Automatisation des processus : définition, exemples, bénéfices et mise en œuvre

Chaque entreprise cherche un moyen de s’élever au niveau supérieur pour répondre à la demande et mieux se positionner face à la concurrence. Et c’est précisément là que l’automatisation des processus entre en jeu.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?

À la base, l’automatisation des processus est une technologie innovante qui permet d’automatiser toutes les tâches ou processus récurrents d’une entreprise. L’objectif principal est de remplacer l’effort manuel et d’augmenter considérablement l’efficacité de l’organisation. Elle crée également un processus de travail rationalisé et réduit les coûts.

Ainsi, dans la plupart des cas, l’automatisation est réalisée à l’aide de solutions logicielles de Business Process Management (BPM). 

Comme les processus récurrents de chaque organisation sont uniques, le logiciel BPM peut offrir des solutions uniques. Celles-ci fonctionnent avec d’autres systèmes pour garantir un processus de travail rationalisé pour l’entreprise. Lorsque l’on travaille manuellement dans ces domaines, la plus simple des erreurs peut finir par briser le flux de travail de l’entreprise à grande échelle. Malheureusement, cela peut aussi conduire à des goulots d’étranglement, à l’inefficacité et à l’incapacité de respecter les délais.

Ainsi, cette technologie vise à éviter ces situations. Elle aide l’entreprise à déployer divers ensembles de stratégies d’automatisation réutilisables pour assurer un meilleur contrôle du processus opérationnel. L’automatisation de tout processus par le biais d’une solution d’automatisation peut réduire la confusion. Ainsi, augmenter la satisfaction des clients et permettre aux employés de se concentrer sur d’autres aspects de l’entreprise.

Dans quel cas faire usage de l’automatisation des processus dans votre organisation ?

Il n’existe pas de normes pour déterminer quand vous devez utiliser l’automatisation des processus dans votre organisation. Si votre organisation traverse une transformation digitale, c’est le moment idéal pour implémenter l’automatisation des processus.

Dans le travail quotidien d’une entreprise, il existe de multiples étapes où les données et les informations peuvent se perdre, être mal utilisées ou manquer. Si votre entreprise se heurte à l’un de ces problèmes ou à l’occasion d’y être confrontée, il est temps d’introduire l’automatisation.

Un logiciel d’automatisation des processus peut être conçu pour supprimer complètement la nécessité d’une validation manuelle  ou de la saisie des données. Toutes ces opérations peuvent s’automatiser entièrement pour éviter toute forme de perte de données. En outre, les systèmes peuvent également aider les entreprises en enregistrant sur le serveur des données automatiques; qui peuvent être utilisées ultérieurement en fonction de besoins spécifiques.

Explorez un nouveau monde digital

Quels sont les principaux avantages de l’automatisation des processus ?

Comme nous le savons déjà, la mise en œuvre de l’automatisation des processus peut offrir des avantages importants. Par exemple, ils vous permettent de mieux collaborer avec vos collègues. Et vous aident à atteindre vos objectifs en rationalisant la conformité. Mais la meilleure nouvelle est que la plupart des aspects de l’entreprise ont la possibilité de s’automatiser.

Voyons donc pourquoi vous devez investir dans l’automatisation des processus et les avantages qu’ils apportent.

Augmentation de la productivité

L’un des avantages les plus importants est l’augmentation de la productivité de toute entreprise. Avec une réduction de plus de 80 % des erreurs, l’automatisation des processus permet d’effectuer ces tâches de manière éclairée et rapide. Et d’augmenter l’efficacité et la productivité globale de votre entreprise. 

Réduction des coûts

La réduction des coûts est le deuxième avantage le plus important de l’automatisation des processus. Comme l’automatisation décharge vos employés des tâches fastidieuses, ils peuvent se concentrer sur un autre aspect de l’entreprise qui nécessite une plus value “humaine”. Cela peut donc permettre à votre organisation d’économiser beaucoup d’argent en s’attaquant de manière qualitative à des problèmes plus difficiles à gérer.

Testez et jugez

Amélioration de la satisfaction des clients

L’un des principaux objectifs du BPM est d’accroître la satisfaction globale des clients. Avec un système d’automatisation en place, vous pouvez répondre aux demandes de vos clients plus rapidement que jamais. Vous gagnez ainsi du temps et celui de vos clients..

Réduction des erreurs manuelles

Enfin, l’automatisation des processus vous aide à minimiser les erreurs de manière significative. Quel que soit le degré d’attention et de talent de vos employés, tout être humain est enclin à faire des erreurs. Les erreurs sont inévitables de temps en temps. Mais parfois, une petite erreur peut avoir un impact sérieux sur l’organisation en raison d’un effet papillon. Les outils d’automatisation des processus tels que Softyflow vous aident à minimiser les erreurs.

Comment mettre en œuvre l’automatisation des processus ?

La mise en œuvre de l’automatisation des processus exige que vous suiviez certaines étapes pour garantir un rendement maximal. Voici un guide général sur le processus de mise en œuvre:

Dressez la liste de vos besoins en matière d’automatisation

La première étape consiste à dresser la liste des processus que vous devez automatiser dans votre entreprise spécifique. Dans le monde digital d’aujourd’hui, presque tous les aspects d’une entreprise peuvent être entièrement automatisés moyennant un investissement approprié. Cela dit, toutes les automatisations n’offrent pas le même retour sur investissement ou la même complexité. La première étape consiste donc à déterminer quel aspect de votre entreprise bénéficiera le plus de l’automatisation des processus.

Évaluation de la faisabilité

Après avoir dressé la liste des aspects de l’entreprise qui peuvent être automatisés, il est temps de réfléchir à la mesure dans laquelle l’automatisation sera réalisable. Là encore, le DSI avec la collaboration des responsables métiers doivent travailler ensemble sur cette évaluation. Et décider du niveau d’automatisation avant la mise en œuvre.

Expérience de l’utilisateur

Recueillir les expériences de l’utilisateur et voir quel aspect il souhaite automatiser. Une entreprise doit penser du point de vue de l’utilisateur et voir comment l’automatisation peut aider les employés et les clients à long terme.

Vivez une expérience inédite

Développement

Une fois que tout a été planifié de manière adéquate, il est temps de commencer le processus de développement. Les développeurs peuvent utiliser des outils comme Softyflow  et automatiser des processus comme le traitement des factures, l’accueil des employés, etc. 

Tester

Organisez des séances de test et étudiez les performances de l’outil BPM dans tous les scénarios possibles. Cela permettra aux développeurs d’améliorer encore le système et de résoudre tous les problèmes ou bugs potentiels que les tests pourraient révéler.

Déploiement de vos outils d’automatisation des processus

Une fois que les tests sont terminés et que vous êtes satisfait du résultat, il est temps de déployer la solution d’automatisation des processus.

N'ayez pas peur de l'automatisation

Comment identifier la meilleure solution d’automatisation des processus ?

Le choix d’une solution d’automatisation des processus est plus complexe qu’il n’y paraît. La mise en œuvre de l’automatisation des processus peut représenter un engagement important. Vous devez donc passer par les étapes adéquates pour trouver celui qui convient le mieux à vos objectifs commerciaux.

Voici quelques conseils pour trouver le meilleur fournisseur d’automatisation des processus:

Identifier les acteurs du marché

Avant de choisir votre fournisseur, vous devez donc effectuer des recherches et identifier les acteurs du marché. Cela va de leur comparaison à leur évaluation sous la forme de prototype (POC)..

Choisir une solution qui corresponde à vos exigences

Avant de choisir un fournisseur approprié, il est sage de comprendre quels processus sont d’excellents candidats pour votre organisation. Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour choisir les bons cas d’usage, vous pouvez demander à différents services de conseil de le faire à votre place.

Pré-sélectionnez vos outils intelligemment

La plupart des fournisseurs d’automatisation des processus sont internationaux. Cependant, il est toujours bon de commencer à travailler avec des fournisseurs offrant des services depuis votre pays. Cela vous permettra de bénéficier d’une expertise de proximité et de réduire considérablement le temps et les erreurs de mise en œuvre.

Conclusion

Vous devez comprendre que si l’automatisation des processus d’entreprise peut faire des merveilles pour votre organisation, ce qu’elle n’est pas capable de faire, c’est de réparer les mauvais processus. Si le processus global est mal conçu, l’automatisation de ces processus ne vous aidera pas.

La solution à ces problèmes réside dans la cartographie de vos processus avant de les mettre en œuvre. Assurez-vous que ce que vous voulez automatiser est de premier ordre et entièrement exempt d’erreurs pour obtenir le meilleur rendement de votre solution lors de son implémentation.

Demandez votre démonstration