Comment implémenter un workflow ?
Lors de l’adoption de solutions numériques pour votre entreprise, l’un des principaux obstacles est la migration des flux de travail papier Workflow vers les flux de travail numériques. Pour accomplir cette tâche avec succès, il faut une planification détaillée. Dans cet article, nous analyserons quelques recommandations pour mener à bien une transformation numérique et une mise en œuvre des processus papier.
Lors de la migration du papier vers le numérique, les principales étapes sont :
D’abord, Documenter le flux de travail actuel
Puis, Le processus actuel (sur papier) doit être évalué et ses procédures tracées sur un diagramme de flux de travail.
Enfin, Concevoir de manière visuel les étapes du workflow
Une fois que vous avez défini votre nouveau workflow, vous devrez migrer vos documents et formulaires papier vers un format digital. Au cours de ce processus, il est essentiel de considérer deux facteurs : l’expérience utilisateur et la qualité des données.
Améliorer l’expérience utilisateur
La satisfaction des utilisateurs est la pierre angulaire du succès de toute entreprise. Prêter attention à l’expérience utilisateur profitera non seulement à vos clients, mais apportera également de bons résultats à votre entreprise. C’est l’occasion d’offrir à vos clients, employés et fournisseurs une belle expérience qui reflète les valeurs de votre entreprise.
Lorsque vous passez au digital, vous devez faire très attention à la conception et au contenu des formulaires . Avec un workflow, les formulaires n’ont plus besoin d’économiser de l’espace. Nous vous suggérons d’envisager ces améliorations :
D’abord, Agrandissez les tailles de police et les champs de saisie de texte pour qu’ils soient plus faciles à lire.
Puis, Ajoutez de la couleur et du design à vos documents et formulaires.
Ensuite, Pensez à utiliser un outil qui fournit une description des informations requises dans les différents champs du formulaire pour aider les utilisateurs à remplir correctement le questionnaire.
Enfin, Convertissez vos documents en PDF. Il s’agit de la norme en matière de portabilité et d’accessibilité et constitue un bon choix lorsque vous souhaitez numériser et archiver votre flux de travail.
Améliorer la qualité des informations
Les formulaires vous permettent d’améliorer la qualité de vos données.
D’abord, Créez les champs obligatoires : ajoutez des info-bulles aux champs pour clarifier les informations ou donner des exemples et ajouter une validation des données pour vous assurer que vous collectez les informations correctes.
Puis, Mettez votre nouveau workflow à l’épreuve : avant de commencer à utiliser votre workflow digital, testez le modèle avec des personnes qui seront les utilisateurs professionnels quotidiens du processus.
Finalment, Recueillez des commentaires : sollicitez des commentaires à toutes les étapes du processus de la part des examinateurs internes et externes. Demandez aux utilisateurs d’évaluer constamment le flux de travail.
Adoptez la modernité pas à pas
Les entreprises modernes ont passé des années à s’orienter vers le digital. Si vous ne faites pas ce processus correctement, vous pouvez avoir des problèmes. Passer au tout numérique d’un seul coup est un risque à éviter. Il est conseillé de commencer à digitaliser certains processus et de progresser étape par étape.
Si vous ne savez toujours pas si vous devez ou non commencer à numériser certains de vos processus, voici 4 avantages qui peuvent vous aider à prendre la décision.
Améliorer l’expérience client
En mettant en place une solution de workflow, vos clients bénéficieront d’un service plus rapide. Cela contribuera également à améliorer l’image de marque.
Augmentation de la productivité des entreprises
Les documents papier peuvent ralentir vos flux de travail. Ceci est particulièrement délicat lorsque l’on travaille en collaboration avec une équipe. En numérisant les flux de travail, les données et informations pertinentes peuvent être partagées instantanément avec d’autres membres de l’organisation, économisant ainsi des ressources et augmentant la productivité.
Des gains plus élevés
En digitalisant les processus d’information, les coûts de production peuvent être réduits jusqu’à 90 % et les temps de réponse considérablement accélérés selon une analyse de McKinsey. Lorsqu’on adopte l’approche numérique, il est important d’identifier les processus qui bénéficieront le plus du changement. Ce n’est pas une tâche facile, mais cela en vaut vraiment la peine car cela vous permettra de quantifier le temps et l’argent que vous pouvez économiser en digitalisant un processus particulier.
Plus de sécurité
La sécurité peut souvent être un obstacle à la transformation digitale. Et la peur que les données puissent être piratées ou volées est toujours présente. Les données et les documents numériques, peuvent être stockés en toute sécurité, conformément aux lois sur la protection des données.
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