Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter

Les opérations d’approvisionnement d’une entreprise sont cruciales pour son succès. Il doit y avoir une méthode d’achat établie pour répondre aux besoins de tous les départements de l’organisation. Tous les collaborateurs ne sont pas autorisés à initier des bons de commande de manière indépendante dans la plupart des organisations. Les demandes d’achat sont utilisées à cette fin.Les entreprises demandent parfois aux responsables de soumettre des demandes avant de finaliser les commandes afin de réduire les dépenses inutiles, les malentendus et les risques de fraude.Chaque achat effectué par l’entreprise, qu’il s’agisse d’une cafetière pour la salle de repos ou d’un ordinateur portable pour un nouvel employé, doit d’abord être approuvé par le département concerné. Les collaborateurs pourraient aller au-delà ou acheter des articles inutiles, nuisant aux finances de l’entreprise. Les demandes d’achat préviennent cela en surveillant les dépenses et en gérant le processus d’approvisionnement à partir d’un point de contrôle central. Voici un article qui décrit Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter.

Que contient une demande d’achat ?

Les demandes d’achat sont des documents internes d’une entreprise que les employés créent lorsqu’ils doivent acheter au nom de l’organisation. C’est, très simplement, une commande officielle utilisée pour informer les chefs de service; ou les responsables des achats de la décision d’effectuer un achat. Cela amène le service des achats à lancer la procédure d’achat. L’équipe financière utilisera également ce document pour coordonner les méthodes de reporting avec le service comptable.

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Quel est le processus de demande d’achat ?

Le processus de demande d’achat est une série d’étapes, au cours desquelles le responsable examine la demande. Puis l’approuve et la transmet au service des achats. Le service des achats traitera votre commande et l’enverra à l’exécution afin que vous puissiez recevoir et utiliser votre produit.

– Pour commencer, vous devez saisir une demande d’achat via le système de votre entreprise. Votre responsable ou chef d’équipe peut examiner cette demande avant de l’approuver ; cependant, ils ne peuvent rien ajouter de nouveau ni modifier les prix sur ce formulaire.

– Une fois qu’ils l’ont examiné et approuvé, ils transmettront toutes les informations pertinentes (y compris les modifications) au service des achats, où un spécialiste de la demande d’achat pré-approuvera tous les articles en fonction des conditions de remise et de la disponibilité.

– Après l’approbation préalable, le service achat commence à traiter les commandes. En recherchant des fournisseurs qui répondent à ces exigences pour chaque article répertorié sur chaque demande avant de passer une commande directement auprès de ces fournisseurs.

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Qui prépare ces demandes ?

Tous les collaborateurs peuvent théoriquement soumettre une demande d’achat. Cependant, il est essentiel que les membres du personnel comprennent le processus d’achat et suivent les procédures lors de la préparation d’une demande d’achat. Cela garantira que leurs demandes sont soumises en temps opportun et en bonne et due forme.

Il est également crucial que chaque employé soit au courant de la politique d’achat de son organisation. La politique d’achat décrit comment les achats seront gérés au sein de votre entreprise. AInsi, elle fournit des directives sur les meilleures pratiques concernant les activités d’approvisionnement. Telles que l’approvisionnement en matériaux auprès des fournisseurs, l’attribution de contrats pour des services ou des biens, le paiement des fournisseurs sur la base des factures reçues, etc.

Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter

Quel est l’objectif principal d’une demande d’achat ?

Une demande d’achat est essentielle pour optimiser les dépenses et rationaliser les procédures de dépenses. 

Grâce au processus de demande d’achat, les entreprises peuvent obtenir une visibilité en temps réel sur les dépenses et contrôler les dépenses. Donc, l’utilisation d’une demande d’achat oblige les employés à suivre une procédure pour émettre une demande. Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter

Puis, répertorier toutes les informations et les envoyer aux responsables des achats aide les organisations à acheminer tous les bons de commande via une seule équipe.

Les organisations rationalisent davantage ce processus en utilisant des workflows d’automatisation des demandes d’achat. Si vous ne centralisez pas vos achats, vous n’avez aucun moyen de savoir exactement combien d’argent chaque département dépense en fournitures tout au long de l’année. 

Une demande d’achat est un document officiel que l’acheteur utilise pour demander des biens ou des services à l’acheteur. C’est un document légal qui protège les deux parties contre la fraude.

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La demande d’achat comme moyen de communication et de suivi

La communication est l’un des aspects les plus importants d’un processus d’approvisionnement réussi.

Les demandes d’achat sont la principale communication entre les vendeurs et les fournisseurs. Garantissant que les deux parties comprennent clairement ce qu’elles doivent faire, quand elles doivent le faire et combien cela coûtera.

Il en va de même pour la communication au sein de votre entreprise : les demandes d’achat garantissent que chaque service connaît ses responsabilités. Pour qu’un produit ou un service soit acheté et livré à temps, sans accroc ni revers.

Une demande d’achat peut empêcher les commandes en double. Donc, à l’aide d’un flux de travail automatisé approprié, avant que le formulaire de demande d’achat ne passe pour approbation, vous pouvez ajouter des vérifications pour déterminer s’il existe un formulaire en double dans le système.

La création de demandes d’achat peut aider votre organisation à suivre tous les achats. Ces documents peuvent être utiles en cas d’audit ou de tout autre contrôle légal.

La demande d’achat comme moyen de communication et de suivi

Les étapes du processus de demande d’achat peuvent varier en fonction des politiques de l’entreprise. Mais examinons les grandes lignes du processus.

Première partie :

– Soumission du formulaire de demande d’achat: L’employé remplit et soumet le formulaire de demande d’achat pour approbation après une recherche approfondie sur les exigences d’achat. L’employé est responsable d’inclure toutes les informations dans la demande de poste soumise, ce qui rend le processus d’approbation plus accessible.

– Approbations – Responsable & service achats: Après soumission, le formulaire de demande d’achat est soumis à approbation. En fonction de la nature et du montant,la demande va suivre un chemin de validation prédéfinie. 

– Service achat: Généralement à son terme, la demande se transmet au service achats. Ces derniers procèdent au vérification d’usage et vérifient pour s’assurer de la légitimité de la demande d’achat. Après vérification de toutes les informations, doublons et autres vérifications de conformité, le service des achats approuve la demande.

Deuxième partie :

Bon de commande: Un bon de commande est un document officiel qui indique votre intention d’acheter ou de vendre un produit ou un service. Une fois toutes les vérification s’effectuent, le document de demande d’achat se transforme en un bon de commande qui se transmet au fournisseur/vendeur.

– Processus d’achat: Une fois le bon de commande transmis au vendeur. Celui-ci doit livrer le produit dans les délais convenus, il est donc essentiel de vérifier s’il a été livré à temps. Il est également important de vérifier s’il y a des défauts ou des dommages concernant la quantité et/ou la qualité de vos produits. Le vendeur fournit à ce moment des bons de livraisons, des reçus et des factures après la livraison des articles.

– Facturation: Une fois la livraison terminée, le vendeur envoie une facture. Votre entreprise effectuera une triple correspondance pour faire correspondre les bons de commande, les reçus et les factures afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur. Une fois cela fait, la prochaine étape consiste à payer le vendeur.

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Limites du processus manuel

La plupart des demandes d’achats se traitent manuellement, avec du papier, des e-mails et des feuilles de calcul. Cela engendre un gaspillage de ressources, en raison de politiques inefficaces ou inexistantes, des problèmes de conformité et des retards inutiles.

Certaines des limites de la demande d’achat manuelle sont:

– Processus d’approbation complexe: La procédure d’approbation d’une demande d’achat est complexe, longue et fastidieuse. Le processus manuel de demande d’achat implique de vérifier et de recouper les documents avant d’approuver ou de rejeter la demande d’achat, ce qui prend beaucoup de temps. Vous devez par exemple vérifier la politique de carte de crédit de l’entreprise, les conditions générales de facturation et les conditions générales du client.

– Conformité minimale: Il n’y a pas de contrôle dans le processus de demande manuelle. Le responsable ou le service des achats ne peut pas suivre chaque demande d’achat car il n’existe pas de plateforme unique pour les consulter. Dans un tel scénario, assurer la conformité dans toute l’organisation devient difficile.

Deuxième partie :

– Documenter les pertes et les erreurs: Les demandes d’achat manuelles sont susceptibles de contenir des pertes de documents et des erreurs. Les formulaires de demande d’achat papier subissent de nombreux arrêts. Dont certains peuvent échapper au flux en raison d’une mauvaise manipulation, d’erreurs, d’un classement incorrect, etc.

– Visibilité limitée: Lorsque vous n’avez pas de système pour suivre vos dépenses, il est difficile de savoir ce qui se passe. Cela conduit souvent à des malentendus entre les membres de l’équipe et la direction.

– Communication quasi impossible: Des collaborateurs peuvent ne pas comprendre le refus d’une demande d’achat. Ou ce qui se passe avec leur demande une fois soumise. Ce qui entraîne des allers-retours inutiles entre les départements lorsqu’ils ont besoin d’informations supplémentaires. Ou de clarifications sur quelque chose qui a été achetée précédemment. Mais n’est pas encore arrivé ( ou vice versa).

Comment automatiser votre processus de demande d’achat à l’aide de workflows ?

Un workflow de demande d’achat peut vous aider à digitaliser et à automatiser le processus de demande d’achat. Voyons comment vous pouvez utiliser Softyflow pour l’automatisation des demandes d’achat avec des flux de travail automatisés.

Lorsque vous créez un workflow de demande d’achat, tenez compte des questions suivantes :

– Quels achats souhaitez-vous intégrer ?

– Quels achats s’approuvent automatiquement ?

– Qui est chargé d’examiner la demande d’achat ? S’agit-il d’une seule personne ou de plusieurs parties prenantes ?

– Que faites-vous lorsque l’approbateur n’est pas disponible ?

Sur la base de ces questions, vous pouvez configurer votre flux de travail de deux manières 

1 – Un seul document pour tous vos biens/services demandés

Le flux de travail devrait ressembler à ceci :

– L’initiateur soumet la demande d’achat pour examen.

– L’approbateur s’avise. S’il manque des informations au document, il peut les ajouter ou retourner la demande à l’initiateur pour qu’il les ajoute. Lorsque toutes les informations requises se renseignent, la demande d’achat peut passer à l’étape suivante.

– Le service achat examine la demande pour voir si les biens/services sont nécessaires ou si le budget est suffisant. Il peut approuver ou rejeter le document, ou le renvoyer à l’initiateur pour modifications.

2 – Un document individuel pour chaque bien/service demandé

Si plusieurs biens/services se font demandés, vous pouvez rédiger une demande d’achat différente pour chacun d’eux. Le flux de travail sera similaire à l’exemple de demande d’achat ci-dessus. Sauf que chaque document devra être soumis pour validation avant que le flux de travail puisse être terminé pour l’ensemble de la demande d’achat.

Le workflow d’approbation de la demande d’achat devrait ressembler à ceci :

– D’abord, L’initiateur soumet les demandes d’achat.

– Puis, L’approbateur s’assure que toutes les informations se renseignent correctement pour chaque bien/service. Dans le cas contraire, il peut renvoyer le document ou compléter lui-même les informations. Lorsque toutes les informations se remplissent, la demande d’achat peut passer à l’étape suivante. Une personne peut passer en revue toutes les demandes d’achat ou différentes personnes peuvent passer en revue chaque document. Selon la nature des marchandises demandées.

– Ensuite, Le responsable du demandeur examine la demande d’achat et l’approuve ou la rejette. En cas d’approbation, le document passe à l’étape suivante du workflow.

– Le chef de service examine et approuve la demande d’achat. Par exemple, il peut approuver le budget. Plusieurs responsables de département s’mpliquent dans cette étape, en fonction des marchandises demandées.

– Enfin, Le responsable du groupe donnera l’approbation finale. Il peut également approuver un budget plus important ; si les coûts dépassent la limite que le chef de service peut approuver. Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter

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Comment Softyflow peut vous aider à gérer votre workflow de demande d’achat?

Bien que l’achat soit une pratique courante, la façon dont une organisation le gère varie énormément. Pour cette raison, de nombreuses entreprises ont besoin d’un processus de demande d’achat rationalisé avec des procédures d’approbation clairement définies. 

En utilisant Softyflow, vous pouvez rationaliser votre flux de travail de demande d’achat et réaliser des économies de temps et d’argent. De plus, vous pourrez avancer avec une meilleure efficacité.

Vous pourrez rédiger des demandes d’achat en ligne rapidement et facilement, et les soumettre pour examen en un seul clic. Cela vous laissera plus de temps pour vous concentrer sur les activités les plus importantes pour votre organisation.

Vous pourrez également suivre les demandes d’achat à chaque étape du processus. Vous gagnerez en visibilité sur le processus et serez en mesure de résoudre tous les problèmes avant qu’ils n’aient la possibilité d’avoir un impact négatif sur votre entreprise. Tout ce que vous devez savoir sur la demande d’achat et comment l’implémenter.

Êtes-vous prêt à rationaliser et à digitaliser votre demande d’achat ?

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