Une feuille de temps répartit le temps déclaré sur une période entre des activités, des projets ou des clients. Elle peut servir au suivi de charge, au coût des projets ou à la préparation de la facturation. Ces usages demandent des règles différentes : il faut choisir ce que l’on mesure avant de créer les champs.
Sur Softyflow, le parcours peut relier la saisie du collaborateur, la revue du responsable et l’exploitation des données approuvées. L’objectif est une information compréhensible et traçable. Une déclaration de temps ne doit pas être présentée comme une mesure automatique de productivité ou comme une surveillance continue de l’activité.
Quelles informations réunir dans le dossier ?
| Information | Utilité dans le circuit |
|---|---|
| Période et unité | Semaine ou mois, heures ou jours, précision attendue et calendrier applicable. Définissez une unité commune avant d’additionner des déclarations. |
| Affectation | Projet, client, activité et éventuelle distinction facturable/non facturable. Les catégories doivent être suffisamment claires pour éviter les classements au hasard. |
| Contexte utile | Commentaire limité aux informations nécessaires : tâche réalisée, aléa ou justification d’une correction. Évitez les descriptions contenant des données sensibles de clients. |
| Validation | Responsable, date de soumission, version approuvée et référence d’export. Le statut doit indiquer si les données peuvent encore être modifiées. |
Le parcours, étape par étape
1. Saisir les activités
Le collaborateur répartit son temps dans les catégories retenues. Il peut vérifier le total et les lignes incomplètes avant de soumettre sa période au responsable.
2. Vérifier la cohérence
Le responsable examine les imputations et les écarts qui demandent une explication. Un retour précise la ligne à corriger ; il ne doit pas obliger à recréer toute la période.
3. Valider la période
Une version approuvée est conservée pour les usages aval. Toute modification ultérieure suit un circuit identifié afin que les totaux exportés restent explicables.
4. Exploiter les données
Les équipes projet ou finance utilisent les données selon leur finalité. Elles rapprochent les périodes, les unités et les périmètres avant de comparer des charges ou de préparer une facture.
Les exceptions à prévoir
Anticipez les projets fermés en cours de période, les déclarations tardives, les collaborateurs travaillant sur plusieurs équipes et les corrections après export. Une activité non renseignée n’est pas forcément du temps nul. Les règles de saisie doivent distinguer une valeur manquante, une journée non travaillée et une durée effectivement égale à zéro.
Exemple illustratif : un dossier en pratique
Un consultant partage sa semaine entre un projet client et une activité interne. Son responsable relève une mauvaise imputation sur une ligne et lui demande de la corriger. La période est ensuite validée et exportée. Si une erreur est découverte après la facturation, la correction garde le lien avec la version utilisée initialement. Cet exemple illustratif montre pourquoi l’historique est aussi important que le total.
Les indicateurs à suivre
Suivez les périodes soumises à temps, les retours pour correction et les lignes sans affectation exploitable. Pour piloter les projets, comparez la charge déclarée à un périmètre et à une période définis. Ne confondez pas temps déclaré, temps facturé et marge : ces indicateurs nécessitent des données complémentaires et des règles de calcul explicites.
Données et intégrations à cadrer
Le référentiel des projets peut provenir de votre outil de gestion et les données approuvées être transmises à la facturation ou à la comptabilité analytique. Vérifiez les codes projet, les unités et les arrondis. Une reprise d’export doit reconnaître les lignes déjà traitées ; un changement de nom de projet ne doit pas créer une nouvelle affaire par erreur.
Comment préparer un premier pilote ?
Faites saisir une période normale, une période incomplète, une correction et une activité répartie entre deux projets. Contrôlez que le responsable reçoit les bons dossiers et que l’export reproduit la version validée. Demandez aux utilisateurs d’expliquer les catégories avec leurs propres mots : si plusieurs interprétations apparaissent, simplifiez le référentiel avant de généraliser.
Pour relier ce parcours à vos autres opérations, consultez Demandes de congés, Déplacements professionnels, Gestion des budgets. Notre offre Ressources humaines permet de cadrer les processus concernés avec l’équipe Softyflow.
Questions fréquentes
Faut-il saisir en heures ou en jours ?
Choisissez l’unité adaptée à votre finalité et à vos règles internes. Documentez les conversions et les arrondis si plusieurs outils utilisent des unités différentes.
Peut-on corriger une période approuvée ?
Oui, à condition de définir qui rouvre la période, qui revalide et comment la correction atteint les systèmes ayant reçu les données précédentes.
Une feuille de temps mesure-t-elle la performance ?
Elle décrit une répartition déclarée du temps. Pour apprécier un résultat, il faut aussi considérer la qualité, les contraintes, les objectifs et le contexte du travail.
Présentez votre circuit lors d’une démonstration Softyflow : apportez un dossier représentatif, les étapes de décision et les outils à relier.
