Logiciel de gestion des visiteurs, le guide ultime 2023

Ce guide présente le logiciel de gestion des visiteurs d’un point de vue macro et microéconomique, en incluant certains des termes clés qui incitent à la réflexion, afin d’aider les lecteurs à comprendre notre approche unique pour améliorer la sécurité sur le lieu de travail, la productivité, l’efficacité et l’expérience des visiteurs tout en réduisant les coûts.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des visiteurs ? Définition

Le logiciel de gestion des visiteurs est un système qui permet de suivre l’utilisation d’un bâtiment ou d’un site public. AInsi, de gérer l’arrivée des visiteurs et de s’assurer qu’ils vivent une expérience agréable lorsqu’ils sont dans votre bâtiment. Et, il implique généralement une multitude de processus qui assurent la sécurité des visiteurs et des employés et leur permettent de se trouver au bon endroit.

Il est pertinent dans de nombreux secteurs, notamment les plus réglementés comme la finance, l’industrie, l’énergie etc…

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Quels types de visiteurs fréquentent les bureaux ?

Le type d’organisation que vous avez, détermine les types de visiteurs que vous recevez. Les exemples de visiteurs de bureaux se répartissent en trois grands camps avec différents sous-groupes parmi eux :

-Les employés 

-Visiteurs

-Contractors

Y compris les sous-traitants, les employés d’autres bureaux en visite, les candidats à l’embauche, les livreurs, les clients, les clients VIP, les partenaires commerciaux et le service de nettoyage.

Un logiciel de gestion des visiteurs efficace améliore la sécurité du bâtiment et l’expérience des visiteurs. Et ce en offrant une vue d’ensemble de tous les types de visiteurs. Et en leur donnant différents niveaux d’autorisation d’accès.

Pourquoi le logiciel de gestion des visiteurs est-il important ?

Le logiciel de gestion des visiteurs est essentiel pour garantir la sécurité et la conformité du lieu de travail. Ceci en offrant une expérience exceptionnelle à chaque personne présente sur le site. Cependant, le processus traditionnel de gestion et de suivi des visiteurs, qui repose sur la collecte et le stockage manuels des données relatives aux visiteurs, généralement à l’aide d’un registre papier, peut exposer les entreprises à des risques potentiels tout en entraînant une perte d’efficacité et de productivité.

Le logiciel de gestion des visiteurs est-il pertinent pour mon secteur d’activité ?

Le logiciel de gestion des visiteurs est pertinent pour toutes les organisations indépendamment de leurs activités. Les avantages de l’utilisation d’une solution de logiciel de gestion des visiteurs peuvent se constater dans tout type de bâtiment, quel que soit le secteur d’activité.

À quoi dois-je faire attention lorsque je gère des visiteurs ?

1. Éviter d’enfreindre le GDPR

Rédigé dans l’Union européenne, le GDPR concerne toute organisation qui stocke et traite les données de tous les pays qui se trouvent dans l’UE. Même si le pays dans lequel vous exercez vos activités ne fait pas partie de l’UE. Le GDPR est un règlement qui renforce les droits des individus tout en assurant la libre circulation des données. Le règlement amplifie le rôle de plusieurs concepts. Tels que le consentement du visiteur, la période de rétention des données, leurs suppressions, et plus encore.

Toutes les données personnelles des citoyens de l’UE, telles que les noms, les adresses, les dates de naissance, les achats et les coordonnées bancaires, doivent désormais se conserver d’une manière spécifique et pendant une durée déterminée. Les données relatives aux visiteurs sont couramment afin d’offrir une meilleure expérience aux visiteurs ou d’assurer la sécurité du bâtiment. Les organisations collectent les données personnelles des personnes qui entrent et sortent de leurs bureaux. Quelle que soit la finalité, le processus manuel de collecte, de gestion et d’effacement des données requiert des techniques et une expérience qui peuvent conduire à des défaillances.

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2. Les challenges

Vous êtes confronté à un trafic de visiteurs imprévisible et vous augmentez les effectifs de la réception pour couvrir les fortes affluences ? Cependant, le nombre de visiteurs, de livraisons, est difficile à prévoir. Ce qui entraîne des saturations de personnel en surnombre ou en sous-effectif.

Que vous disposiez d’un registre ou d’un système électronique traditionnel de logiciel de gestion des visiteurs, vous serez probablement confronté aux défis suivants :

– D’abord, Les processus manuels à la réception entraînent des coûts administratifs élevés.

-Puis, Les risques de conformité engendre des amendes et nuisent à la réputation de la marque.

-Ainsi, Le système de logiciel de gestion des visiteurs est isolé des autres systèmes du bâtiment, ce qui entraîne un travail manuel supplémentaire pour l’équipe.

-Finalement, L’expérience des visiteurs n’est pas homogène sur les différents sites et repose sur la présence humaine.

Dans la section suivante de ce guide, nous examinerons plus en détail ces défis. Ainsi, les solutions à apporter en termes d’expérience, d’efficacité, de risques de sécurité et de conformité, et de coûts.

Comment résoudre ces problèmes grâce à une gestion efficace des visiteurs ?

-Utilisez la technologie pour automatiser les tâches manuelles répétitives grâce à un système de logiciel de gestion des visiteurs.

-Utiliser la technologie pour mettre en place un système d’enregistrement express sans contact permettant de gérer efficacement un plus grand nombre de visiteurs par jour.

La bonne technologie permet non seulement de résoudre les problèmes mais aussi d’apporter des avantages significatifs à l’organisation. Tout en offrant un retour sur investissement important.

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Qu’est-ce qu’un système logiciel de gestion des visiteurs (VMS) ?

Un logiciel de gestion des visiteurs (VMS) est une solution qui permet aux organisations de rationaliser et d’automatiser leur processus de gestion des visiteurs. Ceci en utilisant la technologie pour surveiller, suivre et enregistrer les informations relatives aux visiteurs.

La combinaison d’un logiciel de gestion des visiteurs, de matériel informatique et de bases de données permet de préenregistrer les visiteurs. Ainsi, de communiquer efficacement, de procéder à un enregistrement express, d’établir une cartographie interactive. Et de mettre en place des flux de travail efficaces en matière de logiciel de gestion des visiteurs.

Quelle est l’évolution des logiciels de gestion des visiteurs ?

Le logiciel de gestion des visiteurs n’est pas une tâche nouvelle pour les entreprises. Mais il a fallu beaucoup de temps pour passer du registre des visiteurs en papier au digital. Les obstacles étaient le chevauchement des opérations, de la gestion des installations et de l’informatique. Ainsi, les difficultés à introduire un système unifié sur plusieurs sites de l’entreprise avec des processus et des exigences différentes.

Ces obstacles conduisent à la mise en place d’un logiciel de gestion des visiteurs. Soit on -premise ou basé sur le cloud, connu sous le nom de « software as a service » ou SaaS.

De nombreux logiciels de gestion des visiteurs offrent un support client complet. Ainsi que des abonnements mensuels ou annuels qui peuvent se mettre à jour en permanence, ce qui supprime le besoin de correctifs et de mises à jour manuelles. Il existe plusieurs types de logiciel de gestion des visiteurs disponibles sur le marché, jetons-y un coup d’œil.

1. Système électronique de gestion des visiteurs

Les produits auxquels nous faisons référence ici sont la version digitale des livres d’émargement. Les visiteurs ou les réceptionnistes saisissent les coordonnées des visiteurs dans le système à leur arrivée. Puis leur impriment des badges visiteurs pour leur accorder un accès.

Un système électronique de gestion des visiteurs peut être conforme à la RGPD, mais les processus manuels ne sont pas supprimés.

2. Système moderne de logiciel de gestion des visiteurs

Les systèmes modernes de gestion des visiteurs ne se contentent pas d’enregistrer les informations et les dossiers des visiteurs. ils disposent d’une API ouverte pour s’intégrer à d’autres systèmes de gestion du lieu de travail. Par exemple, ils s’intègrent aux systèmes de contrôle d’accès, à la réservation de salles de réunion et de bureaux. Et ils sont conçus pour être entièrement personnalisés.

Parce que les logiciels modernes de gestion des visiteurs sont adaptables à tout type de flux de travail et d’intégration, ils constituent une solution durable qui évolue avec la croissance et les besoins changeants des organisations.

Les logiciels modernes de gestion des visiteurs étendent leurs fonctionnalités au-delà de l’enregistrement des visiteurs. Parmi les fonctionnalités importantes:

-D’abord, la notification des hôtes,

-Puis, l’enregistrement des visiteurs / réceptionniste virtuelle,

-Ainsi, la gestion des repas visiteurs / restauration

-Et, la gestion des livraisons, 

-Enfin, la réservation de salles de réunion

Qu'attendez vous ?

Les avantages d’une gestion moderne des visiteurs

Nous avons discuté en détail des avantages d’un logiciel de gestion des visiteurs, voici quelques avantages clés que nous avons résumés sur la base des précieux commentaires de nos clients et de nos recherches.

1. Aidez le personnel d’accueil à fournir un service client plus personnalisé.

Les bornes en libre-service complètent-elles ou remplacent-elles l’interaction humaine en face à face ? les logiciels de gestion des visiteurs peuvent être facilement perçus comme un dispositif ne nécessitant « aucune interaction humaine » et laissant les visiteurs se débrouiller seuls.

Cependant, en supprimant la majorité des tâches répétitives grâce à la technologie, l’équipe d’accueil peut passer de derrière le bureau à un service de type conciergerie. Ils sont habilités à mieux soutenir les visiteurs et à apporter de la valeur à la réception.

2. Améliorer la sécurité sur le lieu de travail

Les lieux de travail peuvent être confrontés à plusieurs menaces comme des intrus ou des personnes inattendues qui entrent dans le bâtiment.

Grâce à un aperçu en temps réel de la sécurité du bâtiment, les logiciels de gestion des visiteurs automatisent le processus d’enregistrement des visiteurs et de vérification de leur identité afin de garantir le plus haut niveau de sécurité dans les bureaux. Toutes les données sont enregistrées et accessibles sous forme de rapports numériques à des fins d’audit. En cas d’urgence, les données actualisées sur les visiteurs peuvent être rappelées pour vérifier combien de personnes se trouvent dans le bâtiment et où elles se trouvent.

3. Réduction des coûts 

La réduction des coûts d’un logiciel de gestion des visiteurs est mesurée en comparant le coût de la mise en œuvre et de l’abonnement logiciel aux économies réalisées sur les coûts administratifs, les coûts de main-d’œuvre et la maintenance des applications existantes.

Réduction des coûts administratifs quotidiens

Les coûts administratifs correspondent aux heures que vous avez payées à vos réceptionnistes / service de sécurité pour effectuer les tâches manuelles qui leur prennent du temps pour se consacrer à d’autres tâches plus utiles. Nous avons calculé les chiffres pour une équipe de réception composée de 3 personnes, contrôlant 200 visiteurs en un mois. Le coût total s’élève à 3 060 €/mois pour un travail qui pourrait être effectué de manière beaucoup plus efficace.

La charge de travail comprend les contrôles manuels, la collecte de données, l’impression des badges, la gestion des événements, etc. En améliorant votre processus de logiciel de gestion des visiteurs, vous pouvez utiliser vos ressources et votre personnel pour des tâches plus importantes, ce qui vous permet d’économiser de l’argent et d’améliorer votre productivité, tout en garantissant un service client constant.

Réduction des coûts de main-d’œuvre

Lorsque les tâches manuelles sont supprimées, vous n’avez plus besoin de surdoter votre réception en personnel en prévision des périodes de forte affluence, ce qui permet de réduire les coûts de main-d’œuvre et d’améliorer l’efficacité. Pendant ce temps, vous pouvez réaffecter vos réceptionnistes à d’autres secteurs de l’entreprise qui apportent plus de valeur.

Économiser sur la maintenance des applications existantes

Si vous dépendez d’un ancien logiciel de gestion des visiteurs, il est probable que vous dépensiez des sommes importantes pour la prise en charge, la maintenance et la mise en œuvre de ces logiciels. En utilisant un logiciel de gestion des visiteurs moderne qui peut être mis à jour à distance et entretenu en permanence, vous pouvez réduire un montant important de coûts dans les années suivantes.

Votre problème, notre solution !

Comment mesurer le retour sur investissement d’un logiciel de gestion des visiteurs ?

Vous avez bien compris les avantages et l’impact des solutions de gestion des visiteurs, mais comment présenter le retour sur investissement pour convaincre vos décideurs / collaborateurs d’y adhérer ?

Lorsqu’il s’agit de technologie, le retour sur investissement va au-delà de la comparaison et de la mesure des coûts et des bénéfices. Il est en effet crucial d’évaluer à la fois la qualité et la quantité.

1. Mesurez et comparez le ROI tangible 

Le retour sur investissement tangible peut être mesuré en comparant le coût du logiciel de gestion des visiteurs aux économies qui peuvent être réalisées. Ces économies comprennent :

-Une réduction des coûts administratifs quotidiens

-Réduction des coûts de main-d’œuvre

-Amélioration des procédures de conformité

-Efficacité digitale accrue

-Maintenance coûteuse des anciens systèmes.

2. Le retour sur investissement intangible, moteur du succès à long terme

Vous devez également adopter une approche qui n’est pas uniquement axée sur les chiffres ou la quantité, mais qui est plutôt centrée sur l’humain et la qualité – le ROI intangible qui est directement lié aux personnes qui dirigent l’entreprise.

Le ROI intangible qui est à l’origine du succès à long terme de votre entreprise :

-Meilleure expérience des visiteurs

-Renforcer la perception de la marque

-Une meilleure compréhension de votre lieu de travail

-Sécurité accrue

-Une plus grande satisfaction au travail et un turnover du personnel plus faible

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des visiteurs ?

1. Pensez à vos visiteurs

Commencez par suivre le parcours du client et pensez à vos visiteurs. Passez une journée avec un visiteur et observez comment ils utilisent votre bâtiment, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et interrogez-les sur ce qui doit changer.

2. Évaluez votre service d’accueil : Cassez le paradigme du trafic

Les différents types de réception sont confrontés à des défis différents. Calculez l’efficacité digitale de votre lieu de travail pour comprendre de combien de personnes vous avez réellement besoin aux heures de pointe et comment votre solution de logiciel de gestion des visiteurs peut améliorer le service d’accueil.

3. Commencez à parler de « retour sur investissement » et non de coût

Les budgets en tant que terme sont remplacés par des retours sur investissement et des retours sur l’expérience que vous avez offerte.

4. Priorité à l’intégration et à l’adaptabilité de la solution

La nouvelle technologie que vous envisagez doit s’adapter à votre lieu de travail, et non l’inverse. Elle doit faciliter la vie des employés et des visiteurs. L’intégration avec tout logiciel est cruciale pour la  gestion des visiteurs, car elle peut maximiser la valeur de l’innovation que vous avez apportée sur le lieu de travail et conduire à une meilleure productivité des employés. 

N'hésitez pas à nous découvrir

Comment convaincre votre organisation d’ investir dans un logiciel de gestion des visiteurs ?

1. Mettez vos décideurs / collaborateurs dans la boucle dès le début

L’une des choses les plus utiles que vous puissiez faire pour encourager l’adhésion des parties prenantes est de les impliquer dès le début du projet. Vous leur permettez ainsi de se familiariser avec les objectifs de votre projet et la solution que vous envisagez.

2. Écoutez les préoccupations

Un court atelier pour les parties prenantes est un moyen efficace d’écouter leurs préoccupations ou leurs inquiétudes avant que le projet ne prenne de l’ampleur. Pendant la session, vous pouvez répondre aux questions et aux préoccupations, ou prendre des notes et y revenir après la session. Vos parties prenantes apprécieront d’avoir la possibilité de faire des commentaires avant que vous n’alliez de l’avant avec le projet.

3. Communiquez

Tenez vos parties prenantes informées tout au long du projet. La fréquence de cette communication dépend de l’influence qu’elles exercent sur le projet. Qu’il s’agisse d’une mise à jour quotidienne, d’un appel téléphonique hebdomadaire ou d’une note par mail par mail, veillez à communiquer à un niveau approprié.

Softyflow – logiciel de gestion des visiteurs

La réception virtuelle Softyflow est une solution de gestion des employés et des visiteurs qui offre une expérience d’accueil amplifiée et offre un retour sur investissement aux entreprises en:

-Réduisant les coûts administratifs

-Améliorant la sécurité et la conformité

-Offrant une expérience de bout en bout mémorable qui va au-delà de l’enregistrement des visiteurs.

-Améliorant l’efficacité en rationalisant les processus manuels tout en conservant les interactions humaines.

-Adoptant une approche véritablement personnalisée et flexible qui s’adapte et évolue avec l’organisation.

Softyflow est une solution qui connecte des systèmes cloisonnés, facilitant la réservation des ressources, l’enregistrement des visiteurs et des employés, la gestion des livraisons, et plus encore!

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