Introduction
La transformation des achats constitue aujourd’hui un projet de transformation majeur pour toute entreprise soucieuse d’optimiser sa gestion des achats, de réduire ses coûts et de créer de la valeur ajoutée durable. Face à la concurrence actuelle sur le marché et à l’évolution rapide des technologies, la fonction achat doit adopter une approche stratégique et s’appuyer sur une feuille de route claire pour réussir sa transition vers une digitalisation des achats efficiente. Cet article, structuré en huit parties, propose une meilleure pratique pédagogique pour :
- Comprendre comment réussir la transformation des achats ?
- Identifier les enjeux de la digitalisation des achats.
- Voir comment améliorer la qualité de la fonction achats.
- Dresser les étapes clés de la transformation achats.
- Mesurer l’impact de cette transformation sur l’entreprise et son objectif.
- Présenter les outils pour la digitalisation des achats, en particulier Softyflow.
- Définir une stratégie achats efficace.
- Examiner les bénéfices à attendre d’un tel projet.
En suivant cette feuille de route, votre organisation sera en mesure de piloter la mise en œuvre d’un service achats performant et stratégique, tout en assurant une conduite du changement réussie.
1. Comment réussir la transformation des achats ?
Réussir la transformation des achats consiste à passer d’un processus achats manuel et cloisonné à un écosystème digitalisé, automatisé et piloté temps réel. L’objectif est de :
- Définir une vision claire, partagée par la direction et les équipes prenantes,
- Structurer un plan d’action précis et mesurable,
- Renforcer la communication interne et externe (avec les fournisseurs) pour garantir l’adhésion de tous,
- Mettre en place une conduite du changement proactive,
- Jouer un rôle stratégique dans la prise de décision, et ainsi optimiser la réduction des coûts et la création de valeur ajoutée.
États des lieux : Avant toute mise sur le marché, la première étape consiste à réaliser un état des lieux des besoins, des processus, des outils et des risques. Ce diagnostic permet d’identifier les gisements d’économies, les points de friction et les leviers d’innovation à mobiliser.
Feuille de route : Sur la base de ce diagnostic, élaborez une feuille de route comportant des étapes clés, un calendrier, des indicateurs de performance et un retour sur investissement attendu pour chaque phase. Cette roadmap doit être validée par le directeur financier et le directeur achat, afin de sécuriser les ressources et l’engagement des parties prenantes.
Conduite du changement : Menez des ateliers de sensibilisation, formez les collaborateurs à la nouvelle organisation, et communiquez régulièrement sur les avancées et les premiers succès. L’expérience client interne se trouve ainsi au cœur de l’approche.
2. Quels sont les enjeux de la digitalisation des achats ?
La transformation digitale des achats est bien plus qu’une simple informatisation : elle transforme le service achat en un pilier d’efficacité opérationnelle et d’avantage concurrentiel.
- Automatisation et productivité
Grâce à l’intelligence artificielle et à l’automatisation, les tâches répétitives (tels que la saisie de commande, le rapprochement facture-bl) sont déléguées à la technologie, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur et création de valeur. - Visibilité et pilotage
Les plateformes modernes offrent des tableaux de bord en temps réel, facilitant la prise de décision et l’évaluation de la performance à l’aide de KPI pertinents (taux de conformité, cycle procure to pay, économies dégagées, etc.). - Gestion des risques
La digitalisation améliore la gestion des risques liés à la chaîne d’approvisionnement, aux fluctuations du marché, ou encore aux enjeux de responsabilité sociétale et de développement durable. - Agilité et réactivité
En adoptant des solutions cloud et modulaires, l’organisation peut facilement faire évoluer ses processus, intégrer de nouveaux fournisseurs et s’adapter d’une manière rapide aux demandes du client ou aux contraintes réglementaires. - Collaboration et traçabilité
Les interfaces collaboratives garantissent une communication fluide entre acheteurs, opérationnels, finance et IT, tandis que la traçabilité end-to-end renforce la maîtrise des dépenses et la conformité.
3. Comment améliorer la fonction achats ?
Pour transformer la fonction achats en véritable centre de création de valeur, il convient de :
- Redéfinir le rôle de l’acheteur
- Passer du gestionnaire de commande à un consultant interne, expert en sourcing, négociation et relation fournisseur.
- Développer une vision stratégique, en alignant les objectifs achats sur la stratégie globale de l’entreprise.
- Renforcer les compétences
- Former les équipes aux nouvelles technologies (AI, analytics),
- Acquérir des compétences en gestion de projet, conduite du changement et data.
- Optimiser les processus
- Standardiser et automatiser le procure to pay,
- Mettre en place des procédures agiles et des processus achats simplifiés,
- Déployer des logiciels ergonomiques pour fluidifier la demande et la validation des achats.
- Instaurer une politique RSE
- Intégrer des critères de responsabilité sociale et environnementale dans les appels d’offres,
- Favoriser les partenariats avec des fournisseurs locaux ou responsables pour générer un avantage concurrentiel et renforcer le développement durable.
- Piloter la performance
- Définir des indicateurs de suivi (TCO, indice de satisfaction, taux d’automatisation),
- Mettre en place un reporting régulier pour ajuster la stratégie et assurer un retour sur investissement optimal.
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4. Quelles sont les étapes de la transformation achats ?
La transformation achats se déroule généralement en cinq phases principales :
- État des lieux et diagnostic
- Identifier les besoins, les points de blocage et les risques,
- Cartographier les processus existants.
- Définition de la stratégie achats
- Définir la vision, les objectifs et les priorités,
- Élaborer la feuille de route et les KPI pour organiser la démarche du travail.
- Choix des outils et solutions
- Sélectionner les outils adaptés (e-procurement, P2P, analytics),
- Mettre en place un plan de déploiement et d’intégration.
- Mise en œuvre et pilotage
- Conduite du changement : formation, communication, accompagnement de chaque acteur dans l’entreprise,
- Lancement des premières étapes clés : circuits d’approbation, automatisation des workflows.
- Amélioration continue
- Mesurer la performance, collecter le feedback,
- Ajuster la stratégie, renforcer les bonnes pratiques et évoluer vers une maturité toujours plus élevée.
Cette approche itérative garantit la pérennité et la performance de la transformation.
5. Comment la transformation des achats impacte-t-elle l’entreprise ?
- Efficacité opérationnelle
- Diminution des délais et des coûts,
- Réduction des erreurs de saisie et des tâches redondantes.
- Création de valeur
- Meilleure qualité des produits et services,
- Optimisation des niveaux de stock et de la trésorerie.
- Agilité stratégique
- Capacité à réagir rapidement aux fluctuations du marché,
- Anticipation des ruptures d’approvisionnement.
- Culture d’innovation
- Développement d’une culture centrée sur la collaboration, l’automatisation et l’expérience client interne.
- Responsabilité sociétale
- Intégration de critères RSE tout au long du processus achats,
- Contribution à la stratégie globale de développement durable.
6. Quels outils pour la digitalisation des achats ?
Un exemple parmi les solutions de digitalisation des achats, Softyflow se distingue comme plateforme low code et BPMN performante permettant de créer une application métier qui va permettre de :
- Automatiser le procure to pay grâce à ses workflows configurables en temps réel,
- Centraliser les demandes, les commandes, la gestion des contrats et les factures,
- Offrir une prise de décision optimisée via des tableaux de bord dynamiques regroupant tout information pertinente et des indicateurs de performance,
- Garantir la traçabilité et la conformité aux normes RSE et qualité,
- Faciliter la collaboration inter-équipe et la communication avec les parties prenantes.
D’autres outils complètent l’écosystème :
- Outil de sourcing spécialisé,
- Solutions d’analyse des besoins et d’optimisation budgétaire,
- Marketplace d’approvisionnement,
- Modules de reporting et de pilotage de la chaîne d’approvisionnement.
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7. Comment définir une stratégie achats efficace ?
- Vision et objectifs
- Aligner la stratégie achats sur la stratégie globale de l’organisation,
- Définir des objectifs SMART liés à la réduction des coûts, à la qualité, à la RSE et à l’innovation.
- Segmentation et priorisation
- Cartographier les familles d’achats et les évaluer selon leur impact et la complexité du marché,
- Appliquer la matrice de Kraljic pour déterminer le niveau d’investissement stratégique.
- Plan d’actions
- Élaborer une feuille de route avec des étapes clés,
- Sélectionner les outils, définir le budget et le piloter via des indicateurs.
- Gestion des parties prenantes
- Impliquer la direction des achats, le directeur financier, les managers métier et les équipes opérationnelles,
- Mettre en place une gouvernance claire et des comités de pilotage.
- Suivi et ajustement
- Mettre en place un reporting régulier,
- Ajuster la stratégie en fonction des retours terrain et des évolutions du marché.
8. Quels sont les bénéfices de la transformation achats ?
- Avantage concurrentiel
- Réactivité face aux évolutions du marché,
- Capacité à proposer des offres plus compétitives et innovantes.
- Amélioration de la qualité
- Sélection de fournisseurs performants,
- Diminution des non-conformités et augmentation de la satisfaction interne.
- Réduction des coûts
- Diminution des dépenses directes et indirectes,
- Optimisation des dépenses et du budget global.
- Performance durable
- Alignement avec les objectifs de responsabilité sociale,
- Contribution à la croissance et à la rentabilité à long terme.
- Retour sur investissement
- Amortissement rapide des solutions digitalisées,
- Gains de productivité et d’efficience à chaque étape de la transformation.
ConclusionLa transformation des achats guide l’organisation vers un modèle opérationnel plus agile, transparent et durable. En adoptant une stratégie achats claire, en suivant les étapes clés du projet de transformation, en intégrant la digitalisation des achats via des outils comme Softyflow, et en pilotant la conduite du changement, chaque entreprise peut générer un avantage concurrentiel, réduire ses coûts, améliorer sa qualité et renforcer sa responsabilité sociétale. Cette transition, menée dans une démarche d’amélioration continue, permettra de maximiser la création de valeur et de transformer la fonction achats en un véritable rôle stratégique au cœur de la performance et de la pérennité de l’entreprise.
