L’arrivée ou le départ d’un collaborateur déclenche des tâches réparties entre les RH, le manager, l’informatique et les services généraux. Le risque vient des dépendances : un compte créé trop tôt, un matériel non préparé ou un accès maintenu après le départ parce que l’information n’a pas atteint la bonne équipe.
Une application Softyflow peut relier ces tâches à un dossier commun, avec des responsables et des dates. L’onboarding prépare les conditions d’arrivée ; l’offboarding organise la passation et la sortie. Ces deux parcours partagent certaines données, mais leurs contrôles et leurs critères de clôture doivent rester distincts.
Quelles informations réunir dans le dossier ?
| Information | Utilité dans le circuit |
|---|---|
| Événement RH | Arrivée, départ ou mobilité, personne concernée, entité, poste et date de référence. La diffusion d’une information encore confidentielle doit être maîtrisée. |
| Tâches par équipe | Action attendue, responsable, échéance et dépendance. Une tâche « préparer l’IT » gagne à être décomposée en accès, équipement et vérification. |
| Matériel et accès | Éléments à attribuer, modifier ou restituer, avec leur référence. Conservez les preuves utiles sans stocker des mots de passe dans le dossier. |
| Confirmation | Réalisation constatée, anomalie éventuelle et personne chargée de la suite. Une case cochée ne suffit pas si l’action dépend encore d’un autre outil. |
Le parcours, étape par étape
1. Ouvrir le dossier
Les RH confirment l’événement et les informations nécessaires. Le parcours sélectionne la liste de tâches adaptée au poste, au site et au type de mouvement.
2. Coordonner les équipes
Les actions sont attribuées avec leurs dates et dépendances. Le manager voit ce qui reste à préparer et les équipes spécialisées accèdent aux seules informations utiles.
3. Vérifier la transition
À l’arrivée, l’équipe vérifie les conditions d’accueil et de travail. Au départ, elle suit la passation, la restitution et la modification des accès selon les procédures prévues.
4. Clôturer avec preuves
Le responsable examine les tâches restantes et les exceptions. Le dossier n’est clôturé que selon les critères définis, avec une suite explicite pour tout élément non terminé.
Les exceptions à prévoir
Prévoyez un décalage de date, une arrivée annulée, un départ urgent et du matériel non restitué. Une modification de date doit atteindre les tâches déjà planifiées. La suppression d’un accès ne doit pas être déduite d’un simple envoi de notification : il faut une confirmation du système ou de l’équipe responsable.
Exemple illustratif : un dossier en pratique
Une nouvelle recrue doit rejoindre un site, mais sa date d’arrivée est décalée. Les RH modifient le dossier ; le manager revoit l’accueil et l’IT ajuste la préparation des accès. Une tâche déjà réalisée reste tracée et les actions à déplacer sont identifiées. Cet exemple illustratif montre pourquoi le dossier doit coordonner les dépendances, plutôt que seulement envoyer un message de bienvenue.
Les indicateurs à suivre
Suivez les tâches critiques non terminées à la date prévue, les dossiers modifiés tardivement et les actions sans responsable. Pour l’offboarding, distinguez les accès confirmés comme retirés des demandes encore en attente. Pour l’onboarding, observez les difficultés signalées après l’arrivée afin d’améliorer la préparation du prochain dossier.
Données et intégrations à cadrer
Le SIRH fournit l’événement de référence ; l’annuaire, l’outil IT et l’inventaire matériel peuvent exécuter certaines actions. Définissez les échanges et leur retour de confirmation. Les données sensibles du dossier RH ne doivent pas être copiées dans chaque ticket technique. Une intégration doit prévoir les échecs et leur reprise par une personne identifiée.
Comment préparer un premier pilote ?
Testez une arrivée normale, un changement de date, un départ et une mobilité interne. Vérifiez les tâches qui doivent être annulées, recréées ou simplement modifiées. Faites contrôler les accès par les équipes concernées et simulez une confirmation manquante. La clôture doit correspondre à une situation vérifiée, pas seulement à l’expiration d’un délai.
Pour relier ce parcours à vos autres opérations, consultez Gestion du recrutement, Mobilité interne, Demandes d’attestations RH. Notre offre Ressources humaines permet de cadrer les processus concernés avec l’équipe Softyflow.
Questions fréquentes
Une mobilité interne nécessite-t-elle un dossier ?
Elle peut nécessiter des changements d’accès, de matériel ou de responsabilités sans créer une nouvelle arrivée complète. Définissez un parcours adapté et relié au dossier RH existant.
Peut-on automatiser la création des comptes ?
Cela dépend des interfaces et des règles de vos systèmes d’identité. L’action, ses conditions et la confirmation de résultat doivent être testées ; la fiche ne suppose pas une connexion native à chaque annuaire.
Comment traiter une tâche encore ouverte au départ ?
Identifiez son impact, son responsable et la suite prévue. Les tâches critiques doivent suivre la procédure d’escalade définie, au lieu d’être masquées par une clôture globale.
Présentez votre circuit lors d’une démonstration Softyflow : apportez un dossier représentatif, les étapes de décision et les outils à relier.
