La cooptation permet à un salarié de recommander une personne pour une opportunité. Elle ouvre un canal de candidature, mais ne remplace pas l’examen des compétences et des critères du poste. Le circuit doit éviter les doublons et clarifier ce qui peut être communiqué à la personne qui recommande.
L’application Softyflow peut organiser la proposition et son suivi par les RH. Elle relie le salarié, le poste et la candidature sans donner au recommandant accès à tout le dossier de recrutement. Une éventuelle prime de cooptation suit des conditions distinctes à définir avec votre organisation.
Quelles informations réunir dans le dossier ?
| Information | Utilité dans le circuit |
|---|---|
| Poste concerné | Référence, périmètre et statut de l’offre. Une recommandation pour une offre fermée doit être orientée clairement. |
| Recommandation | Salarié à l’origine, contexte professionnel utile et informations nécessaires sur le profil. Évitez les appréciations personnelles sans lien avec le poste. |
| Candidat | Coordonnées et documents utiles, avec l’information et les modalités de traitement prévues. Le candidat doit conserver la maîtrise des démarches qui le concernent. |
| Suivi | Responsable RH, doublon éventuel, suite donnée et informations partageables. Les conditions d’une prime sont documentées séparément. |
Le parcours, étape par étape
1. Proposer un profil
Le salarié indique le poste et les éléments utiles à l’examen. Le parcours précise les modalités de contact et de traitement des données du candidat.
2. Vérifier la candidature
Les RH recherchent un dossier existant et confirment la bonne orientation. Les recommandations multiples sont rapprochées sans lancer plusieurs recrutements parallèles.
3. Examiner selon le poste
La candidature suit les critères habituels du recrutement. La recommandation ne doit pas remplacer les échanges et vérifications nécessaires.
4. Informer et suivre
Le candidat reçoit les informations prévues et le recommandant un suivi limité au périmètre autorisé. Les éventuelles suites de prime suivent leur propre vérification.
Les exceptions à prévoir
Prévoyez deux recommandations pour la même personne, un candidat déjà en cours de recrutement et une offre fermée. Ne partagez pas les comptes rendus d’entretien ou les raisons détaillées d’un refus avec le salarié recommandant par défaut. La traçabilité de la proposition ne justifie pas un accès complet au dossier candidat.
Exemple illustratif : un dossier en pratique
Un technicien recommande une personne pour un poste de maintenance. Les RH trouvent une candidature déjà reçue et rapprochent les informations avant de poursuivre un seul dossier. Le salarié reçoit le statut de sa recommandation selon les règles prévues, sans accéder aux échanges d’entretien. Ce scénario illustratif montre la coordination utile sans garantir une meilleure qualité de recrutement.
Les indicateurs à suivre
Suivez les recommandations non examinées, les doublons et les dossiers sans prochaine action. Pour apprécier le canal, observez les candidatures réellement engagées et leur contexte, sans conclure que toute embauche issue d’une recommandation est nécessairement plus rapide ou moins coûteuse.
Données et intégrations à cadrer
Le logiciel de recrutement peut rester la référence des offres et candidatures. Définissez l’identifiant de rapprochement et les informations de statut renvoyées au circuit de cooptation. La CNIL recommande de limiter les données de recrutement à leur finalité et d’encadrer leur accès et leur conservation.
Comment préparer un premier pilote ?
Testez une recommandation simple, un doublon, une offre fermée et une candidature retirée. Vérifiez les accès depuis le compte du recommandant et celui du recruteur. Si une prime existe, faites tester séparément ses conditions pour éviter qu’un statut de candidature déclenche un versement injustifié.
Pour approfondir ce point : Guide du recrutement de la CNIL.
Pour relier ce parcours à vos autres opérations, consultez Gestion du recrutement, Vivier de candidats, Primes de performance. Notre offre Ressources humaines permet de cadrer les processus concernés avec l’équipe Softyflow.
Questions fréquentes
Une candidature recommandée est-elle automatiquement acceptée ?
Non. Elle doit être examinée selon les exigences du poste. Le circuit facilite la transmission et le suivi, sans remplacer la décision de recrutement.
Comment traiter deux recommandations pour le même candidat ?
Prévoyez une règle de rapprochement et faites examiner le doublon par les RH. Conservez l’historique et appliquez séparément les éventuelles règles de prime.
Que peut voir le salarié qui recommande ?
Uniquement les informations de suivi définies par votre politique. Les détails de candidature, entretiens et décisions doivent rester réservés aux personnes habilitées.
Présentez votre circuit lors d’une démonstration Softyflow : apportez un dossier représentatif, les étapes de décision et les outils à relier.
