Workflow et BPM, savoir les distinguer!

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow est une vue d’ensemble d’un ensemble de tâches qui constituent un processus pour atteindre un résultat final. Les workflow montrent comment toutes les tâches se rejoignent pour soutenir un objectif unifié. Workflow et BPM

Les workflow donnent à une organisation une vue d’ensemble de la façon dont les tâches sont accomplies, des documents qui peuvent être nécessaires et de la façon dont l’automatisation peut jouer un rôle dans l’exécution du travail.

Les workflow offrent également aux organisations un moyen de repérer les inefficacités et d’apporter des améliorations. Un outil logiciel d’automatisation peut être mis en œuvre dans un workflow pour exécuter certaines étapes du processus à des fins de rationalisation.  

Qu’est-ce que le BPM ?

BPM est l’abréviation de « Business Process Management » (gestion des processus d’entreprise). La gestion des processus métier consiste en de multiples workflow. L’objectif du BPM est d’améliorer le cœur de l’activité car il intègre les budgets, les analyses, les outils d’automatisation, les ressources humaines, la technologie, etc.

La façon la plus simple de concevoir le BPM est de considérer une organisation comme un système. Par essence, tous les aspects du système qui contribuent à créer le résultat final (c’est-à-dire à apporter de la valeur aux clients) relèvent de la gestion des processus métier.

Plutôt que de se concentrer sur un processus spécifique, le BPM offre une optique permettant d’évaluer les processus d’entreprise afin de les améliorer. Ensuite, le BPM couvre ce qui doit être fait pour mettre en œuvre les changements nécessaires à l’amélioration des processus.

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Qu’est-ce que le workflow et le BPM ?

D’accord, les deux, workflow et BPM comprennent les processus et la réalisation des objectifs. Par conséquent, il y a beaucoup de confusion dans la façon de séparer les deux.

Pour rendre les choses un peu plus faciles, considérons quelques analogies qui pourraient aider à rendre les deux définitions plus claires.

Le voyage en voiture

Si vous avez déjà fait un voyage en voiture, vous savez que vous devez tenir compte de nombreux facteurs. Vous devez vous assurer que vous avez suffisamment d’essence (ce qui implique de calculer votre consommation moyenne et le nombre de kilomètres que vous allez parcourir), choisir l’heure de départ et savoir comment vous rendre du point A au point B.Ce sont des workflow (au sens propre comme au sens figuré, ils vous mènent d’un point à un autre).

Le BPM serait si vous étiez le contrôleur du trafic qui doit analyser les schémas de circulation, optimiser les feux de signalisation en temps réel, et aider à concevoir les routes afin de rendre les trajets plus agréables. Comme vous pouvez le constater, le BPM est la supervision qui englobe les personnes, les systèmes, les technologies, etc. qui permettent la réalisation des workflow.

Quelle est la différence entre BPM et workflow ?

Le workflow de notre blog va tenir ses promesses en proposant quelques similitudes et différences supplémentaires entre les deux concepts.

Similitudes:

– D’abord, les deux sont utilisés pour rationaliser le travail

– Puis, les deux peuvent améliorer l’efficacité

– Ensuite, les deux peuvent faire gagner du temps

– Enfin, les deux peuvent être utilisés dans pratiquement tous les types d’entreprises.

Différences

workflow :

-Séquence de tâches

-Plusieurs tâches qui appartiennent à des personnes différentes

-Tâches humaines ou tâches système

-Se concentre sur l’organisation optimale des tâches

-L’objectif est de terminer une certaine tâche dans le temps le plus court possible.

BPM :

-Plusieurs workflow sont impliqués

-Il ne s’agit pas seulement de tâches, mais aussi de rapports, de formulaires, d’ensembles de données et de collecte de données.

-Il s’agit davantage d’une vue d’ensemble de ce qui se passe dans une entreprise.

-Se concentre sur l’amélioration globale d’un processus entier (et pas seulement sur l’organisation des tâches).

-L’objectif est de gérer tous les processus ensemble de manière optimale.

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Qu’est-ce que le logiciel BPM par rapport au logiciel de workflow ?

Le logiciel de gestion des workflow vous offre des options pour optimiser les workflow. Par exemple, vous pouvez le relier à d’autres logiciels, créer des étapes conditionnelles ou créer des chemins parallèles pour qu’un workflow puisse en imiter un autre.

Les outils de BPM offrent une vue d’ensemble des rouages de l’organisation. Ils comprendront probablement des fonctionnalités de workflow, mais offriront également des moyens d’organiser des ensembles de données, de prendre en charge des rapports avancés et de surveiller tous les processus à partir d’un tableau de bord unique.

Comment choisir entre le workflow et le BPM ?

Maintenant que vous savez ce que peuvent faire un logiciel de BPM et un logiciel de workflow, sur lequel devez-vous concentrer vos efforts ?

Eh bien, la réponse dépend de ce que vous essayez d’accomplir. Si vous cherchez un moyen d’automatiser un seul processus, alors un logiciel de gestion des workflow sera suffisant. Si le flux d’informations est le moteur d’un processus, alors la gestion des workflow est probablement ce dont vous avez besoin.

Par exemple, les solutions d’automatisation financière peuvent être utilisées pour automatiser les tâches de bout en bout afin de les rationaliser, de réduire les coûts et de minimiser les erreurs humaines. Elles fournissent également des pistes d’audit.

Mais si vous souhaitez améliorer l’ensemble d’un processus et la façon dont il exécute plusieurs processus, vous aurez besoin d’outils de gestion des processus métier.

Quelle est la différence entre BPM et automatisation des workflow ?

Avant de conclure cet article, résumons une dernière fois les différences de haut niveau entre l’automatisation du workflow et la gestion des processus d’entreprise afin de répondre à toutes les questions qui subsistent.

– D’abord, l’automatisation du workflow organise les documents et les personnes

– Puis, le logiciel BPM met en place des initiatives à l’échelle de l’entreprise en définissant comment les personnes, les processus et les systèmes vont travailler ensemble.

– Ensuite, les logiciels de BPM s’intègrent généralement à plusieurs solutions et systèmes.

– Ainsi, les logiciels d’automatisation des processus ont tendance à être moins complexes et sont donc généralement plus rapides à déployer et moins coûteux.

– Finalement, les logiciels de BPM fonctionnent au niveau de l’entreprise, les coûts associés sont donc généralement plus élevés.

Conclusion

On comprend au travers de notre article que le workflow n’est finalement qu’une composante du BPM. ce dernier est beaucoup plus riche et couvre des enjeux et des ressources plus importantes. Votre choix sera donc motivé par l’échelle de votre projet. Sur un processus linéaire simple, vous privilégiez le workflow. Pour des contextes plus complexes avec de l’intégration entre des personnes et des systèmes, incluant des tâches parallèles, vous opterez naturellement pour le BPM. Mais la bonne nouvelle c’est qu’il existe des solutions BPM vous offrant les deux capacités. Sofyflow en fait partie. 

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