Un vivier de candidats est une base de profils que l’équipe recrutement peut retrouver pour un besoin futur. Sa valeur dépend de la qualité des informations : poste recherché, compétences déclarées, disponibilité connue et dernier échange. Accumuler des CV sans contexte crée surtout des doublons et des dossiers périmés.
Une application de CVthèque sur Softyflow organise la collecte, la qualification et la réutilisation des profils par les personnes autorisées. Elle complète le processus de recrutement : un candidat présent dans le vivier n’est pas automatiquement engagé dans une offre ni présélectionné pour un poste.
Quelles informations réunir dans le dossier ?
| Information | Utilité dans le circuit |
|---|---|
| Profil professionnel | Coordonnées nécessaires, CV, familles de métiers et compétences pertinentes. Distinguez les informations déclarées des éléments vérifiés au cours d’un échange. |
| Origine du dossier | Candidature spontanée, réponse à une offre ou recommandation. Le contexte de collecte aide à déterminer l’information à donner au candidat et l’usage prévu. |
| Fraîcheur des données | Date du dernier contact, disponibilité connue et prochaine revue. Une disponibilité ancienne ne doit pas être présentée comme une confirmation actuelle. |
| Gestion des accès | Équipe autorisée, finalité du vivier et règle de conservation validée. Prévoyez le traitement des demandes de mise à jour et de suppression. |
Le parcours, étape par étape
1. Réunir
Le recruteur ajoute un profil avec son origine et recherche un éventuel dossier existant. Les doublons possibles sont rapprochés après vérification, sans perdre l’historique des candidatures.
2. Qualifier
L’équipe classe le profil avec un vocabulaire partagé : métier, expérience pertinente, localisation souhaitée et compétences utiles. Évitez les appréciations vagues ou sans lien avec les postes.
3. Rechercher et contacter
Pour une offre précise, le recruteur retrouve les profils pertinents puis vérifie leur intérêt et leur situation actuelle. Le contact et sa réponse sont consignés pour éviter les sollicitations répétées.
4. Réviser le vivier
Les profils sont revus selon la politique retenue. Les informations obsolètes sont corrigées et les dossiers arrivés au terme de leur conservation suivent le traitement prévu.
Les exceptions à prévoir
Ne confondez pas moteur de recherche et décision de recrutement. Un filtre sur une compétence déclarée aide à retrouver un dossier ; il ne prouve ni le niveau réel ni l’adéquation globale au poste. Les commentaires doivent rester professionnels, compréhensibles et accessibles seulement aux personnes qui en ont besoin. Ne diffusez pas une CVthèque entière à chaque manager.
Exemple illustratif : un dossier en pratique
Une entreprise conserve le contact d’une technicienne intéressée par un futur poste. Lorsqu’une offre s’ouvre sur un autre site, la recruteuse retrouve son profil, vérifie sa mobilité actuelle et lui présente le besoin. Si elle souhaite candidater, le dossier est relié à l’offre ; sinon, sa réponse met à jour le vivier. Cet exemple illustratif évite de traiter un ancien CV comme une candidature toujours active.
Les indicateurs à suivre
Suivez la part de profils avec un dernier contact renseigné, les dossiers à revoir et les doublons restant à traiter. Pour mesurer l’utilité du vivier, observez les profils effectivement recontactés puis les candidatures engagées, sans attribuer chaque embauche à la seule présence d’une fiche. Une base plus petite et actualisée peut être plus exploitable qu’un stock de CV sans suivi.
Données et intégrations à cadrer
Le logiciel de recrutement peut rester la référence des offres et des candidatures. Définissez quel outil crée le profil, lequel met à jour les coordonnées et comment un retrait se répercute dans les systèmes concernés. Les pièces jointes et les liens partagés doivent respecter les mêmes règles d’accès que la fiche candidat.
Comment préparer un premier pilote ?
Préparez des dossiers fictifs représentant un doublon, une disponibilité expirée, une candidature spontanée et une demande de suppression. Faites chercher un profil à un recruteur puis à un manager pour contrôler les différences d’accès. La CNIL recommande de cadrer les données utiles, les destinataires et la conservation dans les traitements de recrutement.
Pour approfondir ce point : Guide du recrutement de la CNIL.
Pour relier ce parcours à vos autres opérations, consultez Gestion du recrutement, Cooptation des candidats, Mobilité interne. Notre offre Ressources humaines permet de cadrer les processus concernés avec l’équipe Softyflow.
Questions fréquentes
Une CVthèque remplace-t-elle un logiciel de recrutement ?
Le vivier conserve des profils réutilisables. Le recrutement suit une candidature pour un poste précis, avec ses entretiens et sa décision. Les deux parcours peuvent partager des données tout en gardant leurs finalités propres.
Faut-il conserver tous les CV reçus ?
Non. Définissez une finalité et une durée de conservation adaptées, informez les personnes et organisez les revues nécessaires avec votre responsable de la protection des données.
Peut-on classer les candidats automatiquement ?
Des critères structurés peuvent aider à retrouver les profils. Une décision de sélection doit conserver un examen humain pertinent ; évitez de présenter un score comme une preuve de compétence ou de personnalité.
Présentez votre circuit lors d’une démonstration Softyflow : apportez un dossier représentatif, les étapes de décision et les outils à relier.
