Le guide complet de la gestion des déplacements professionnels

La gestion des déplacements professionnels peut s’avérer infernale. Avec des employés qui voyagent dans le monde entier, il y a des vols à réserver, des hébergements à organiser et une liste interminable de coûts et de tâches diverses à gérer.

Dans la plupart des cas, il s’agit d’une véritable corvée.

Et c’est bien dommage. Car les déplacements professionnels  peuvent être à la fois très productifs et agréables pour les salariés. Ils devraient être un moyen d’élargir votre réseau, d’accroître la visibilité de votre entreprise et de créer des expériences durables.

Alors pourquoi la gestion des voyages professionnels est-elle une telle corvée ? Et que pouvez-vous faire pour y remédier ?

Dans cet article, nous détaillons les principaux problèmes liés aux déplacements professionnels . (Ils sont en fait assez simples, et le remède l’est tout autant). Nous expliquons également comment la gestion des voyages et des dépenses va de pair.

Qu’est-ce que la gestion des déplacements professionnels  ?

En termes simples, la gestion des voyages est la structure qu’une entreprise a mise en place pour superviser et faciliter les déplacements professionnels. Elle comprend les processus de planification d’un voyage, de réservation et de paiement de tout ce qui est nécessaire, ainsi que les approbations et les documents nécessaires pour garantir la conformité.

Certaines entreprises confient cette tâche à des agences de voyage spécialisées. D’autres font appel à des gestionnaires de voyages spécialisés. Dans cet article, nous allons nous concentrer davantage sur l’impact que peuvent avoir les logiciels et sur la manière dont l’automatisation d’une grande partie de la gestion des déplacements professionnels est bénéfique pour tous les collaborateurs de l’entreprise.

Qu'en est il de votre besoin?

Les défis en matière de déplacements professionnels 

Les déplacements professionnels restent un domaine dans lequel la plupart des entreprises éprouvent des difficultés. Même si vous pensez les maîtriser, vous risquez de perdre beaucoup de temps et d’efforts pour gérer des tâches qui devraient être simples:

1. Gestion d’un grand nombre de demandes

Dans la plupart des entreprises, une personne est généralement désignée responsable. Dans les grandes entreprises, il s’agit d’un gestionnaire de voyages spécialisé. Mais dans les entreprises plus petites et en croissance, ce rôle incombe souvent à un membre de l’équipe administrative ou financière. Et ce n’est qu’une de leurs tâches. Lorsque les déplacements professionnels  sont monnaie courante, cela devient un véritable fardeau. Les demandes proviennent de tous les secteurs de l’entreprise et ne suivent pas toujours les procédures appropriées. Un membre de l’équipe vous envoie un email, tandis qu’un autre envoie un message sur Slack. Dans le pire des cas, des employés viennent vous voir en personne, vous distrayant de ce que vous devriez faire. C’est la nature disparate et incohérente de ces interactions qui en fait un problème.

Et,

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2. Suivi des approbations

Tout comme l’administrateur ou le responsable financier doit suivre les demandes, il doit également s’assurer que les voyages ont été autorisés par les bonnes personnes. Il s’agit généralement d’un chef d’équipe ou d’un manager, mais dans certaines entreprises, l’approbation du PDG est également requise. Il s’agit là de points de contact supplémentaires – d’étapes supplémentaires – dans un processus déjà fastidieux. Mais comme ils sont obligatoires, il est impossible de les contourner.

3. Contrôler les dépenses

Les voyages font partie de la gestion d’une entreprise et sont considérés comme essentiels à la croissance. Mais la facture qui en découle peut être difficile à supporter. Les déplacements professionnels font l’objet d’un regain d’intérêt. Les employés veulent en profiter et les entreprises sont souvent prêtes à les satisfaire. Mais cela peut rapidement faire gonfler le budget voyages. Les responsables doivent alors commencer à refuser des demandes raisonnables.

Rendre les déplacements professionnels moins pénibles

Le meilleur moyen de s’assurer que les membres de l’équipe ne suivent pas les règles est de faire en sorte que les règles soient difficiles à suivre. Pour la plupart des membres du personnel, la réservation de voyages ne fait pas partie intégrante de leur description de poste. Ils essaient donc de trouver le moyen le plus simple de s’en sortir afin de pouvoir faire ce qu’ils sont censés faire.

Par conséquent, si votre processus de voyage est fastidieux, vos équipes trouveront un moyen de le contourner.

Ce qu’il faut éviter :

-Trop de règles (surtout lorsqu’elles prêtent à confusion)

-Un nombre élevé d’interventions (y compris des emails supplémentaires adressés aux responsables pour approbation)

-Beaucoup d’étapes manuelles (comme l’archivage de documents imprimés et de reçus)

-Des processus peu clairs

L’idéal est de disposer d’un processus ou d’un système de réservation de voyages qui guide les employés à chaque étape. Les règles y sont intégrées, de sorte qu’ils n’ont pas à les déchiffrer eux-mêmes.

Nous verrons un exemple dans un instant. Mais à quoi ressemble un tel système ?

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Qu’est-ce qu’un système de gestion des voyages ?

Comme leur nom l’indique, ces systèmes aident les entreprises à gérer les voyages. Il peut s’agir d’outils spécialement conçus par des éditeurs de logiciel, ou bien de solutions développées sur mesure.

Avant l’avènement des logiciels en tant que service (SaaS), c’est cette dernière option qui avait du sens. Mais aujourd’hui, les outils de gestion des déplacements professionnels  sont disponibles prêts à l’emploi, pour un coût relativement faible, et il n’est tout simplement pas judicieux de créer quelque chose à partir de zéro.

L’objectif de ces solutions est de « superviser, réguler et coordonner les activités et les frais de voyage des employés d’une entreprise ». Il s’agit en grande partie de tâches manuelles qui devraient normalement être effectuées par des administrateurs de bureau, ou peut-être par un gestionnaire de voyages spécialisé au sein d’une entreprise.

Avec un système de gestion des voyages, ce travail peut être rationalisé ou complètement automatisé. L’objectif est de libérer le personnel pour qu’il se consacre à des tâches plus utiles que le contrôle des plans de voyage des autres.

Pourquoi l’automatisation est cruciale

La plupart des problèmes évoqués ci-dessus sont liés à deux thèmes : le temps et l’effort. Chaque tâche supplémentaire demandée aux membres de l’équipe prend du temps. Et c’est souvent au tout début que l’on perd le plus de temps, lorsque les employés doivent d’abord comprendre quelle est la politique de voyage.

Chaque question fait perdre du temps (aux responsables et au personnel), et chaque erreur le multiplie.Et c’est ce qui nuit à l’effort. Plus ces tâches sont longues et fastidieuses, moins les membres de l’équipe auront envie de les accomplir. Ils sautent des étapes, ignorent certaines règles et votre brillante politique des voyages n’est plus qu’un souvenir.

À moins que vous ne l’automatisiez. Vous pouvez intégrer votre politique de voyage dans un logiciel de gestion des voyages, et personne n’aura alors à s’en souvenir ou à poser des questions. Ils se contentent de suivre le processus étape par étape, tout en faisant ce qui leur est demandé.

Il en résulte des réservations de voyage avec moins d’erreurs (voire aucune) et une équipe administrative qui peut se consacrer à des tâches plus importantes. De plus, si les employés peuvent réserver eux-mêmes leurs voyages, ils peuvent planifier le voyage qui leur convient le mieux.

Vous pouvez toujours inclure les règles ou les restrictions que vous souhaitez. Vous pouvez limiter les budgets aux montants appropriés (automatiquement) et même restreindre les fournisseurs disponibles si cela est vraiment important. En fait, le système est aussi flexible et convivial que vous le souhaitez.

Si vous ne souhaitez pas créer tout cela à partir de zéro, quelles sont les options qui s’offrent à vous ?

Gestion des voyages et des dépenses

Nous pensons généralement que les frais de voyage sont les choses que vous payez lorsque vous êtes en déplacement. Pour la plupart des employés, cette idée est ancrée dans leur tête grâce à la pénible procédure de déclaration de frais qui intervient à la fin du voyage.

Mais bien sûr, les dépenses de voyage commencent dès la première réservation. Il s’agit généralement de vols, de trains ou de déplacements en voiture – quel que soit le moyen utilisé pour se rendre d’un point à un autre. Et lorsqu’elles sont bien gérées, il est facile de faire coïncider ces dépenses avec les coûts ultérieurs.

Mais la plupart des entreprises ne parviennent pas à « bien gérer ». Chaque voyage doit être considéré comme un tout, les dépenses en cours de route étant ajoutées aux vols et à l’hébergement. On obtient ainsi le coût réel de l’excursion, qui peut ensuite être imputé aux budgets des équipes et aux dépenses globales de l’entreprise.

Pourquoi est-ce difficile ?

La majorité des entreprises rencontrent les mêmes problèmes de gestion des dépenses :

1- Il n’y a pas de politique de dépenses claire et observée

2- Chaque coût est considéré comme unique et n’est pas pris en compte dans son ensemble.

3- Ils s’appuient sur une petite poignée de cartes d’entreprise

4- Lorsque la carte d’entreprise n’est pas disponible (souvent), les employés sont contraints de dépenser leur propre argent.

Les points 3 et 4 expliquent pourquoi il est si difficile de suivre les dépenses de l’entreprise. Si tout le monde partage les mêmes quelques cartes de crédit de l’entreprise, il est immédiatement difficile de savoir qui a dépensé quoi et pourquoi. Il est presque impossible de contrôler les approbations à ce stade. Pour que cela fonctionne à long terme, il faut une politique de dépenses irréprochable et une équipe financière très diligente.

Ainsi,

On vous dévoile un secret ?

Et comme nous le savons, demander aux employés d’avancer les frais n’est jamais bien perçu!. Vous vous épargnez quelques tracas au début (parce que vous n’avez pas à mettre en place une meilleure solution), mais la contrepartie est qu’il est très difficile d’en assurer le suivi, qu’il y a plus de paperasserie chaque mois et que les employés détestent cela ! Si vous parvenez à résoudre les problèmes susmentionnés, vous aurez pratiquement résolu vos problèmes de gestion des voyages. Tous les problèmes les plus graves concernent les frais et les dépenses. Et c’est généralement parce que ces processus n’ont pas été mis en place intentionnellement.

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles ont tendance à ajouter des processus au fur et à mesure. Au début, lorsque l’entreprise ne compte que peu de membres, une seule carte d’entreprise suffit généralement. Le fondateur/chef d’entreprise sait ce qui doit être dépensé et peut effectuer la plupart des paiements lui-même.

Mais au fur et à mesure que l’équipe s’agrandit, d’autres options s’ajoutent au mélange. On passe d’une carte à trois, et il y a une confusion constante quant à savoir qui possède quelle carte. Lorsque cela devient impossible, vous commencez à demander au personnel de remplir des notes de frais. Mais comme la moitié des paiements sont effectués avec les cartes de l’entreprise, l’alignement de toutes ces dépenses devient une corvée. Et lorsque vous disposez d’une équipe financière et d’un directeur financier dédiés, il y a tellement de façons différentes de dépenser au travail que c’est la pagaille.

Softyflow, le logiciel adapté à tous les contextes

Avec Softyflow vos équipes peuvent réserver leurs propres voyages directement sur la plateforme. Encore une fois, tout est soigneusement suivi, de sorte que vous pouvez garder les dépenses sous contrôle.

L’outil comprend également des fonctions de gestion des dépenses qui peuvent s’avérer très utiles. Lorsqu’un employé utilise son propre argent pour effectuer un achat, il peut télécharger le reçu dans Softyflow. Une note de frais est créée et l’entreprise peut entamer le processus de remboursement.

Cela permet de gagner beaucoup de temps sur les notes de frais, qui sont un véritable fardeau pour les entreprises chaque mois. Cela permet également de réduire les erreurs simples telles que les reçus perdus, ce qui satisfait l’équipe de gestion.

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