Inspection commune préalable : déroulé, participants et compte rendu

L’inspection commune préalable (ICP) est la visite des lieux que l’entreprise utilisatrice et chaque entreprise extérieure effectuent ensemble avant le début d’une opération. Le Code du travail l’impose sans seuil de durée (article R4512-2) : pendant la visite, l’entreprise utilisatrice délimite le secteur d’intervention, matérialise les zones dangereuses, indique les voies de circulation et l’accès aux locaux mis à disposition (article R4512-3). Ce qui y est constaté fonde ensuite l’analyse commune des risques d’interférence, puis le plan de prévention.

Ce guide détaille les participants, le calendrier, la préparation, le déroulé et le compte rendu, avec une checklist et un exemple fictif. Pour garder la trace de cette visite préalable au plan de prévention, notre générateur gratuit de plan de prévention comporte une étape « Inspection commune » : date, participants, lieux, installations et matériels inspectés, observations.

L’inspection commune préalable dans le Code du travail

Les règles relatives aux entreprises extérieures s’appliquent dès qu’une entreprise extérieure fait intervenir des travailleurs pour exécuter ou participer à l’exécution d’une opération, « quelle que soit sa nature », dans un établissement d’une entreprise utilisatrice, y compris dans ses dépendances ou chantiers (R4511-1). Maintenance, nettoyage, gardiennage ou informatique sont concernés au même titre que des travaux.

L’obligation tient en une phrase : « Il est procédé, préalablement à l’exécution de l’opération réalisée par une entreprise extérieure, à une inspection commune des lieux de travail, des installations qui s’y trouvent et des matériels éventuellement mis à disposition des entreprises extérieures » (R4512-2). Elle ne dépend d’aucun seuil d’heures : le seuil de 400 heures ne concerne que l’écriture du plan (R4512-7). Les articles R4512-3 à R4512-5 précisent son contenu, et l’article R4512-6 en fait le point de départ de l’analyse commune des risques, menée « au vu des informations et éléments recueillis au cours de l’inspection commune préalable ».

Trois situations relèvent d’autres règles :

• les chantiers de bâtiment ou de génie civil soumis à l’obligation de coordination, et les autres chantiers clos et indépendants (R4511-3) : voir PPSPS ou plan de prévention ;
• le chargement et le déchargement réalisés par des entreprises extérieures transportant des marchandises, dont les règles propres dérogent à l’inspection commune préalable et au plan de prévention (R4515-1) : ils relèvent du protocole de sécurité ;
• les travaux de construction et de réparation navales (R4511-2).

Ce que l’inspection doit permettre

Les textes fixent le contenu suivant :

• inspecter en commun les lieux de travail, les installations qui s’y trouvent et les matériels éventuellement mis à disposition (R4512-2) ;
• délimiter le secteur de l’intervention (R4512-3, 1°) ;
• matérialiser les zones de ce secteur qui peuvent présenter des dangers pour les travailleurs (2°) ;
• indiquer les voies de circulation des travailleurs, ainsi que des véhicules et engins des entreprises extérieures (3°) ;
• définir les voies d’accès aux installations sanitaires, vestiaires collectifs et locaux de restauration, mis à disposition par l’entreprise utilisatrice sauf dispositif équivalent de l’entreprise extérieure (4° ; R4513-8) ;
• communiquer les consignes de sécurité de l’entreprise utilisatrice, y compris pour les déplacements (R4512-4), et échanger les informations nécessaires à la prévention, notamment la description des travaux, des matériels et des modes opératoires (R4512-5).

D’autres sujets ne figurent pas dans les articles sur l’inspection, mais la visite est le bon moment pour les repérer :

• les activités du site et des autres entreprises au même moment, sources des risques d’interférence que la coordination doit prévenir (R4511-7) ;
• les énergies à consigner et les travaux soumis à une autorisation interne, comme le permis de feu ;
• les moyens d’alerte et de secours ;
• le travail isolé : de nuit, dans un lieu isolé ou pendant l’arrêt de l’activité de l’entreprise utilisatrice, le chef de l’entreprise extérieure prend les mesures pour qu’aucun travailleur ne travaille isolément là où il ne pourrait être secouru à bref délai (R4512-13) ;
• l’amiante : l’entreprise utilisatrice demande au propriétaire de l’établissement les dossiers techniques amiante ou, le cas échéant, le rapport de repérage, et les transmet à l’entreprise extérieure (R4511-8) ; ils seront joints au plan (R4512-11).

Qui participe à l’inspection commune préalable

• Le chef de l’entreprise utilisatrice, ou son représentant, conduit la visite : R4512-3 lui en confie les décisions, et il assure la coordination générale des mesures de prévention (R4511-5). Selon l’INRS, sa présence ne peut pas être laissée aux seules entreprises intervenantes.
• Le chef de chaque entreprise extérieure, ou un délégataire doté de l’autorité, de la compétence et des moyens nécessaires, choisi si possible parmi les travailleurs de l’opération (R4511-9). Faites venir de préférence la personne qui dirigera l’intervention, dont le nom et la qualification sont communiqués par écrit à l’entreprise utilisatrice (R4511-10).
• Les sous-traitants : pour l’INRS, toutes les entreprises d’une même opération, sous-traitants compris, doivent participer simultanément à l’inspection.
• Les membres du CSE : les CSE de l’entreprise utilisatrice et des entreprises extérieures sont informés de la date dès qu’elle est connue et au plus tard trois jours avant (R4514-1). Chacun peut, s’il l’estime nécessaire, y faire participer des membres ; pour une entreprise extérieure, en priorité un représentant du personnel de l’équipe intervenante (R4514-3, R4514-9). Ces membres émettent un avis sur les mesures de prévention, porté sur le plan lorsqu’il doit être écrit.
• Le médecin du travail : le Code ne prévoit pas sa participation. Le plan écrit est tenu à sa disposition et il est informé de ses mises à jour (R4513-9). Rien n’empêche de l’associer si l’opération expose à des risques pour la santé : l’employeur peut lui demander une visite des lieux (R4624-3).

Quand réaliser l’inspection, et quand la refaire

L’inspection a lieu avant l’exécution de l’opération, donc avant l’analyse des risques et le plan, arrêté avant le début des travaux (R4512-6). L’INRS rappelle qu’elle doit être réalisée à une date proche des travaux et de façon rigoureuse, et que la jurisprudence refuse de l’écarter parce que l’entreprise extérieure connaît les lieux depuis des années ou souhaite s’en dispenser. Fixez la date assez tôt pour informer les CSE au moins trois jours avant ; en cas d’urgence, ils sont informés sur le champ (R4514-1), mais l’inspection n’est pas supprimée.

En cours d’opération, quatre situations ramènent sur le terrain ou au plan :

• un nouveau sous-traitant : les procédures préalables, inspection comprise, s’appliquent à nouveau à lui (R4512-1) ;
• une nouvelle entreprise extérieure : l’inspection précède l’opération qu’elle réalise (R4512-2), même si d’autres entreprises sont déjà au travail ;
• de nouveaux travailleurs : pas de nouvelle inspection imposée, mais l’entreprise extérieure prévient l’entreprise utilisatrice et leur délivre l’information préalable (R4513-6) ;
• un changement de zone, de matériel ou de mode opératoire : l’entreprise utilisatrice coordonne les mesures nouvelles (R4513-1), organise au besoin des inspections et réunions de coordination (R4513-2), et le plan est mis à jour (R4513-4). Une visite commune de la zone modifiée reste le plus sûr.

Pour une prestation récurrente, le plan ne peut pas rester un document annuel générique : voir le plan de prévention annuel. Même logique pour l’inspection : une visite complète au démarrage du contrat, puis une visite ciblée dès qu’une intervention sort du périmètre reconnu.

Préparer l’inspection : la checklist

Les articles cités signalent une obligation ; le reste est de bonne pratique.

Côté entreprise utilisatrice

• Date convenue avec chaque entreprise extérieure et ses sous-traitants ; CSE informés au plus tard trois jours avant (R4514-1).
• Conducteur de la visite désigné, qui connaît les lieux et peut décider des mesures.
• Plan du site à jour : secteur envisagé, zones dangereuses, circulations, issues de secours, locaux mis à disposition.
• Extraits du document unique d’évaluation des risques pour les zones concernées.
• Consignes de sécurité des intervenants, y compris pour leurs déplacements (R4512-4).
• Dossiers techniques amiante ou rapport de repérage (R4511-8).
• Planning du site pendant l’intervention : équipes, livraisons, autres entreprises présentes.

À obtenir de l’entreprise extérieure

• Par écrit : date d’arrivée, durée et effectif prévisibles, nom et qualification du responsable de l’intervention, sous-traitants et travaux sous-traités (R4511-10).
• Description des travaux, des matériels et des modes opératoires (R4512-5), avec les fiches de données de sécurité des produits apportés.
• Habilitations et autorisations requises : habilitation électrique, CACES…
• Postes susceptibles de relever du suivi individuel renforcé, dont la liste figurera dans le plan (R4512-9).

Pour la visite

• Créneau proche du démarrage et, si possible, dans les conditions réelles : de nuit pour un travail de nuit.
• Trame de compte rendu, plan imprimé, équipements de protection des visiteurs, appareil photo si le site l’autorise.

Le déroulé de l’inspection, étape par étape

1. Ouverture : feuille de présence, rappel de l’opération (dates, horaires, effectif, sous-traitants), remise des consignes et du mode opératoire.
2. Parcours d’accès : suivez le trajet réel des intervenants depuis l’entrée du site, à pied puis avec leurs véhicules et engins ; fixez circulation et stationnement.
3. Secteur : reportez ses limites sur le plan et montrez-les sur place, en nommant ce qui est hors secteur.
4. Zones dangereuses : choisissez balisage, barrières ou panneaux, et désignez qui les pose avant le démarrage.
5. Installations et matériels : examinez ceux du secteur et ceux qui seront prêtés (point d’eau, prise électrique, moyen de levage), ainsi que les énergies à consigner.
6. Locaux et secours : vérifiez l’accès aux sanitaires, vestiaires et locaux de restauration (horaires, badges), les moyens d’alerte et de secours, le risque de travail isolé.
7. Interférences : listez ce qui se passera au même moment autour du secteur : activité du site, autres entreprises, livraisons.
8. Synthèse : relisez les observations, répartissez les actions à mener avant le démarrage, recueillez l’avis des membres du CSE présents et fixez la date de l’analyse des risques.

Le compte rendu, de l’inspection au plan de prévention

Aucun article n’exige un compte rendu de l’inspection en tant que tel. Doivent être écrits : le plan de prévention dans les cas prévus par R4512-7, avec l’avis des membres du CSE ayant participé à la visite (R4514-3), et les informations transmises par l’entreprise extérieure (R4511-10). Un compte rendu daté reste la meilleure preuve que l’inspection a eu lieu, avec qui et sur quel périmètre. Il mentionne :

• l’opération, les entreprises et les sous-traitants ;
• la date de la visite, les participants et leur fonction, l’information des CSE ;
• les zones visitées, en référence au plan du site ;
• les décisions sur le secteur, les zones dangereuses, la circulation et l’accès aux locaux ;
• les documents échangés et les observations ;
• les actions à mener avant le démarrage, avec un responsable et une échéance ;
• l’avis des membres du CSE présents et le visa des participants.

Chaque rubrique alimente l’analyse commune des risques, puis les dispositions que le plan doit comporter au minimum (R4512-8) :

Le plan doit être écrit et arrêté avant le début des travaux dès 400 heures de travail prévisibles sur douze mois au plus, ou, quelle que soit la durée, pour les travaux de la liste des travaux dangereux : voir dans quels cas le plan de prévention est obligatoire. Pour le rédiger, partez de notre modèle de plan de prévention, ou reportez le compte rendu dans l’étape « Inspection commune » du générateur de plan de prévention, qui exporte le plan en PDF et en Word.

Exemple illustratif : compte rendu d’une inspection commune préalable de nuit

Exemple illustratif : Entrepôt Delta, plateforme logistique fictive, confie le nettoyage de nuit de ses sols à Nettoyage Bêta, entreprise extérieure fictive. Noms, dates et constats sont inventés.

Les sols humides illustrent un risque d’interférence typique : il ne naît ni du nettoyage seul ni de l’activité de l’entrepôt, mais de leur succession ; le plan fixera une heure de fin de lavage et l’information de l’équipe du matin. Le travail isolé relève, lui, d’une obligation propre à l’entreprise extérieure (R4512-13).

Inspection commune, accueil sécurité et inspections périodiques

Ces trois démarches se succèdent sans se remplacer.

L’information des travailleurs est assimilée à du temps de travail effectif (R4512-16), et l’entreprise utilisatrice s’assure que les entreprises extérieures ont donné à leurs travailleurs des instructions appropriées aux risques liés à la présence de plusieurs entreprises (R4513-7). Pour l’INRS, l’entreprise utilisatrice doit aussi organiser son propre accueil des intervenants, par exemple avec un livret d’accueil, et peut en profiter pour vérifier les habilitations prévues au plan. Au-delà de 90 000 heures d’opérations des entreprises extérieures présentes dans l’établissement sur les douze mois à venir, les inspections et réunions périodiques ont lieu au moins tous les trois mois (R4513-5).

Outiller l’inspection et son suivi

L’inspection se consigne sans difficulté sur papier ; c’est le suivi qui s’alourdit : actions à lever avant le démarrage, visas, mises à jour du plan. Pour quelques opérations par an, notre générateur gratuit permet de préparer le plan. Au-delà, une application métier apporte :

• un formulaire de compte rendu rempli sur tablette ou smartphone, avec photos et plan annoté en pièces jointes ;
• un circuit de validation avec des rôles et des droits définis ;
• des échéances sur les actions, à partir desquelles se configurent relances et escalades ;
• un journal d’audit des actions des utilisateurs.

Softyflow permet de construire ce circuit, et Flowy AI en génère une première version à partir d’une description en langage courant. L’usage hors connexion, utile si le réseau du site est faible, n’est pas une fonction documentée : vérifiez-le en démonstration. Pour l’ensemble de vos processus HSE, voir notre logiciel QHSE.

Voir ce circuit en démonstration, à partir de vos propres formulaires d’inspection.