Le moteur de workflow, tout ce qu’il faut savoir

Un moteur de workflow convertit les workflow traditionnellement manuels en processus gérés par le logiciel qui acheminent et dirigent les chemins d’information, les responsabilités et les canaux de collaboration pour l’utilisation la plus efficace des ressources.

Qu’il s’agisse d’une alerte de notification de commande indiquant qu’une tâche a été accomplie ou du lancement d’une API de workflow qui appelle un moteur de workflow pour changer d’état et passer à une nouvelle tâche, les moteurs de workflow sont l’épine dorsale des processus automatisés.

Avantages de l’utilisation d’un moteur de workflow

À ce stade, les avantages sont probablement évidents. Il est toujours optimal de réduire la charge de travail ou de la rendre plus efficace grâce à l’automatisation. Mais le logiciel de moteur de workflow peut profiter à tous les aspects de votre entreprise. L’avantage le plus important réside dans sa capacité à permettre aux entreprises d’atteindre des objectifs critiques. Et ce grâce à des processus optimisés.

Dans toutes les entreprises, voici les avantages les plus courants :

– D’abord, résoudre les problèmes de communication et améliorer la collaboration

– Puis, réduire des redondances dans les étapes et de l’erreur humaine

– Ensuite, favorise la conformité de l’entreprise

– Ainsi, réduit les coûts en guidant le flux d’informations et de tâches de manière plus efficace

– Après, permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

– Et, optimise l’accès à l’information et la synchronisation

– Finalement, pousse un projet à son terme afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise.

Si vous cherchez à développer un nouveau produit ou à l’intégrer à votre espace de travail digital actuel, vous préférerez peut-être un logiciel hautement personnalisable pour votre équipe de développeurs. Votre entreprise peut également opter pour un logiciel de moteur de workflow de nature moins technique.

Dans les deux cas, vous devez comprendre comment le logiciel s’aligne sur les besoins et les objectifs de votre organisation en matière d’automatisation.

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Soutenir un travail à plus forte valeur ajoutée

Les systèmes de workflow, qui fonctionnent sur des moteurs de workflow, font partie intégrante de la méthodologie de gestion des processus métier (BPM) en tant qu’outil d’optimisation. Le logiciel automatise les tâches – des processus les plus simples aux plus complexes. En ce qui concerne les logiciels, le matériel et les tâches d’orchestration humaine, le logiciel de moteur de workflow permet d’automatiser le travail à faible valeur ajoutée. Ainsi que les tâches redondantes. La solution libère les employés des tâches chronophages pour qu’ils se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et contribue à améliorer les opérations dans tous les domaines de l’entreprise.

Fonctionnement d’un moteur de workflow 

Les workflow acheminent une série de tâches, les faisant passer d’une étape à l’autre. Non seulement ils automatisent les tâches, mais ils réduisent également les processus de prise de décision. Et ce en guidant le processus vers l’étape la plus efficace. Ils sont conçus pour le faire dans des délais déterminés ou avec des réponses programmées. Un moteur de workflow est conçu comme un groupe de microservices afin que plusieurs processus puissent se dérouler simultanément. Il en existe deux types courants :

La plupart des moteurs de workflow appliquent un modèle de processus BPMN (Business Process Modeling Notation) en tant que structure de diagramme guidant vos workflow. Qu’il s’agisse de tâches de serveur et de workflow d’application, de processus d’approbation des employés. Ou de traitement des données ou d’intégration, la technologie de workflow vous aide à personnaliser chacun de ces cas d’utilisation.

En outre, les moteurs de workflow utilisent généralement un logiciel de transfert d’état représentatif (ou API RESTful). Cette technologie permet aux applications d’interagir dans un environnement réseau. Ce qui permet à votre organisation d’intégrer une solution de workflow en mode Cloud. Ainsi qu’aux autres plateformes que vous utilisez actuellement.

Architecture de workflow basée sur des règles ou sur le temps

Les moteurs de workflow fonctionnent à la fois sur des moteurs basés sur le temps et sur des moteurs de règles de gestion. Ce qui signifie que les règles peuvent inclure un ensemble de conditions logiques. Ou être déclenchées par une heure ou une date limite déterminée. Cette fonctionnalité permet à plusieurs utilisateurs d’exécuter simultanément une partie d’une tâche correspondant à leur rôle. Par exemple, un client peut ne voir qu’une partie d’un écran de service. Tandis qu’un administrateur et un responsable des ventes ont accès à d’autres informations pertinentes. Il peut s’agir du statut du client, des informations sur le statut de la signature. Ou de tous les documents et informations en suspens nécessaires à l’achèvement d’un cycle de vente. Une fois qu’une partie du cycle est terminée, un moteur de workflow peut déclencher des notifications différenciées, segmentées pour le client, le responsable des ventes et l’administrateur.

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Conception intelligente de l’automatisation

En appliquant l’intelligence artificielle (IA), les concepteurs de moteurs de workflow ont commencé à créer une automatisation plus intelligente. L’automatisation intelligente dans la conception des moteurs de workflow est une combinaison de structures basées sur des règles et sur l’intelligence artificielle. Par exemple, en utilisant l’IA, un moteur de workflow peut extraire des informations contextuelles d’un document et l’acheminer vers le bon destinataire pour approbation ou pour l’étape suivante. Il peut également prendre en compte les données des processus précédents et les optimiser en acheminant un processus.

Caractéristiques du moteur de workflow

Les moteurs de workflow permettent à votre organisation – en particulier aux administrateurs informatiques – de réduire les tâches manuelles et répétitives. Certaines solutions vous permettent de concevoir le processus, tandis que d’autres limitent l’étendue du développement et de la conception d’un workflow. De nombreux logiciels disponibles aujourd’hui sur le marché intègrent tout ou partie de ces fonctionnalités :

– Configuration et gestion à code bas avec des concepteurs visuels

– Constructeurs visuels de workflow par glisser-déposer

– Contrôle des versions

– Authentification de l’utilisateur pour contrôler l’accès

– Cohérence des états, ce qui libère de la mémoire pour les processus à plus long terme, tels que la gestion des contrats.

– Personnalisations basées sur le code et conviviales pour les développeurs

– Prise en charge de l’exécution sur une longue période, pour des cycles de vie de processus plus longs.

– Applications pour les moteurs de workflow

Certains logiciels de moteurs de workflow sont mieux adaptés aux fonctions matérielles et informatiques, tandis que d’autres conviennent mieux aux workflow de bout en bout centrés sur le client.Quoi qu’il en soit, les solutions de workflow constituent une voie vers la transformation digitale dans tous les secteurs d’activité.

Moteurs de workflow pour les processus d’entreprise

Selon Gartner, la gestion des workflow est le processus d’orchestration des opérations commerciales, y compris les processus internes et externes, qui constituent l’ensemble des processus d’entreprise.

Les processus métier sont les systèmes centraux de vos opérations courantes. Les moteurs de workflow sont les logiciels et la technologie qui créent les workflow, qui peuvent servir ces objectifs clés. À cette fin, les gestionnaires de processus d’entreprise utilisent généralement des moteurs de workflow comme outil essentiel pour optimiser les processus existants.

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qui permet à votre entreprise de se passer d’une infrastructure informatique native et, au contraire, d’optimiser rapidement les processus qui conduisent à un travail de plus grande valeur et à une plus grande productivité.

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