement de chez eux ou d’un autre endroit ?
Le plan de continuité répond à ce type de préoccupation.
Pourquoi les plans de continuité des activités sont-ils importants ?
1. Assurance de l’organisation
Pendant une panne, comment allez-vous communiquer votre situation à vos employés et à vos clients ? Votre plan de continuité des activités précise la stratégie de communication à suivre en cas de catastrophe. Il n’y a pas de meilleur test de vos capacités juste après un événement indésirable.
Les clients risquent de se tourner vers vos concurrents si vous ne fournissez pas de produits ou de services et si vous n’êtes pas en mesure de les informer des changements. Par conséquent, vous devez assurer à vos clients, à vos fournisseurs tiers et à vos partenaires que tout est sous contrôle en cas d’urgence. Vous devez également réconforter vos employés, en communiquant de manière rapide et transparente la nature du problème, les produits concernés et toutes les mesures que vous prenez.
Tenir tout le monde informé des dommages subis par les installations et les infrastructures, des limitations de l’approvisionnement et de tout autre changement jouera un rôle majeur dans la sauvegarde de la marque et de l’image de marque de votre entreprise.
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2. Gestion des risques
Lorsque vous êtes confronté à des perturbations inattendues de votre activité, vous devez réagir rapidement, méthodiquement et avec succès, sous peine de subir des pertes financières importantes.
Les risques allant des cyberattaques aux catastrophes naturelles en passant par les erreurs humaines, il est vital pour une organisation de disposer d’un plan de continuité des activités afin de préserver sa santé et sa réputation. Si vous pouvez maintenir les opérations de votre entreprise pendant une crise, vous pouvez atténuer les pertes financières et tous les autres risques.
3. Minimiser les temps d’arrêt
Selon une enquête de l’ITIC, 98 % des organisations de taille moyenne affirment qu’une seule heure d’indisponibilité coûte plus de 100 000 €. Ces chiffres ne peuvent être ignorés !
Que vous soyez victime d’une catastrophe naturelle ou d’une cyberattaque, la seule façon de rester en activité est de reprendre votre travail dès que possible. Sinon, vous risquez fort de faire faillite.
Plus le temps d’arrêt est long, plus les pertes financières potentielles sont importantes. Mais avec le bon plan pour reprendre rapidement et restaurer votre activité là où vous en avez le plus besoin, vous pouvez limiter vos pertes au maximum.
5 étapes pour commencer pour créer un plan de continuité des activités :
Étape 1 : Identifier les objectifs du plan et fixer des buts
Bien que l’approche du plan de continuité des activités de chaque organisation soit unique, il est important de prendre en compte les aspects suivants lors de la conception de votre plan:
1. Que couvrira le plan, et comment s’inscrit-il dans la réponse organisationnelle plus large aux perturbations ?
2. Quelles sont les applications et systèmes les plus critiques pour l’entreprise que vous devez vous attacher à relancer ?
Votre plan de continuité d’activités peut s’appliquer à un grand nombre de scénarios susceptibles de faire dérailler vos opérations, qu’il s’agisse de pannes de courant, de grèves des employés ou de cyberattaques. Vous devez identifier et comprendre les menaces potentielles afin d’être préparé à toutes les éventualités. En plus de connaître ces menaces, il est important d’examiner ce qui se passera à la suite de telles catastrophes.
Par exemple, que se passe-t-il si votre entreprise est victime d’un ransomware ? Si vous n’êtes pas préparé à cette éventualité, il y a de fortes chances que vous finissiez par payer la rançon afin de reprendre le contrôle de votre réseau et d’accéder à vos fichiers. Une autre issue possible est que vous refusiez de payer et que vous deviez tout recommencer à zéro.
Étape 2 : Effectuer une analyse d’impact sur les entreprises
En effectuant une analyse de l’impact sur l’entreprise, vous pouvez clarifier toutes les menaces potentielles pour votre entreprise:
– Pensez à tous les types de risques possibles pour votre entreprise.
– Identifiez les secteurs de votre organisation qui n’ont pas de « plan B ».
– Identifiez les domaines essentiels de votre entreprise et les fonctions nécessaires au fonctionnement de chacun de ces domaines.
– Prévoyez des scénarios pour différents types et niveaux de catastrophes.
– Discutez de la manière dont ces risques pourraient affecter les opérations.
Le document doit inclure les opérations de base de l’entreprise et les secteurs critiques pour la continuité des activités. Il doit documenter toutes les ressources nécessaires pour maintenir ces départements critiques à flot en cas de catastrophe.
Étape 3 : Choisir l’équipe chargée de la continuité des opérations
Il est temps de décider qui fera quoi et quand en cas d’urgence. L’équipe chargée de la continuité des opérations met en œuvre et exécute l’ensemble du plan. Elle préparera les normes du projet, formera les membres supplémentaires de l’équipe et identifiera les processus qui faciliteront le déroulement du projet.
Vous pouvez sélectionner quelques gestionnaires ou responsables interfonctionnels, ainsi que toute autre personne susceptible d’apporter une contribution précieuse. Assurez-vous que quelqu’un soit désigné comme chef de file pour faire avancer les choses et prendre des décisions si nécessaire. Attribuez des responsabilités claires à chaque rôle et veillez à ce qu’il n’y ait pas de chevauchements !
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Étape 4 : Rédiger le plan de continuité des activités
Rédigez un plan qui spécifie les mesures que votre entreprise prendra pour faire face à un événement sans précédent, et qui est responsable de l’exécution de chaque étape.
Pendant que vous créez ce plan de continuité des activités, veillez à bien documenter chaque section afin de pouvoir le partager ultérieurement avec l’ensemble de l’entreprise. Veillez à ce que le plan soit précis et bien organisé afin que les lecteurs puissent identifier les évaluations des risques, les processus de planification et les étapes de récupération.
Le plan de continuité des activités doit comprendre les aspects essentiels suivants :
– Les objectifs et l’énoncé de mission du plan de continuité des activités.
– Les stratégies de prévention, d’intervention, d’atténuation et de récupération
– Des informations sur les membres de l’équipe de continuité des opérations, leurs rôles et responsabilités.
– Les principales parties prenantes et les fonctions critiques impliquées dans le plan de continuité des activités.
– Rapport d’analyse de l’impact sur le business
– Les ressources dont vous disposez par rapport aux ressources dont vous avez besoin (analyse des lacunes)
– Calendrier des tests du plan de continuité des activités
Un plan de continuité des activités bien rédigé peut vous aider à faire en sorte que votre entreprise puisse faire face à n’importe quelle tempête et reprendre là où elle s’est arrêtée.
Étape 5 : Examinez et révisez votre plan.
Mettez votre plan à l’épreuve. Il n’y a pas d’autre moyen de savoir s’il fonctionne vraiment en cas de catastrophe réelle. Pour tester votre plan de continuité d’activité, vous n’avez pas besoin de fermer votre entreprise. Vous pouvez organiser des exercices d’entraînement au cours desquels des scénarios d’urgence sont créés de manière hypothétique et les membres de l’équipe peuvent vérifier la solidité du plan.
Notez les forces et les faiblesses que vous avez découvertes, modifiez votre approche si nécessaire et réécrivez votre documentation. Puis testez, évaluez et révisez à nouveau. Et encore, jusqu’à ce que vous ayez le sentiment que votre organisation est parfaitement préparée.
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Conclusion
La pandémie de Covid-19 a radicalement changé la vie telle que nous la connaissons. Les gens étant cloîtrés chez eux, les entreprises se sont arrêtées net. Avec des frais généraux qui s’accumulent et aucun moyen de générer des revenus, les entreprises sont dans l’embarras. Le virus ayant fait des ravages dans les économies, il est désormais impératif que chaque entreprise dispose d’un plan de continuité des activités, car rien ne permet de dire quand une autre catastrophe de ce type se produira.
Sur le marché hyper concurrentiel d’aujourd’hui, il ne faudra pas longtemps pour que vos clients se tournent vers vos concurrents si vous n’êtes pas en mesure de leur fournir le service qu’ils attendent. Par conséquent, vous devez être pleinement conscient de votre niveau de risque. Et de ce qu’il faut faire pour que l’entreprise continue à fonctionner. La préparation d’un plan de continuité des activités prend du temps, mais elle peut faire la différence entre une reprise rapide et la fermeture de l’entreprise !
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