Le guide complet de la modélisation de processus

Malheureusement, encore aujourd’hui, de nombreux chefs d’entreprise ne prennent jamais le temps de cartographier et de modéliser leurs processus de manière visuelle, ce qui entraîne un manque de compréhension de leur propre entreprise. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi la modélisation des processus métier est essentielle pour les organisations modernes et comment la mettre en œuvre dès aujourd’hui. Commençons par les bases.

Qu’est-ce que la modélisation des processus métier ?

Tout d’abord, nous devons nous assurer que nous sommes tous d’accord sur ce qu’est un processus.

Un processus métier est la séquence logique d’événements qui conduisent à un résultat particulier pour votre organisation. Un processus comprend toutes les activités ou tâches d’une chaîne d’événements qui permet d’accomplir quelque chose. L’émission de bons de commande, l’assemblage de produits, l’expédition de produits, la facturation des clients et l’estimation des coûts d’un projet sont des exemples de processus opérationnels courants.

La modélisation des processus d’entreprise est la pratique qui consiste à rétroconcevoir chaque processus de votre entreprise afin de comprendre les différents composants nécessaires pour atteindre l’objectif et de trouver des améliorations potentielles pour chaque composant.

Il s’agit d’une discipline d’analyse et d’amélioration continue qui vous aide à maximiser tout processus par le biais d’un examen critique. Par exemple, un modèle de processus d’entreprise typique peut ressembler à ceci :

Bien que l’exemple ci-dessus ne soit qu’un exemple, il existe d’autres techniques populaires de modélisation des processus d’entreprise. Nous examinerons certaines de ces techniques plus en détail un peu plus loin, mais tout d’abord, nous allons voir comment la modélisation des processus peut avoir un impact sur votre entreprise.

Venez découvrir notre secret digital

Avantages de la modélisation des processus métier

Les organisations évoluent, tout comme leurs processus. Nous vivons dans un monde où les entreprises sont confrontées à des changements massifs quasi quotidiens. Si vous n’avez pas mis en place une stratégie pour vous adapter à cet environnement en constante évolution, votre organisation ne survivra pas longtemps.

La modélisation des processus d’entreprise est cruciale car elle vous aide à identifier les domaines les moins efficaces de votre organisation et à imaginer des moyens potentiels de « colmater les fuites ». En bref, si vous ne modélisez pas vos processus, vous ne saurez jamais si vous travaillez au mieux de vos capacités et vous passerez à côté d’opportunités considérables.

Les principaux avantages de la modélisation des processus sont les suivants

– Meilleur alignement : alignez vos activités sur les objectifs fondamentaux de votre entreprise.

– Plus de contrôle : améliorer la façon dont vous contrôlez vos activités et vos ressources

– Meilleure productivité : maximisez votre temps et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment.

– Améliorer vos résultats : réduire les inefficacités, les coûts et les goulets d’étranglement

– Produire de meilleurs produits et services : mettre en place des processus de production plus efficaces qui raviront vos clients.

Un modèle de processus solide ne se limite pas à un dessin ou à une représentation visuelle de votre processus – vous aurez besoin d’autres éléments pour tirer le meilleur parti de cette stratégie.

8 éléments essentiels de la modélisation des processus d’entreprise

Les diagrammes ne sont que l’un des nombreux éléments impliqués. Pour modéliser complètement un processus, vous devez créer un document contenant les éléments suivants :

– Déclaration de portée : une description pertinente du nom du processus, ainsi que des dates de début et de fin du processus.

– Résultat : une définition du résultat souhaité du processus.

– Description : une description étape par étape du processus (c’est-à-dire les différentes étapes qui doivent être exécutées pour atteindre le résultat souhaité).

– Exceptions et variations : une description des chemins alternatifs potentiels du processus basés sur des données conditionnelles ou des déclencheurs d’action.

– Critères d’entrée et intrants : les éléments que vous devez avoir en place pour exécuter le processus de gestion

– Critères de sortie et résultats : ce qui doit être vrai une fois le processus terminé.

– Dépendances : description de tout autre processus ou activité dépendant de celui-ci.

– Organigramme du processus : représentation visuelle du processus commercial et de ses composants.

En documentant l’ensemble du processus à l’aide de ces éléments, vous saurez plus clairement par où commencer et vous serez en mesure de communiquer votre plan complet à votre équipe et aux parties prenantes.

Il est important de se rappeler que les modèles de processus d’entreprise doivent inclure des informations visuelles et textuelles afin d’analyser chaque processus à un niveau plus granulaire. Ceci étant dit, examinons quelques exemples.

Demandez votre démonstration

Technique de modélisation de processus d’entreprise 

Maintenant que vous comprenez les éléments d’un modèle d’entreprise, examinons comment vous pouvez représenter visuellement vos processus:

1. Diagramme BPMN (Business Process Modeling Notation)

BPMN (Business Process Modeling Notation) est une technique qui vous aide à représenter vos processus de manière visuelle à l’aide de plus de 100 objets propriétaires.

Voici quelques-uns de ces objets :

– Objet de flux : représente le flux séquentiel et l’exécution des tâches.

– Pool : représente les participants au processus

– Swimlane : définit les sous-groupes et les divisions au sein des pools.

– Objet de données : représente les informations circulant dans le processus.

– Artefacts : utilisés pour définir la manière dont les tâches et les activités sont organisées.

Le BPMN fournit des spécifications claires pour chaque diagramme. En disposant d’une stratégie ou d’un langage unifié pour modéliser vos processus, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

1. Rationaliser le processus

Pour améliorer un processus existant, vous devez le décomposer en plusieurs éléments. Réfléchissez à ce dont vous avez besoin pour atteindre l’objectif. En gardant la réponse à cette question à l’esprit, vous devez ensuite classer les activités par ordre de priorité en fonction de l’impact qu’elles ont sur vos résultats.

Une fois que vous avez organisé vos activités dans un ordre progressif, coordonner l’exécution avec votre équipe. Vous pouvez également déterminer quelles activités peuvent être automatisées et comment.

Pour y parvenir, vous avez besoin d’un système flexible qui s’adapte à vos besoins et vous aide à rationaliser vos processus. Avec Softyflow, vous pouvez accéder à des modèles entièrement personnalisables et préconstruits pour structurer différents processus dans divers secteurs d’activité. 

Enfin, Softyflow vous aide à centraliser l’ensemble de votre organisation dans un lieu de travail unique, ce qui vous permet de rationaliser plus facilement vos flux de travail et d’améliorer vos processus. 

2. Mise en œuvre

Une fois que vous avez défini vos processus, il est temps de les mettre en œuvre. Commencez par une plateforme qui vous permet de collaborer avec l’ensemble de votre équipe, de supprimer les cloisonnements entre les services et de suivre facilement les progrès réalisés.

Par exemple, sur Softyflow, vous pouvez inviter toute votre équipe dès le départ. Et accéder à de puissants outils de collaboration pour améliorer votre communication, notamment.

3. Contrôler

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer. C’est pourquoi vous avez besoin d’un système qui vous aide à contrôler toutes les informations importantes pour vous et à analyser vos progrès.

Accédez à des tableaux de bord puissants qui vous permettent de suivre tous les aspects de votre activité, du chiffre d’affaires à la productivité. Tout en passant par le temps, les ventes, les tâches, les performances et bien d’autres choses encore, sur Softyflow.

Les tableaux de bord permettent de comprendre facilement les performances globales de vos processus et de les optimiser en conséquence. Et le plus beau, c’est qu’ils sont entièrement personnalisables.

Explorez et jugez

4. Optimiser

Enfin, vous devez organiser une réunion avec votre équipe pour analyser les données recueillies lors de la dernière étape. Ainsi, réfléchir à la manière d’améliorer le processus actuel. Pensez à poser des questions :

– Quels sont les principaux goulets d’étranglement ?

– L’équipe travaille-t-elle de manière productive ?

– Utilisez-vous vos ressources à bon escient ?

– Où se situent les axes d’amélioration ?

En répondant à ces questions, vous serez en mesure de repérer les problèmes majeurs dans vos processus. Et ce avant qu’ils ne fassent boule de neige et de les résoudre rapidement..

Prêt à améliorer vos processus d’entreprise ?

Nous espérons que vous comprenez maintenant suffisamment bien le processus global. Ainsi que les raisons pour lesquelles il est crucial pour la réussite de votre entreprise. Et si vous recherchez une plateforme qui vous aide à optimiser chacun de vos processus avec une précision chirurgicale, Softyflow est peut-être la solution qu’il vous faut.

Découvrez Softyflow