Qu’est-ce qu’une note de crédit ? Et comment les traiter?

Une note de crédit, également connue sous le nom d’avoir, est un document juridique officiel. Au même titre qu’une facture ou un bon de commande, que les fournisseurs remettent aux clients pour les informer qu’un crédit s’applique à leur compte pour un certain nombre de raisons. C’est un moyen d’émettre des remboursements complets ou partiels pour des factures déjà émises ou payées. Vous pouvez émettre une note de crédit à vos clients parce que :

– Le client a retourné des marchandises ou rejeté des services pour un certain nombre de raisons.

– Il y a eu un trop-perçu sur la facture originale

– Il y a eu une erreur de prix sur la facture originale

– les marchandises ont été endommagées pendant le transport

Des notes de crédit sont émises lorsqu’il est nécessaire d’annuler tout ou partie d’une facture qui a déjà été émise. Cela permet de conserver des enregistrements comptables corrects. Et ce, car les factures ne sont pas supprimables ou modifiables une fois émises. Les notes de crédit vous permettent de supprimer le montant de la facture de vos registres financiers sans supprimer la facture elle-même. Pourquoi est-ce important ? Dans la plupart des pays, les pistes d’audit sont légalement obligatoires. Ce qui signifie que la suppression des factures est illégale.

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Ainsi

Des notes de crédit peuvent s’émettre dans le cas où un client apporte une modification à une commande après l’émission d’une facture. Parfois, les vendeurs émettent des crédits à un acheteur en guise de bonne volonté. Et ce dans des situations où le contrat de vente initial ne prévoyait pas de politique de remboursement explicite pour les articles retournés. Cela permet à l’acheteur d’échanger les articles achetés contre d’autres articles proposés par le vendeur.

D’une manière générale, vous pouvez utiliser les notes de crédit dans toute situation qui nécessiterait la modification et la réémission d’une facture. La note de crédit est souvent liée à une facture. Toutefois, il est possible de les émettre séparément, afin qu’elles puissent être utilisées contre une autre facture à l’avenir.

Les notes de crédit ne doivent pas être confondues avec les notes de débit. Les notes de débit sont un document commercial officiel. Il s’émet par un acheteur à un vendeur pour demander une note de crédit.

Ce qu’il faut inclure dans une note de crédit

Le fournisseur doit indiquer les produits, les quantités et les prix des produits ou des services qui ont été convenus par les deux parties. La note de crédit fait normalement référence à la facture originale et indique la raison de la note de crédit. Le crédit peut être fourni au client sous forme d’argent ou peut être appliqué à des achats futurs. En général, les vendeurs choisissent de l’appliquer à des achats futurs plutôt que de fournir un remboursement en espèces.

Pour des raisons administratives et d’enregistrement pour les deux parties, il est préférable d’inclure également les éléments suivants :

– La date d’émission de la note de crédit

– Le numéro de la note de crédit (qui peut être lié au numéro de la facture). Comme le numéro de facture, il est ajouté pour faciliter la recherche dans votre système.

– Le numéro de référence du client

– Les conditions de paiement

– Les coordonnées (nom de l’entreprise, adresse de facturation/adresse d’expédition,SIRET, numéro de TVA).

Cependant, toutes les entreprises ne fournissent pas toutes ces informations sur leurs notes de crédit. Certaines ne mentionnent ni les conditions de paiement ni les coordonnées. Si la facture originale inclut la TVA, vous devrez émettre une note de crédit TVA correspondante, qui comprendra les détails de la facture ainsi que le montant hors TVA.

Veillez à indiquer clairement en haut du document qu’il s’agit d’une note de crédit et non d’une facture. Ceci afin d’éviter tout malentendu potentiel de la part du client. Émettez la note de crédit dans le mois qui suit l’accord entre le client et le vendeur. Et ce pour réduire le montant de la facture.

Le moyen le plus simple de se rappeler ce qu’est une note de crédit est de l’assimiler à une facture négative. Elle peut s’émettre à tout moment.

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Émission de notes de crédit logiciel 

Softyflow permet d’émettre facilement des notes de crédit sur n’importe quelle facture en quelques clics. Dans Quickbooks, par exemple, vous pouvez créer une note de crédit de deux façons.

Traitement des notes de crédit et gestion de la comptabilité

Les notes de crédit sont différentes de la comptabilisation standard des bénéfices et des pertes, elles doivent donc être saisies différemment. La manière de la saisie dans les livres comptables dépend du fait que vous soyez l’acheteur ou le vendeur.

Les notes de crédit dans les livres de l’acheteur

Toute marchandise retournée par l’acheteur se considére omme un retour d’achat, ce qui diminue la dette qu’il doit payer au créancier et réduit les dépenses engagées précédemment pour acheter la marchandise. En tant que tels, ils sont considérés comme un débit pour le compte du créancier et un crédit pour le compte de retour d’achat.

Si l’acheteur n’a pas encore payé le vendeur, la note de crédit peut réduire la responsabilité totale. En revanche, si l’acheteur a déjà payé le montant total de la facture, il peut décider d’utiliser la note de crédit pour compenser les paiements futurs au vendeur ou de l’utiliser comme une demande de paiement en espèces en échange de la note de crédit.

Dans les livres de l’acheteur, il faut débiter le compte du créancier pour débiter la diminution du passif et créditer le compte de retour d’achat pour créditer la diminution de la dépense.

Les notes de crédit dans les livres du vendeur

Les retours de marchandises à un vendeur sont connus sous le nom de retours de vente. En retournant des marchandises à un vendeur, il en résulte une diminution des recettes comptabilisées auparavant comme des ventes, ainsi qu’une diminution de l’actif puisque le débiteur n’effectue plus le paiement.

En tant que tel, il s’agit d’un débit sur le compte de retour des ventes pour diminuer le revenu et d’un crédit sur le compte du débiteur pour diminuer les actifs.

Les vendeurs devraient toujours examiner les notes de crédit ouvertes qu’ils ont à la fin de chaque rapport. Pour voir s’ils peuvent se lier à des comptes débiteurs ouverts. Cela réduit le montant global des factures impayées et s’utilise pour réduire les paiements aux fournisseurs.

La création et l’envoi de notes de crédit aussi facilement que possible permettent à l’équipe financière d’économiser du temps et de l’argent lorsque des erreurs se produisent. L’utilisation d’un logiciel de facturation automatisée permet d’améliorer l’efficacité de votre flux de travail. 

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