Automatisation des tâches : Définition, exemples, cas d’utilisation et bénéfices

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

À l’ère du digital, l’automatisation des tâches fait référence à l’utilisation de logiciels permettant de réduire le traitement manuel des tâches afin d’améliorer l’efficacité des processus et la productivité des entreprises. Les outils d’automatisation des tâches sont aujourd’hui omniprésents et ont facilité les activités personnelles et professionnelles. Par exemple, Alexa, Siri et Google Assistant font désormais partie de nos vies, et les outils d’automatisation sont utilisés dans les secteurs d’activité.

Dans le domaine professionnel, l’automatisation des tâches consiste à digitaliser les processus essentiels à la mission de l’entreprise. La méthode peut être aussi simple que de capturer et de répondre automatiquement aux emails. Et de programmer des suivis ou peut couvrir des flux de travail organisationnels complexes à plusieurs niveaux.

Une enquête de McKinsey montre que, bien que peu d’entreprises soient entièrement automatisables (1 %), 60 % de toutes les professions peuvent automatiser au moins 34 % de leurs tâches.

Types de tâches qui peuvent être automatisées

Toute tâche répétitive qui suit un ensemble de règles peut être automatisée. Voici quelques caractéristiques d’une tâche qui la rendent propice à l’automatisation :

– Premièrement, récurrente : Toute tâche qui doit être exécutée plusieurs fois au cours d’une période et qui implique un ensemble spécifique d’étapes à chaque fois peut être automatisée. 

– Deuxièmement, déclenchée : Certaines actions déclenchent une réaction spécifique, et ces réponses peuvent être automatisées..

– Troisièmement, travail intensif : Lorsqu’une activité nécessite un effort manuel intensif et n’implique pas une grande prise de décision, elle peut s’automatiser. Les tâches de saisie de données sont des exemples classiques de ces tâches à forte intensité de main-d’œuvre et potentiellement ennuyeuses. L’automatisation de ces tâches peut conduire à une meilleure utilisation du capital humain.

Automatisation des tâches pour les entreprises

L’automatisation des tâches dans une entreprise contribue à l’exécution efficace des activités répétitives et de routine. Elle constitue le cœur du Business Process Management (BPM). Les tâches qui peuvent s’automatiser peuvent se classer en activités de gestion des documents, de collaboration, d’organisation et de gestion des données.

-D’abord, Gestion des documents : Toute entreprise traite nécessairement de la paperasse. Et dispose d’une certaine forme de flux de gestion systématique des documents. La gestion du flux de documents permet de traiter méthodiquement les documents à partir du moment où ils entrent dans l’activité de l’entreprise. Ainsi, de suivre leurs mouvements à travers différents chemins, de surveiller et d’entreprendre des actions opérationnelles. Et enfin, de rapporter/archiver le document pour la postérité. Les systèmes de gestion automatisée de documents sont des logiciels qui s’utilisent pour extraire des données. Ainsi, suivre, gérer et stocker toutes sortes de documents sous une forme organisée et facile à retrouver. L’automatisation de la gestion des documents permet de supprimer le papier du flux de documents. Et ainsi d’augmenter la productivité de plus de 50 %.

– Puis, tâches collaboratives : Une entreprise fonctionne grâce à un effort de collaboration entre ses participants et ses employés. Dans les grandes entreprises, les tâches collaboratives peuvent inclure l’attribution des tâches aux employés. Ainsi, le maintien de la communication entre les différents participants à une tâche ou à un projet, la gestion des approbations, etc. L’automatisation de tout ou partie de ces tâches peut contribuer à réduire les délais. Et à économiser de l’argent, à rendre les processus plus transparents.Et à améliorer la productivité et la satisfaction des employés.

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Et

– Ensuite, tâches organisationnelles : Un flux de travail d’entreprise implique généralement une série d’actions à réaliser dans un ordre spécifique. Avec des points de contrôle et des flux secondaires en fonction de l’échelle et de la complexité de l’opération commerciale. Toute tâche ou flux de travail basé sur des règles se prête à l’automatisation. Et peut contribuer au bon déroulement de l’opération, avec des contrôles et des approbations appropriés intégrés au processus.

– Enfin, tâches de gestion des données : Cette tâche est étroitement liée à la gestion des documents. Une entreprise traite diverses données et informations. Notamment le fichier des employés, les informations sur les clients, les produits. Ainsi, les stocks, les paiements, les factures et les données fiscales. L’automatisation de la gestion des données peut contribuer à éliminer les erreurs. Et peut faciliter le processus d’archivage et d’audit

Les niveaux d’automatisation des tâches

L’automatisation des tâches peut être utilisée à différents niveaux et à différents degrés dans une organisation, en fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins.

1. Au niveau de base, l’automatisation peut être utilisée pour digitaliser et automatiser des tâches simples dans une organisation. Et fournir un accès facile à l’information à toutes les parties prenantes. Un exemple d’automatisation de base est un outil de messagerie interne. Ou, un groupe de travail digital pour les employés travaillant sur un projet spécifique. L’automatisation au niveau des processus s’utilise pour gérer les tâches, les processus et les projets. Et comporte des points de contrôle, des approbations et des mises à jour intégrés pour un passage sans heurts du processus/projet du début à la fin.

2. Le niveau suivant d’automatisation des tâches implique l’intégration de l’automatisation des tâches individuelles. Et limite l’implication des employés humains dans des activités spécifiques..

3. Le niveau le plus avancé d’automatisation des tâches utilise des outils d’Intelligence Artificielle et de Machine Learning  qui imitent la pensée humaine. Ces pratiques sont encore peu répandues car coûteuses et souvent encore à l’état de test/prototype. 

Étapes nécessaires à l’automatisation des tâches

La mise en place de l’automatisation des tâches dans une entreprise dépend des processus métier de l’entreprise. Et de l’identification des tâches à automatiser. En outre, le choix de l’outil d’automatisation dépend des facteurs suivants :

– D’abord, l’automatisation requise : Comme décrit précédemment, l’automatisation des tâches peut être de base, au niveau du processus, au niveau de l’intégration ou renforcée par l’Intelligence Artificielle. Le choix du niveau dépend des besoins de l’entreprise, de sa capacité à s’engager dans ce niveau de technologie et de son adéquation avec la culture du travail.

– Puis, contraintes budgétaires : L’automatisation des tâches implique l’acquisition de technologies et d’expertise. Cela dépend de la somme d’argent disponible, qui dépend de l’échelle de l’entreprise, du résultat net et du potentiel d’investissement de l’entreprise.

– Ensuite, la facilité d’utilisation : L’automatisation d’une tâche nécessite un certain degré d’implication humaine et requiert donc un ensemble de compétences spécifiques. Le besoin de formation et de support technique doit être pris en compte avant de choisir le bon outil.

– Ainsi, l’étendue de la diffusion et de la collaboration : L’automatisation facilite les efforts de collaboration au sein d’une organisation. Un bon outil d’automatisation des tâches doit fournir un accès à différents niveaux et permettre une collaboration facile entre tous les participants. Il doit également permettre d’inclure diverses approbations dans le processus.

– Enfin, intégration avec les autres systèmes utilisés dans l’entreprise : Si l’automatisation des tâches peut être une entité autonome, elle peut également s’intégrer dans un système d’hyper-automatisation plus vaste. Le besoin et l’utilité de l’hyper-automatisation dans le présent ou dans une période future doivent s’évaluer avant de choisir un outil d’automatisation des tâches. En cas d’intégration future, l’outil doit être en mesure de proposer des connecteurs API.

Explorez et jugez

Construire des processus avec des tâches automatisées

Les tâches automatisées peuvent intégrer et conduire à l’automatisation des processus. Par exemple, l’automatisation des processus pourrait inclure un ou plusieurs des outils d’automatisation des tâches suivantes. Chacun d’entre eux servant une fonction différente du processus :

1. Capture automatisée des données : La capture automatisée des données au format numérique. Ainsi, leur classification et leur stockage en tant qu’entité logique dépendent de processus intelligents capables de reconnaître les données. Les processus d’OCR capture intelligente de données provenant de diverses sources.

2. Automatisation intelligente des processus : Une entreprise efficace et prospère dispose de processus structurés qui suivent des étapes prévisibles. Et ont des résultats prévisibles. De tels processus peuvent s’automatiser facilement. Et ce pour supprimer les goulots d’étranglement causés par des retards manuels dans les étapes intermédiaires. Cette automatisation intelligente des processus comprend généralement des solutions de gestion des processus métiers (BPM).

3. Gestion automatisée de la communication : Les outils d’automatisation utilisés dans la gestion de la communication comprennent les outils de support client de premier niveau. (Par exemple, les chatbots), les outils de création de contenu (programmation des articles de blog) et le développement de stratégies.

4. Gestion automatisée des données : Les outils d’automatisation de la gestion des données comprennent les logiciels utilisés dans la Business Intelligence (BI). lls fournissent une plateforme informationnelle efficace pour améliorer le stockage, l’analyse et la prise de décision dans divers domaines d’activité.

Avantages de l’automatisation des tâches

Les avantages de l’automatisation des tâches et de l’automatisation des processus sont les suivants :

– D’abord, excellence des processus : Grâce à l’automatisation des tâches, les employés peuvent consacrer leur temps. Ainsi leurs ressources et leurs capacités intellectuelles à la stratégie, à l’innovation et à la technologie. Plutôt qu’à des activités banales. Cela peut améliorer les résultats des processus, raccourcir les temps de cycle et maximiser l’efficacité.

– Ensuite, meilleure gestion des données : L’automatisation des tâches peut permettre le stockage de toutes les données opérationnelles critiques sur un serveur centralisé ou dans le cloud. 

– Puis, réduction des erreurs : Les processus manuels répétitifs sont sujets à des erreurs. Par exemple, il a été démontré que la saisie manuelle de données non suivie d’étapes de vérification présente un taux d’erreur pouvant atteindre 4 %. Pour mettre les choses en perspective, il y a deux erreurs pour cinq entrées effectuées. Il s’agit d’un chiffre très élevé qui peut affecter même de petits ensembles de données.

– Ainsi, une meilleure transparence des données et des processus au sein des organisations. Les tâches manuelles sont difficiles à suivre. L’automatisation des tâches permet de centraliser les processus. Et d’améliorer la transparence à tous les niveaux, tout en intégrant logiquement les fonctionnalités métier réparties dans toute l’organisation.

– En outre, préparation à l’audit : Les processus d’entreprise automatisés permettent de normaliser les opérations. Et garantissent la tenue d’enregistrements de toutes les étapes d’un processus d’entreprise, créant ainsi une piste d’audit.

– Finalement, gain de temps : Les tâches manuelles consomment beaucoup de temps, quels que soient le département et la nature du travail.

Les avantages susmentionnés se traduisent par une amélioration des résultats et de l’efficacité des performances des entreprises.

Conclusion

Charles Darwin a dit que ce n’est pas la plus forte des espèces qui survit, mais celle qui s’adapte le mieux au changement. Cela vaut également pour les entreprises. Par conséquent, la transformation digitale est inévitable dans les entreprises, et une entreprise qui ne s’adapte pas est vouée au déclin. L’automatisation des tâches est un outil synergique appelé à devenir la base d’une augmentation des bénéfices et de la productivité, d’une plus grande satisfaction des clients, d’un meilleur résultat net et d’un meilleur moral des collaborateurs.

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