Voici comment optimiser la gestion des demandes d’achat 

A l’heure actuel, le processus demandes d’achat est considéré comme la plaque tournante des flux monétaires sortant de chaque entreprise. Une mauvaise administration des demandes d’achats impactera négativement la performance et la santé financière de votre organisation. 

Cet article de blog vous donnera un meilleur aperçu sur le processus demande d’achat et sur comment vous pouvez optimiser la gestion de vos demandes d’achat.

Qu’est ce qu’une demande d’achat ?

Une demande d’achat se définit comme une expression de besoin d’acquisition qui subit un traitement et suit un processus d’approbation. Elle s’agit d’une demande manuscrite pour commander des services ou des articles. Plus encore, la demande d’achat représente une phase du cycle d’approvisionnement qui détaille comment et quand les acheteurs peuvent passer des commandes de biens ou de services.

En l’occurrence, les demandes d’achat peuvent êtres externes et internes. D’un coté, les demandes d’achat internes sont relatives au transfert des articles entre les différents magasins qui appartenaient à l’entreprise. De l’autre côté, les demandes externes sont relatives à l’acquisition de certains articles nécessaires auprès d’un fournisseur externe.

Généralement, les demandes d’achat sont gérées d’une manière manuelle en utilisant des supports papiers, ce qui rend la gestion des demandes d’achat une source de surcharge non négligeable pour la structure globalement et pour les acteurs individuellement. La gestion des demandes d’achat s’avère compliquée aussi bien en flux d’échange qu’en traçabilité.

Les problématiques liée à la gestion des demandes d’achat sont nombreuses et couvrent plusieurs éléments :

• L’interaction: Ce flux connait une multitude d’interactions entre les différentes parties prenantes.
• Condition de règlement. 
• Archivage et le temps de traitement des demandes d’achat.
• La perte du contrôle sur les fonds et les budgets sortant.
• Processus d’approvisionnement perturbé.
• Mauvaise orchestration des achats.
• Les documents administratifs peuvent facilement être perdus, endommagés ou détruits accidentellement.

De plus, une étude menée par Gartner révèle que 47% des collaborateurs se plaignent de la lourdeur des processus administratifs. Ainsi que la majorité des collaborateurs consacrent 75% de leurs journée de travail dans des taches à non valeur ajoutée. Telles que, la double saisie des données, la relance des différents intervenants et l’impression de la paperasse nécessaires pour chaque demande. 

Voici, quelques déclarations des collaborateurs :

• Collaborateur 1 : je trouve du mal à compléter les formulaires de l’expression de besoins car ils sont trop longues.  En revanche, je préconise d’avoir un seul formulaire avec une taille moyenne.

• Collaborateur 2 : Après la soumission de ma demande, je perds totalement la trajectoire de ma demande. Je ne sais pas où elle est arrivée. 

• Collaborateur 3 : comme étant responsable achat, je dois toujours consulter le tableau des demandes soumises par les collaborateurs. Parfois, on ne reçoit aucune demande sur le tableau. Pourtant, les demandeurs déclarent qu’ils ont soumis des demandes. En plus, l’équipe IT confirme qu’il arrive des problèmes de communication entre les deux extensions. 

• Collaborateurs 4 : Je dois écrire des emails pour renvoyer des remarques ou pour demander des corrections aux demandeurs. Le traitement prend beaucoup de temps à cause des emails qui tombent dans l’oubli. 

• Collaborateur 5 : Le fait d’envoyer des documents confidentiels ( Bons de commandes, facture, BL) aux intervenants pour la validation par email est une approche très risquée. Nous perdons le contrôle sur le chemin parcouru par les documents et nous fournissons assez d’efforts pour relancer les validateurs. 

Pour résumer, que ce soit une TPME, PME ou bien une grande entreprise; elle est devant l’obligation d’appréhender ce processus en digitalisant la procédure des demandes d’achat pour maintenir et organiser sa santé financière.

Acheminement d’une demande d’achat

Etape 1 : expression de besoin d’achat 

Les demandeurs expriment leurs besoins en remplissant un formulaire des demandes d’achat.

Le formulaire contient généralement les éléments suivants:

• La date de saisie de la demande (non modifiable)
• La date envisageable pour la réception du montant demandé
• Le nom & prénom
• Types de budget 
• Budget estimé
• Code affaires
• Articles

Etape 2 : Validation du manager

Les manager des demandeurs vont interagir pour valider la demande d’achat.

Etape 3 : Assignation aux intervenants concernés

Le chemin du workflow est dynamique suivant le type d’achat choisi.

Chemins possibles du workflow

• Si la demande d’achat représente un “achat sur budget”, la demande passe directement à l’étape du consultation des fournisseurs. 

Dans ce cas, les achats procéderont pour consulter les fournisseurs.

• Si la demande d’achat représente un “autres sur budget”, la demande passe à la direction pour solliciter un accord d’acquisition. 

Dans ce cas, la direction procédera pour valider ou refuser la demande d’achat émise. 

Etape 4 : Consultation des fournisseurs

Après la validation de l’éligibilité de la demande, les achats pour consulter les fournisseurs.

Chemins possibles du workflow

• Si les fournisseurs ne sont pas référencés chez le service achats, les achats doivent chercher les fournisseurs offrant les articles ou les services demandés.
• Si les fournisseurs sont référencés, les achats procéderont à la comparaison des offres.

Etape 5 : Comparaison des offres

Dans cette étape, les achats doivent mettre en comparaison toutes les offres qu’ils ont reçus.

Etape 6 : Elaboration des Bon de commandes

Après avoir sélectionné le fournisseur, les achats seront capable de générer le bon de commande. 

Etape 7 : Validation de la réception

Dans cette étape, le demandeur doit confirmer la réception des articles demandés. 

Etape 8 : Réception de la facture

Les achats recevront le BL et la facture auprès des fournisseurs.

Etape 9 : Constitution du dossier 

 A l’issue de cette étape, les achats doivent constituer le dossier de l’affaire. Ce dernier contient l’ensemble des éléments suivants : bon de commandes, factures, attestations de dérogation, PV de réception.

Pourquoi est-il important d’opter pour une solution workflow pour gérer mes demandes d’achat

Dernièrement, nombreuses organisations ayant opter pour une solution workflow pour gérer et mener à bien leurs activités commerciales. En effet ces organisations ont tourné le dos à la gestion de leur processus métiers sur un ERP pour minimiser l’échec partiel de leurs solutions informatiques.

• Minimiser les échecs partiels des ERPs déployés. 
• Assurer une traçabilité et un contrôle optimal des processus.   
• Maximiser le ROI de la gestion digitale des processus.
• Minimiser les gaspillages dus aux flux non contrôlés.

Pour vous mieux expliquer, commençant par : la gestion des demandes d’achat sur un ERP

La gestion des demandes d’achat est un module complémentaire d’un ERP. En outre, son fonctionnement se passe par un workflow qui établis une liaison entre tous les modules de votre ERP. Dans le cas de l’ERP sage, le workflow va naitre entre le module demande d’achat, sage comptabilité et module de la gestion commerciale.

Vue détaillé sur le workflow demande d’achat :

• En premier lieu le demandeur doit soumettre ses demandes sur le module demande d’achat. 
• Par la suite, les demandes seront transférées au module gestion commerciale pour générer les bons de commande.
• Plus encore, le traitement des demandes sera effectuer en extra.
• A la fin, vous devez re saisir et uploader les données sur sage comptabilité.

Cela vaut la peine d’effectuer une acquisition d’un pack global avec un coût exorbitant afin de gérer vos demandes d’achat. Plus encore, la majorité des utilisateurs se plaignent de la complexité et de l’intuitivité des formulaires et des interfaces. D’ailleurs, Ils préfèrent soumettre des demandes d’achat manuscrites au lieu d’utiliser la solution sur laquelle vous avez effectué un investissement lourd.

La gestion des demande d’achat sur une solution workflow ! 

La procédure des demandes d’achats passe normalement par la notion du workflow, ce dernier représente une brique technique qui permet de connecter les personnes, les systèmes, les logiciels et les données tout en offrant une visibilité sur les processus de bout en bout et en préservant la qualité du flux d’information.

Aperçue:

Littéralement, un workflow désigne une suite des étapes ayant pour objectif de transformer des éléments d’entrées en des éléments de sorties dans une durée déterminée. La notion du workflow est toujours représentée par un logigramme.

Comme présenté, chaque étape du workflow représente un rôle d’un intervenant; L’étape en elle même est liée à une ou des interfaces. En effet, cet aspect technique va vous permettre de gérer le workflow demandes d’achat de bout en bout sur un seul outil. Plus encore, les solutions workflow sont équipés par un module de gestion des APIs qui va vous donner la possibilité d’interagir avec vos ERPs afin de récupérer les listes des articles et des codes affaires. De même, la solution workflow vous donne aussi la possibilité de générer les bons de commandes et les bons de livraison.

Il faut reconnaitre aussi que les solutions workflow mets à votre disposition des KPI de performances afin que vous puissiez prendre des décisions rationnelles en temps réel.

Donc, Une solution workflow est un outil tout en un qui va vous permettre non seulement d’éviter le shadow IT en bannissant les traitements qui se passent en extra. Mais aussi de centraliser vos données en optimisant le flux documentaires et les flux d’information (emails de notification et de relance automatiquement).

En guise de conclusion:

À bien des égards, digitaliser la procédure des demandes d’achat est devenue une exigence parmi d’autres auxquelles les entreprises doivent répondre pour assurer un smart pilotage et un meilleur suivi et contrôle du budget via des données en temps réel.

Une approche inédite qui va permettra aux dirigeants d’optimiser la gestion de trésorerie tout en réduisant les gaspillages potentiels liée à la consommation des articles. Au-delà de ça, la digitalisation restera toujours la solution adéquate pour mettre en œuvre une meilleure conformité et prévention de la fraude et davantage de remises fournisseurs et de création d’une trace papier facilement compilée pour les audits, les taxes et les rapports financiers.

Pour conclure voici quelques chiffres clés représentant les résultats obtenus par les entreprises qui ont déjà numérisé le processus ‘demande d’achat’. 

• Réduction de 45% les tâches à non valeur ajoutée liées à la double saisie des données.
• Réduction de 50% du temps consacré au traitement des demandes et au relance des différents intervenants. 
• Optimisation de 30% la gestion des magasins en bannissant les gaspillages dû à la sortie non justifiée des articles du magasin. 
• Une optimisation de 80% des décisions prises en tirant le meilleur parti des KPIs de performances et des Dashboard mise en place.

Ne laissez pas votre entreprise passer à côté de cette émergence méthodologique et digitaliser vos processus pour optimiser le pilotage de votre business et développer un avantage concurrentiel ! 

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